III- AMELIORATION EN TERMES DE STRUCTURES :
1- Notions clés d'Oracle Applications
:
a- Types d'organisation : Oracle Applications
permet de définir différents types d'organisation. Dans le cas du
Groupe OCP trois types d'organisations ont été définis
:
Business Group : C'est le plus haut niveau
dans la structure organisationnelle. Dans Oracle Applications, le Business
Group est essentiellement utilisé pour le module HR (gestion des
Ressources Humaines). Il fédère tous les employés du
Groupe.
Entité Comptable : L'entité
comptable se définit comme une entité ou un groupe
d'entités ayant en commun :
· Une même grille d'analyse des informations de
gestion (Clé Comptable Flexible) ;
· Un même calendrier comptable ;
· Une même devise comptable.
Notion de MULTI-SOB : A travers la notion de
MULTI-SOB, Oracle Applications offre la cohabitation
de plusieurs entités comptables au sein du même système
d'information. Le choix pour le Groupe OCP est de définir une
entité comptable (Set Of Book - SOB) pour
chaque filiale inclues dans le périmètre du projet NETPHOS, de
manière à séparer les comptabilités des
différentes filiales.
b- Unité Opérationnelle :
permet d'identifier une organisation autonome en matière
d'achats, de ventes, de facturation, de règlement et de gestion de
projets. L'information est sécurisée par unité
opérationnelle avec quelques informations partagées (clients,
fournisseurs, banques, etc.). Oracle Applications permet à des
unités opérationnelles appartenant à une même
entité comptable d'être autonomes dans leurs comptabilités
auxiliaires (clients et fournisseurs) grâce à la mise en place du
concept MULTI-ORG.
c- Clé Comptable Flexible #177; CCF :
La clé comptable flexible est donc une réponse à
l'évolution du rôle assigné au système d'information
recherché. Elle est donc la base de la comptabilité analytique,
générale et budgétaire.
Oracle Applications est caractérisé par une
clé de compte segmentale, dite Clé Comptable Flexible (CCF). Elle
représente un identifiant permettant d'intégrer et de suivre
l'ensemble des informations financières.
A travers cette clé, il est possible d'analyser des
informations financières du Groupe OCP selon
différents axes, par exemple, le compte comptable, le
projet, le compte analytique, le code produit, la région
géographique, etc.
Selon les métiers du Groupe OCP, l'organisation interne,
les procédures suivies et les évolutions futures pressenties, la
structure de la CCF arrêtée repose sur les segments suivants :
Sté-CC
Compte
SA
LPR
Projet
Produit
Interco
Matricule
Activité
IAS
SAC
Figure 11 : Structure de la clé Comptable
Flexible - CCF
Sté-CC (Société-Centre Comptable) :
Il concatène le code société et le code centre
comptable. Il s'agit du segment d'équilibre : les écritures
enregistrées sur le centre comptable devront nécessairement
être équilibrées. Par exemple, la valeur 0901 correspond
à la société Phosboucraâ-- le centre comptable 01).
Compte : Il représente le plan comptable du Groupe OCP.
Des valeurs de regroupements permettent de disposer de la synthèse et
produire des éditions synthétiques. L'utilisation des modules
auxiliaires a réduit considérablement le plan de comptes.
Section Analytique - SA : Ce segment traduit la
dimension organisationnelle du Groupe OCP : section de base, division,
direction et site. Des valeurs de regroupements permettent d'automatiser les
répartitions de charges et produits entre sections analytiques et de
disposer de la synthèse par valeur de regroupement. Ligne de
Prix de Revient - LPR : Ce segment permet de réaliser les
calculs de prix de revient.
Projet : Son objectif est de suivre les gros
travaux, l'activité d'ingénierie et les investissements.
Produit : Marque les flux comptables relatifs aux produits
intermédiaires et aux produits finis. Interco : Permet
le rapprochement des flux inter filiales, d'une part, pour identifier les
écritures
déséquilibrées entre deux filiales, et
d'autre part, pour le retraitement des écritures des Interco dans le
cadre de la préparation d'une consolidation.
Matricule : Sert à identifier les
dépenses directes (réparation, maintenance, etc.), relatives aux
immobilisations pour lesquelles les dépenses sont importantes.
Activité : Cet axe est non utilisé
actuellement. Il servira pour la mise en place ultérieure d'une
comptabilité analytique de type ABC (Activity Based Costing).
IAS : Ce segment n'est pas activé dans
un premier temps, mais pourra être activé et utilisé dans
le futur quand le groupe OCP décidera de passer à une
comptabilité aux normes IAS, normes internationales de
comptabilité émises par l'organisme régulateur IASB.
Section Analytique Cliente - SAC : la section
analytique cliente sert pour le traitement automatique des facturations
inter-filiales (interco).
La CCF est un moyen de ventilation des comptes sur la
comptabilité analytique (CA) et la comptabilité
générale (CG).
La CG est alimentée dés que le centre comptable et
le plan comptable sont désignés, par contre la CA est
alimenté par la désignation de la ligne prix de revient (LPR) et
la section analytique. Le dispatching se fait automatiquement aussitôt
que les événements comptables sont approuvés et
comptabilisés.
Ainsi, toute écriture comptable se fera, désormais,
selon le canevas suivant :
Figure 12 : Panneau de saisie de la Clé
Comptable Flexible -CCF
d- Champs Utilisateurs Flexibles - CUF : Les
champs utilisateurs flexibles sont des champs de données attachés
aux écrans de saisie. Ils sont Offerts par Oracle Applications pour
permettre aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires
non prévues en standard par le progiciel.
On distingue deux types de champs utilisateurs flexibles :
CUF Ordinaires : La valeur renseignée
fait partie d'une liste de valeurs valides
CUF Contextuels : La liste des codes et
libellés de champs flexibles est fonction, par exemple, de la valeur
d'un segment.
e- Utilisateurs divers : Le concept de
responsabilité dans le système Oracle, compte et mot de passe,
spécifie les taches de chaque opérateur, les
fonctionnalités rattachées et l'édition des états
dont il a besoin, en effet, le nouveau système responsabilise les
différentes étapes de circulation de la pièce comptable
depuis sa création jusqu'au règlement et archivage.
| 
