C'est la première étape de processus achat
signifie en français « acheter d'abord », c'est-àdire
l'acheteur pris en compte le besoins et procède à la consultation
du marché amont en recherchant l'offre la plus avantageuse par
l'enchère inversée. Cette étape termine par une commande
et/ou contrat.
II.2.1.1) Expression du besoin :
C'est à l'acheteur d'être proactif et d'aller
chercher l'information auprès des données sources, cette
étape consiste à déterminer les besoins existants en
termes de marchés et de positionnement : par exemple, déterminer
quelles matières utilise le demandeur, la quantité, la
fréquence est elle régulière et quelles produits sont les
plus demandés.
Autant que possible, il essaiera de déterminer la masse
achetée en marchandise sur l'ensemble du groupe et de déterminer
l'existence ou non de contrats locaux, il doit tenter de définir
(grâce aux tendances du marché également), une
première répartition des dépenses en fonction des
différents marchés (ex : 50% matériaux de construction, 5%
quincaillerie,..).L'objectif est d'avoir un panorama le plus précis
possible. De plus lors de la mise en place d'un responsable des achats, il est
fréquent que des contrats locaux soient déjà mise en
place. C'est l'acheteur qui lancera les appels d'offres pour les
différents marchés, de choisir ou non de
négocier les contrats locaux pour les garder.
II.2.1.2) Le marketing achat - Benchmarking:
Il s'agit de définir les objectifs en fonction des offres
existantes. Le contexte économique est essentiel : il définit en
particulier les prix et permet de réaliser un Benchmarking avant de
lancer un appel d'offre. L'acheteur doit tenter, tant que possible, de
globaliser
les volumes pour se donner une force de négociation, en
s'appuyant sur la politique achats de son entreprise, il déterminera
alors une stratégie achat globale et une stratégie par
famille.
Cette stratégie peut être très
différente d'une famille à l'autre ; il peut s'agir de faire des
contrats globaux, des contrats régionaux ou locaux.
II.2.1.3) Les appels d'offres:
Pour tout achat, les fournisseurs sont mis en concurrence pour
bénéficier du meilleur tarif. L'Appel d'offre constitue une
réelle opportunité pour l'acheteur de cerner le prix du
marché. L'acheteur doit procéder en quatre temps :
· Présélectionner les fournisseurs : aux
quels il souhaite demander une cotation. Il est recommandé de consulter
au moins trois fournisseurs afin d'obtenir des informations plus
précises sur le prix de marché. L'acheteur pourra consulter les
fournisseurs avec lesquels il a déjà un volume d'affaire, ce qui
est une garantie de bonne qualité, il pourra ajouter également
les fournisseurs leaders sur le
marché si ils ne font pas partie des
précédents. Il aura obtenu ce type d'information par le marketing
achat. Par exemple, l'entreprise réalise un volume (achat ciment) avec
EDIMCO et SCMCE, l'acheteur pourra consulter ses deux fournisseurs ainsi que
ERCE/SCIMAT et ORASCOM qui font partie des leaders du marché. Il est
intéressant de consulter les challengers, car ils peuvent faire baisser
leurs prix pour gagner le marché. L'acheteur peut, si nécessaire,
mettre en place une grille de présélection basée sur le
périmètre couvert par le
fournisseur, sa maturité sur le marché, sa
qualité de service, sa rentabilité, son climat social,....il est
essentiel d'être le plus objectif possible dans le choix des fournisseurs
à consulter.
· Préparer le dossier d'appel d'offre : l'acheteur
prépare sa requête en s'appuyant sur les données obtenues
grâce aux résultats des expressions du besoins (datas requets) et
du benchmarking. Il doit définir le besoin précis en terme de
quantités (volumes réalisables qui correspondront aux engagements
du contrat), de qualité de produits et de services attendues. L'acheteur
précisera également ce qu'il attend de cette offre : des remises
à priori (c'est a dire sur chaque produit), des remises à
posteriori (remboursement d'un pourcentage du montant total
dépensé passé un plafond déterminé à
l'avance).
· Envoyer le dossier aux fournisseurs choisis : l'acheteur
envoie l'appel d'offre en précisant une date de retour au plus tard.
· Elaborer une grille d'analyse comparative des offres :
l'acheteur détermine en suite les critères sur lesquels il va
s'appuyer pour choisir le ou les fournisseurs, on peut retenir : le prix, le
niveau de service, la disponibilité, la qualité... il pourra
choisir de mettre une note et ensuite d'appliquer un coefficient a chaque
critère en fonction de son importance.
II.2.1.4) La comparaisons des offres:
L'objectif de l'acheteur est de deux ordres :
· Eléminer les offres trop éloignées
des prix du marché et des objectifs fixés.
· Sélectionner celles qui satisferont le mieux le
besoin au meilleur prix.
Si l'acheteur ne reçoit que peu de réponses, il
est possible que l'offre soit mal formulée, ou que le volume
demandé soit insuffisant pour mettre en place un partenariat. Dans ce
cas, il faut s'interroger sur l'intérêt de l'appel d'offre (si le
volume est faible, des
économies sont elles réellement possibles) et si
nécessaire, relancer les fournisseurs pressentis, mais sans
empressement.
L'acheteur utilisera la grille préparée à
la fin de l'appel d'offre pour comparer et noter les
offres. En fonction des résultats obtenus, il
créera une liste restreinte de fournisseurs
« short list » et commencera alors la phase de
négociation avec les fournisseurs retenus au premier tour, au moment de
la prise de rendez vous, l'acheteur ne doit pas dévoiler ses intentions,
mais peut tout de même détailler les points à discuter.
II.2.1.5) La négociation :
La négociation devra être préparée
avec autant de rigueur que possible, parce que une bonne préparation
égale a 90% du succès.
La maîtrise de dossier par l'acheteur est indispensable
face à un commercial qui connaît bien le marché. La
préparation permet de fixer des objectifs, d'élaborer une
stratégie et de décider de la tactique à adopter.
L'acheteur doit :
· Collecter des informations sur le fournisseur, ses
produits, son interlocuteur et tenter de mesurer son poids dans le volume
d'affaire du fournisseur : L'objectif est de recenser les points forts et
faibles du fournisseur ainsi que les opportunités et contraintes du
marché (utiliser la matrice SWOT* par exemple) et mesurer
l'intensité du rapport de force.
· Déterminer les points à
négocier : l'acheteur reprend la grille d'analyse utilisée pour
comparer les offres et peut considérer que tout critère n'ayant
pas obtenu la note maximale est un point à négocier.
· Définir les objectifs à atteindre : pour
chacun des points, l'acheteur définit l'objectif atteindre. Il
préparera une grille de prix payés et du prix qu'il souhaite
payer pour chaque produit en fonction du volume qu'il réalisé sur
lui et de la part de marché du fournisseur. Ces tableaux lui permettront
d'avoir une argumentation pertinente.
· Elaborer l'argumentaire spécifique : basé
sur la connaissance du marché et sur les forces et faiblesses du
fournisseur, l'argumentaire utilisera les tableaux d'analyse des prix.
L'acheteur peut faire des concessions sur certains produits pour obtenir de
meilleures remises sur d'autres.
· Evaluer et hiérarchiser les clauses à
négocier : l'acheteur doit penser à lister les clauses qu'ils
souhaite voir apparaître dans le contrat afin de les négocier.
Cette phase de préparation terminée, l'acheteur
est prêt à recevoir le fournisseur. Comme dans toute
négociation, l'acheteur doit respecter les phases d'introduction, de
négociation des points puis des clauses, et enfin la conclusion avec la
synthèse des points négociés.
L'acheteur a des problèmes et des besoins, il parle de
ses besoins, de ses projets, de ses souhaits et il écoute en cherchant
la réponse à ses problèmes, par contre le vendeur se
renseigne et parle de ses produits en termes de solutions aux besoins du
client.
L'acheteur s'appuiera sur différents leviers selon les
marchés. Lorsque le contrat est
difficile, il est utile d'établir la liste des accords,
des désaccords et des blocages et, éventuellement, de leurs
conséquences financières en fin de négociation.
L'acheteur ne doit pas perdre de vue ses objectifs. Dans
certains cas, l'acheteur n'est
généralement pas en position de force car il y a
peu de fournisseur par marché et beaucoup de demandeurs. Tout l'art de
l'acheteur sera alors d'obtenir un maximum d'avantages dans un contexte qui ne
l'aide pas.
II.2.1.6) Choix définitif du ou des fournisseurs :
Le choix se fera en fonction du résultat des
négociations et de la politique achat définie
précédemment. En effet, si pour tel produit, le fournisseur A est
beaucoup plus cher que le fournisseur B, il se peut que les deux fournisseurs
soient tout de même référencés afin
de sécuriser la source. Mais quoi qu'il advienne, il est
toujours possible de ne signer qu'avec un seul fournisseur puisque en cas de
non disponibilité, au contraire d'un achat
industriel sur-mesure et long à fabriquer, l'acheteur
pourra toujours acheter chez un fournisseur non référencée
(l'inconvénient se situera uniquement au niveau des coûts).
II.2.1.7) Contractualisation :
Le contrat est le résultat d'une proposition appeler
offre, basé sur l'accord des parties contractantes. Donc le contenu du
contrat doit être claire et précis. Le fournisseur fournira un
modèle de contrat car il ne s'agit pas d'une offre personnalisée
(achat
réfrigérateur ENIEM chez ENIEM), mais bien au
contraire de la mise à disposition de produits standardisés. Le
contrat sera un « contrat-cadre », c'est-à-dire accord
tarifaire basé sur des engagements de volumes ou de parts de
marché que l'acheteur s'engage à réaliser.
En plus de la durée du contrat, obligations et
responsabilités des contractants, il est obligatoirement inspirer les
éléments économiques et les litiges dans le contrat.
II.2.1.7.1) Les éléments
économiques : tel que :
1. Objet du contrat :
· Définition de la chose : la nature de la chose
à livrer doit être clairement précise (biens fongibles,
matières premières, biens d'équipements,...). Le contrat
luimême, ou le cahier des charges, comporte une description
détaillée des objets a livrer, il pourra être
nécessaire d'indiquer l'ensemble des prestations dues par le vendeur :
montage, essais, mise en route,... il faut se méfier d'une
rédaction trop floue ou trop vague.
· Conformité à un modèle, à une
norme : en plus de conditionnement, de marquage, les produits à livrer
doivent également répondre aux prescription en vigueur (lois dans
le pays), à une norme nationale ou internationale, à un
modèle standard, à des spécifications techniques qui sont
plus souvent contenues dans un document annexé au contrat.
· Les modalités de livraison : doit définir
qui prend le transport en charge, la livraison totale, partielle ou sur un
planning. En cas d'importation, les modalités de livraisons se font par
référence aux incoterms, qui déterminent, outre le
transfert des frais et des risques, les obligations qui incombent à
l'acheteur et au vendeur.
· Services annexes et services après vente : les
services prévus sont décrits dans le contrat lui-même ou
dans un document contractuelle, en plus des prestations légalement
obligatoires, comme l'obligation de garantie, le fournisseur peut être
tenu d'assurer certains services pour les biens de consommation durable et les
biens d'équipement : dépannage, formation du personnel de
l'acheteur, fourniture de pièces de rechange,....
2. Prix et modalité de paiement :
· Le prix : c'est la contrepartie monétaire de la
valeur de la chose vendue et des prestations fournies. En cas d'importation,
les incoterms, établissent la base sur laquelle les prix ont
été fixés.
· Modalités de règlement : le paiement peut
être stipulé au comptant et s'opérer contre remise de la
marchandise ou des documents matérialisant le transfert de
propriété. Il peut être stipulé à terme ou
échelonné grâce à des crédits. Lorsque le
paiement est à crédit, le contrat doit prévoir la
durée, le nombre et la périodicité.
· Révision de prix : le prix stipulé peut
être ferme ou révisable si des clauses d'indexation sont
prévus. C'est souvent le cas pour les contrats de fournitures à
long terme portant sur des livraisons successives étalées dans le
temps.
· Les garanties de paiement : de nombreuses garanties
favorisent la bonne fin financière du contrat : les acomptes, les
garanties bancaires aval sur les effets (recette de l'acheteur), les cautions,
hypothèque, la réserve de
propriété,....crédit documentaire irrévocable et
confirmé.
