Refonte du système d'information de l'OCP: problématiques & solutions

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1- 3DUF pMEIT1102 11cle $ 3 :

L'architecture fonctionnelle Multi-Org impose certaines contraintes sur le paramétrage d'Oracle AP. En effet, les étapes de paramétrage doivent être répétées pour chaque Unité Opérationnelle. Le tableau suivant résume les différentes étapes de paramétrage du module AP :

N°		Etapes	1
Définir les responsabilités		2
Définir les utilisateurs		3
Définir les codes express		4
Définir les conditions de paiement		5
Définir les codes TVA		6
Définir les formats de règlement		7
Définir les options génériques fournisseurs		8
Définir les options d'Oracle AP		9
Définir les séquences de documents		10
Définir les banques et les agences		11
Définir les comptes bancaires		12
Définir les titres de paiement		13
Définir les options de profil		14
Définir les codes d'approbation complémentaires		15
Définir les champs utilisateurs flexibles (CUF)		16
Définir les modèles de ventilation comptable

Tableau 1 : Etapes de paramétrage du module Oracle AP

La comptabilité des fournisseurs dans Oracle AP se concentre sur quatre volets principaux : les fournisseurs, les factures, les règlements et la comptabilisation. Chaque volet permet d'accéder à l'information avec une grande facilité, de visualiser les résultats dans un format défini et de lancer l'action appropriée de manière sélective.

2- Fournisseurs

La gestion des fournisseurs dans Oracle AP regroupe la gestion de toutes les entités desquelles on peut acheter des biens ou des services, à savoir, les fournisseurs (individus ou sociétés), les employés dont on rembourse les notes de frais, les administrations fiscales,...

Oracle AP permet de centraliser les informations fournisseurs sur une source de données unique et partagée par l'ensemble des entités du système. Lorsqu'on définit un fournisseur qui opère à partir de plusieurs lieux, on mémorise une seule fois les informations fournisseur communes (En-tête), et on définit ensuite des sites fournisseur pour chaque lieu. On peut désigner donc des sites de règlement, sites d'achat, sites pour appels d'offres seulement ou sites d'opération par carte (Figure25).

En-tête

- Nom Fournisseur - Informations comptables,.... - ID Fiscal - Adresse siège social. - N^° Fournisseur - etc.

Sites

- Nom

- Adresse

- Comptes bancaires,...

Site d'achat

- Nom

- Adresse

- Comptes bancaires,...

Site de règlement

- Nom

- Adresse

- Comptes bancaires,...

Site d'affacturage

Figure 25 : Structure d'une fiche fournisseur dans Oracle AP

3- Facturation

Le volet des factures permet de créer, mettre à jour et consulter les différents types de factures : Facture standard, Acomptes et avances, Avoir, Note de débit, Note de frais, etc. La figure 26 représente les différents processus dans Oracle AP, relatifs aux factures :

Approbation /
Annulation

Règlement

Blocage /
Déblocage

Rapprochement

Création /
Ajustement

Factures

Echéancier de
paiement

Recherche /
Consultation

Ventilation

Figure 26 : Processus relatifs aux factures dans Oracle AP

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3.1- Processus de création de factures :

La création d'une facture dans Oracle AP passe par quatre étapes : saisie de l'entête, saisie des ventilations, saisie de l'échéancier de paiement et application d'une action sur la facture

a- Entête de la facture :

La saisie de l'entête de la facture consiste à indiquer :

· Le type de la facture : standard, Avoir, Acompte, etc. ;

· Les informations fournisseur : numéro, nom et site;

· La date, le numéro, le montant et la devise de la facture;

· D'autres informations telles que : la description, base de calcul de la date d'échéance, le mode de règlement, la devise du règlement, ....

Un blocage manuel d'une facture peut être levé manuellement par l'utilisateur. En revanche, un blocage automatique ne peut être levé qu'après la correction des anomalies et l'approbation à nouveau de la facture bloquée.

En-tête Facture
Type	N° Facture	Date	Fournisseur	Montant	Devise	Autres informations

Ventilations

- Saisie manuelle

- Modèles de ventilation - Rapprochement.

Echéancier de paiement

- Date d'échéance

- Date d'escompte

- Montant de l'escompte,

Actions

Facture annulée

Facture approuvée

Facture bloquée

Figure 27 : Processus de création des factures dans Oracle AP

4- Règlements :

Le règlement des factures représente la dernière étape dans le cycle Oracle AP. Une fois saisies et approuvées, l'utilisateur peut procéder au règlement des factures. Oracle AP offre deux types de règlements : manuels et express (Figure 28).

a- Règlements manuels : Un règlement manuel permet d'enregistrer un règlement effectué dans un autre système qu'Oracle Payables. Ce type de règlement est utilisé par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, une transmission bancaire ou un règlement interne.

b- Règlements express : Un règlement express est un paiement électronique. Ce type de règlements est assuré par une passerelle EDI (Oracle EDI Gateway). Oracle EDI Gateway extrait le règlement express saisi dans Oracle AP et le transmet au translateur de la passerelle. Le règlement express est ainsi traduit en un encaissement électronique dans le système cible (Banque ou fournisseur).

Panneau des règlements

Fournisseur

Banque

Facture
(Approuvée)

Règlement manuel

Règlement express

Oracle EDI

Gateway

Règlement par

chèque

Translateur
EDI

Internet

Figure 28 : Types de règlements dans Oracle AP

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5- Comptabilisation

Dans Oracle Payables, il existe deux classes d'événements comptables : Facturation et règlement.

a- Facturation : L'événement de facturation a lieu lorsqu'Oracle AP approuve une nouvelle facture. Les pièces comptables de cet événement sont créées pour les comptes de chaque ventilation de facture et le compte fournisseur de la facture.

b- Règlement : Le règlement regroupe les événements de :

b.1 : Règlement : Les pièces comptables de cet événement enregistrent le règlement d'une facture comptabilisée. Oracle AP ne comptabilise un règlement que lorsque les factures réglées sont comptabilisées. Oracle AP enregistre également les gains et les pertes de change pour les règlements en devises étrangères.

b.2 : Ajustement de règlement : Un événement d'ajustement de règlement se produit lorsque les factures enregistrées sur un règlement manuel sont modifiées.

Un traitement standard d'Oracle AP permet de créer des pièces comptables. Une fois le traitement terminé, un état d'audit des pièces comptables est généré. Le traitement affiche également un état d'exception qui répertorie les mouvements non comptabilisés. Enfin, le transfert des pièces comptables créées vers le module Oracle GL est assuré par un programme standard d'Oracle AP nommé « EasyLink » (Figure 29).

Module GL

Pièces
comptables

Facture
(Approuvée)

EasyLink

Saisie de

la Facture

Règlement

Figure 29 : Processus de comptabilisation dans Oracle AP

6- Comptabilité médicale

Les différentes opérations se rapportant à la fonction médicale sont traitées par Oracle AP et englobe les prestations de couverture médicale, prise en charge et remboursements des agents actifs et retraités.