IV-AMELIORATIONS APPORTEES PAR LES DIFFERENTS MODULES :
Interfaces Gestion commerciale
DC-GCCN-GNAV-FT-FEE
AP
AR
FA
GL
OFA
Interfaces Ressources humaines
PO
PA
EAM
INV
IV- 1 Définitions et relations des modules ORACLE
avec leurs interfaces :
Figure 13 : relation des modules oracle et leurs
interfaces
28
GL (General Ledger) : Permet de centraliser les
écritures comptables, analytiques et budgétaires. Il constitue le
réceptacle qui reçoit des écritures synthétiques
des autres modules dits auxiliaires, qui contiennent le détail des
opérations.
AR (Account Receivable) : Permet de gérer
les clients, comptabiliser les opérations de ventes ainsi que les
encaissements. AP (Account Payables) : Permet de gérer
les fournisseurs, comptabiliser les opérations d'achat et de
règlements.
FA (Fixed Assets) : Permet de gérer les
immobilisations du groupe, et de les centraliser sur GL
EAM (Entreprise Asset Management) : gestion de
la maintenance des équipements
PO (Purchase Order) : gestion des achats et
approvisionnements
PA (Project Accounting) : gestion des projets
INV (Inventory) : gestion des stocks
AP et AR définissent 41 unités
opérationnelles (voir annexes); par contre FA et GL définissent
08 entités comptables qui sont : OCP, MP, SOTREG, SMESI, CERPHOS,
PHOSBOUCRAA, EMAPHOS et IMACID
Dans la suite, en annexe, nous avons
détaillé les fonctionnalités des applications Oracle.
IV- 2 ORACLE APPLICATION AP :
L'architecture fonctionnelle Multi-Org. d'Oracle AP
offre plusieurs avantages / à l'ancien système :
|
Critères
|
Avantages
|
|
Sécurité
|
- Forte confidentialité
|
|
Référentiels
|
- Référentiels communs pour les en-têtes
fournisseurs, banques et clients -Référentiels spécifiques
à l'unité opérationnelle pour les sites fournisseurs
|
|
Etats
|
-Edition spécifique aux unités
opérationnelles (Journal d'achat, facture, règlement, etc.). -
Grand livre et balance par entité comptable
|
|
Procédures
|
- Clôture comptable par unité opérationnelle
et par entité comptable
- Journaux spécifiques par unité
opérationnelle et par entité comptable - Centralisation par
entité comptable vers le module GL
- Paramétrage par unité opérationnelle et
par entité comptable
|
1-
Comptabilité des fournisseurs :
L'architecture Multi-Org. d'Oracle AP permet de
séparer la comptabilité des achats par unité
opérationnelle. En effet, chaque unité dispose de son propre
système de gestion des achats, en l'occurrence, la gestion des factures,
des règlements et des règles fiscales. Le
référentiel des fournisseurs et des banques est commun à
l'ensemble des unités opérationnelles.
La définition des responsabilités permet de
garantir un bon niveau de sécurité. Certaines transactions sont
accessibles à tous les utilisateurs, d'autres, compte tenu de leur
impact comptable, sont réservées à une catégorie
d'utilisateurs.
2- Gestion des fournisseurs :
Oracle AP offre de nouvelles fonctionnalités à la
gestion des fournisseurs du groupe OCP, notamment :
· Une gestion centralisée des entêtes
fournisseurs : une seule unité opérationnelle sera responsable de
la création et la mise à jour des entêtes de tous les
fournisseurs du groupe OCP. Les autres unités auront un accès en
consultation pour ces informations ;
· Une gestion décentralisée des sites
fournisseurs : chaque unité opérationnelle se charge de la
gestion de ses propres sites fournisseurs, en l'occurrence, les contacts, les
coordonnées bancaires, les informations comptables, les règles
fiscales et les modalités de contrôle sur les transactions
liées aux sites fournisseurs (les options génériques).
6DX3EIDIGELIGELIMORNrOTXE : la fonction
« AUDITRACE » permet de mémoriser l'ensemble des transactions
effectuées sur une fiche fournisseur : création, modification ou
suppression. La fonction enregistre également la date de chaque
transaction et l'utilisateur qui l'a effectuée. On peut désigner
donc des sites de règlement, sites d'achats, sites pour appels d'offres
seulement, ...etc.
3- Facturation :
Oracle AP permet de gérer toutes les catégories
de factures saisies au sein des différentes unités
opérationnelles du groupe OCP. Les factures peuvent être de
différents types ( standard, acompte et avance, avoir, note de
débit, note de frais,...etc.).
Les différentes actions sur factures offertes par
Oracle AP seront exécutées en fonction des responsabilités
attribuées aux utilisateurs. Par exemple, le blocage et le
déblocage des factures seront réservés à une
catégorie d'utilisateurs.
Grâce aux numéros de séquence -
automatiques ou manuels - attribués aux factures, Oracle AP permet de
suivre le cycle de vie de chaque facture depuis la création
jusqu'à l'imputation dans le module GL. En plus, toutes les transactions
effectuées sur une facture seront enregistrées.
Le volet des factures permet de créer, mettre à
jour et consulter les différents types de factures :
4- Ventilations :
Oracle AP offre plusieurs possibilités pour saisir des
ventilations :
Saisie manuelle des ventilations ;
Rapprochement d'une facture d'une commande ou d'une
réception : Oracle AP permet de rapprocher une facture d'une
commande ou d'une réception pour assurer que le règlement
s'effectue uniquement sur les biens commandés ou reçus ;
Modèles de ventilation
prédéfinis : on peut utiliser un modèle de
ventilation commun pour une catégorie de fournisseurs ou de factures.
Par exemple, on peut affecter une ventilation par défaut à un
site fournisseur de telle sorte qu'Oracle AP l'utilise pour toutes les factures
saisies pour ce site.
5- Actions sur facture :
Approbation de factures : valide les
informations sur le rapprochement, la TVA, le statut des périodes, les
taux de change et la ventilation pour les factures saisies. Cette action est
nécessaire pour le règlement et la création des
pièces comptables pour cette facture. Lors de l'approbation, Oracle AP
applique un blocage sur toute facture qui présente certaines anomalies.
Le blocage ne peut être levé qu'une fois les anomalies sont
corrigées.
Blocage des factures : le blocage d'une facture
peut être soit manuel soit automatique ;
Blocage manuel : Permet d'appliquer
manuellement un blocage sur une facture. L'utilisateur peut procéder
à un tel blocage lorsque la quantité facturée est
différente de la quantité reçue, le prix facturé
est différent du prix de livraison de la commande, etc.
Blocage automatique : lors de l'approbation,
Oracle AP peut appliquer un blocage sur toute facture présentant des
anomalies : montant TVA incorrect, somme des montants de ventilation est
différente du montant de la facture,....
Ajustement de facture : Certains mouvements
sont relatifs aux événements d'ajustement de facture. Par
exemple, la contre-passation d'une ventilation existante de facture
comptabilisée ou l'ajout d'une nouvelle ventilation à une facture
comptabilisée.
Annulation de facture : Cet
événement se produit lorsqu'une facture comptabilisée est
annulée. Il permet de comptabiliser les nouvelles ventilations de
montant négatif (contre-passations) créées lors de
l'annulation de la facture.
6-Comptabilisation :
L'architecture Multi-Org d'Oracle AP permet à
chaque unité opérationnelle de lancer ses propres traitements de
comptabilisation. Ces traitements seront lancés quotidiennement afin de
créer des pièces comptables pour les factures et les
règlements, ensuite, transférer ces pièces comptables pour
imputation dans le module GL. Ainsi, chaque unité opérationnelle
pourra procéder à une clôture de période
indépendamment des autres. Toutes ces possibilités ne pourraient
être offertes par le système « ES9000 ».
31
7- Règlement :
Oracle AP permet d'enregistrer les différents types de
règlements de factures. Chaque mouvement de règlement est
identifié par un numéro unique. Ceci permet d'une part, de
rapprocher un règlement avec les factures concernées, et d'autre
part, d'identifier le mouvement de comptabilisation généré
dans Oracle GL.
A travers les règlements de type « Transmission
Bancaire », Oracle AP permet de saisir les virements vers des comptes
bancaires prédéfinis. En ce qui concerne les règlements en
plusieurs devises, Oracle AP enregistre les gains et les pertes de change dans
des comptes paramétrables.
8-Etats :
Les états d'Oracle AP sont gérés au niveau
des responsabilités. Chaque utilisateur, et en fonction des
responsabilités dont il dispose, peut lancer
simultanément ou successivement un ensemble d'états de sortie ;
ce qui n'était pas possible par l'ancien système, à savoir
:
· Etat des factures approuvées, bloquées ou
comptabilisées ;
· Etat de la TVA par facture, par règlement, par
fournisseur ou par administration fiscale ;
· Etat des pièces imputées ou non
imputées ;
· Etat des provisions comptables... etc. ;
| 
