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Refonte du système d'information de l'OCP: problématiques & solutions

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par Abderrahim Siti
ESC_Lille (France) - Master en Audit, Contrôle de Gestion et SI 2009
  

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IV- FONCTIONNEMENT D'ORACLE APPLICATION AR :

Oracle AR est un module destiné à la gestion des clients. Il est en interaction avec les autres modules. La gestion des clients constitue un processus clé pour de nombreuses entreprises engagées dans l'amélioration de leur service client, l'accélération des flux administratifs et la réduction des risques. Les rubriques essentielles du module AR sont : Client, Mouvement, Règlement, Recouvrement, et Reporting.

1- Clients : Oracle AR offre de larges possibilités pour rechercher un client.C'est un récapitulatif des différentes informations saisies au niveau des clients (numéro, nom, adresses, classe de profil, etc.).

Voici l'écran que le module Oracle AR propose pour définir un client :

Figure 30 : Ecran de définition des clients.

2- Mouvements :

On utilise les types de mouvement pour définir les schémas comptables relatifs aux notes de débit, avoirs, crédits en compte, reliquats, contrats, et factures qu'on crée dans Oracle AR. Les types de mouvement déterminent également si les mouvements mettent à jour les soldes des clients et si Oracle AR impute ces mouvements dans Oracle GL, en tenant en compte des options de transport et

le calcul de la TVA.

3- Règles de facturation :

On utilise les règles de facturation pour déterminer à quel moment on constate les créances client dont les factures s'étendent sur plusieurs périodes comptables. Ces règles s'appliquent à l'entête de chaque facture et déterminent :

· Le schéma comptable utilisé.

· La date de la facture.

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Oracle AR propose les règles de facturation suivantes :

Facturation anticipée : Date de la facture de la première période comptable et mouvemente une clé « Produits constatés d'avance ». Facturation à échéance : Date de la facture de la dernière période comptable et mouvemente une clé « Factures à établir ». Règles de comptabilisation : On utilise les règles de comptabilisation pour définir les échéanciers de constatation des produits pour les lignes de facture. Oracle AR propose deux types de règles comptables :

· Comptabilisation à durée fixe.

· Comptabilisation à durée variable.

4- Règlement :

On définit des adresses de règlement pour indiquer aux clients où ils doivent envoyer leurs

paiements. Chaque facture doit comporter un site de règlement. Oracle AR imprime automatiquement l'adresse de règlement sur les relevés et relances.

a- Saisie et mise à jour des factures : En plus de la saisie des factures standards, Oracle AR donne la possibilité de créer automatiquement des factures pour des biens ou des services qu'on fournit périodiquement aux clients. Par exemple, on doit facturer les clients pour des services ou des produits fournis une fois par mois pendant deux ans, mais on ne désire pas créer manuellement une nouvelle facture mensuelle. En créant des copies de factures, on peut créer rapidement un groupe de factures qui partagent les mêmes caractéristiques.

b- Saisie des notes de débit : Les notes de débit se définissent de la même manière que les factures.

c- Saisie et lettrage des avoirs : Créer des avoirs sert à réduire le solde dû pour un mouvement (factures, notes de débit ou contrats). Lorsqu'on crédite un mouvement, Oracle AR crée les pièces comptables nécessaires et annule les commissions affectées aux vendeurs.

Oracle AR permet de créditer une facture entière ou des lignes spécifiques d'une facture. On peut également créditer le transport correspondant à une facture entière ou seulement à des lignes spécifiques d'une facture.

4- Phases de règlement : Cette phase revient à définir les éléments suivants :

· Les banques de remise.

· Les classes de règlement.

· Les modes de règlement.

· Les origines des lots de règlement.

· Les ventilations comptables.

· Les types d'événements.

· Les transmissions bancaires.

a- Banques de remise : La définition des banques permet d'enregistrer les comptes bancaires internes dont nous sommes les titulaires pour recevoir les règlements de nos clients ainsi que les comptes bancaires externes pour les affecter aux clients.

b- Classes de règlement : On définit les classes de règlement pour déterminer les étapes obligatoires du traitement des règlements auxquels on affecte les modes de paiement d'une classe. Ces étapes incluent l'acceptation, la remise en banque et le rapprochement.

c- Modes de règlement : Oracle AR utilise les modes de paiement pour comptabiliser les pièces et les lettrages de règlements. Les modes de paiement définissent également les informations sur les banques de remise d'un client.

d- Ventilations comptables : On définit des ventilations comptables pour enregistrer les règlements se rapportant à des documents autres que des factures (encaissements divers). Par exemple, les remboursements, les revenus des intérêts et les revenus des investissements.

e- Types d'événements : On définit les types d'événements pour obtenir par défaut des informations comptables pour les mouvements d'encaissements divers, d'intérêts de retard, de reliquats et d'ajustements. Un type d'événement détermine l'utilisation ou non d'une ventilation comptable ou d'un compte GL.

f- Transmissions bancaires : A ce niveau, on utilise l'interface règlements pour importer de la banque un fichier de règlements et éventuellement procéder au lettrage. Oracle AR donne également la possibilité de décrire la taille, l'ordre et le format de chaque enregistrement dudit fichier.

g- Règlements manuels : Oracle AR définit quatre statuts possibles d'un règlement :

· Complètement lettré : le montant du règlement est égal à celui du mouvement.

· Non lettré : le montant du règlement est supérieur strictement à celui du mouvement.

· Le mouvement n'est pas identifié.

· Le client n'est pas identifié.

Oracle AR définit lors de la saisie des règlements manuels, deux types de lettrage :

'7 Lettrage direct.

'7 Lettrage express : utilisé pour saisir et lettrer rapidement les règlements en ne fournissant que le minimum d'informations. Le lettrage express apporte un niveau de contrôle supplémentaire lors de la saisie de grands volumes de règlements, parce qu'il n'affecte pas immédiatement le compte du client. Les soldes des comptes clients ne sont donc mis à jour qu'après le lancement du programme d'imputation.

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5- Recouvrement :

'7 Cycles de relevés : On définit les cycles de relevés pour déterminer la fréquence d'émission des relevés destinés aux clients. On saisit les cycles de relevés lorsqu'on définit ou modifie des classes de profils pour un site ou un client dans la fenêtre Classes de profils clients.

1' Cycles de relance : Oracle AR propose un cycle de relance intitulé « STANDARD ». Ce cycle inclut trois lettres de relance intitulées STANDARD 1 à 3, dont le degré d'urgence va en s'accroissant. On peut utiliser ce cycle de relance, ou définir un propre cycle en utilisant des lettres de relance et des paramètres de lettres de relance différents.

'7 Messages catalogués : On définit des messages catalogués qu'Oracle AR doit imprimer en bas des relevés clients. On peut utiliser ces messages pour informer les clients de promotions particulières ou pour personnaliser les relevés.

'7 Relevés : On utilise les relevés pour communiquer aux clients les activités relatives aux factures, notes de débit, reliquats, acomptes, règlements, crédits en compte, avoirs et ajustements. Oracle AR imprime également les informations sur les jours de retard de nos clients en fonction des catégories de balance âgée dont le type est Balance âgée des relevés. On peut personnaliser les relevés avec des messages dans la fenêtre Message standard.

1' Lettres de relance : Oracle AR propose deux méthodes de création des lettres de relance. On peut soit utiliser l'une des dix lettres de relance fournies par Oracle AR (intitulées USER 1-10), soit créer des propres lettres personnalisées dans la fenêtre Lettres de relances.

'7 Catégories de balance âgée : Ce sont des périodes qu'on peut utiliser pour consulter les comptes clients non soldés et éditer des états qui les concernent.

On utilise les états de balances âgées pour consulter les informations sur les mouvements non soldés. Ces états peuvent imprimer à la fois des informations détaillées et de synthèse sur les factures actuelles et échues, les notes de débit et les reliquats du client.

Oracle AR permet de consulter des informations sur les mouvements non soldés en fournissant les états de balances âgées par compte, par montant et par responsable de recouvrement et vendeur

Remarque : Le lien entre une facture annexe et sa facture mère est assurée par la fonctionnalité de CUF (Champ Utilisateur Flexible). A cet égard, on peut placer un CUF dans chacune des deux factures. Par exemple, le CUF de la facture mère peut contenir le numéro des factures annexes qui lui sont rattachées.

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"Entre deux mots il faut choisir le moindre"   Paul Valery