I.5. Système
d'information de gestion des ressources humaines
Un Système d'information de gestion des
ressources humaines10(*) (
en : Human Resource
Management Systems (HRMS, EHRMS), Human Resource Information Systems
(HRIS), HR Technology ou encore HR modules), est une
interface entre la
gestion
des ressources humaines (GRH) et les
technologies
de l'information et de la communication (TIC). Il combine la GRH, et en
particulier ses activités basiques et administratives (
payroll,
gestion administrative), avec les moyens mis à disposition par les TIC.
Sont notamment concernées les activités de planning et de
traitement de données généralement destinées
à être intégrée dans un
progiciel
de gestion intégré (
en : Enterprise
Resource Planning ou ERP). Les systèmes ERP sont des
programmes informatiques intégrant les informations issues de
différentes origines dans une entreprise en des modules
intégrés dans une seule application et une
base de
données unique. La qualité de la liaison entre les modules
financiers et de ressources humaines est particulièrement importante
pour les entreprises, étant donné le poids financier
généralement très important des ressources humaines.
Les TIC proposent également d'importants
développements pour la GRH autres que pour la gestion interne et
intégrée à la gestion financière d'une entreprise,
telles les applications développées en
intra- ou
extranet concernant le
recrutement et la
formation en
ligne (e-learning en anglais). Elles permettent également
une externalisation simplifiée des tâches susceptibles
d'être informatisées, et des relations électroniques
directes avec les administrations (
E-Gouvernement).
I.5.1  Mise en oeuvre des Systèmes d'information de GRH dans une
organisation
Dans l'ensemble, la fonction « ressources
humaines » comprend toujours une part importante de tâches
administratives et répétitives dans la plupart des organisations.
La plupart de celles-ci sont à un niveau plus ou moins important
intégré les opérations d'établissement et de
paiement des rémunérations, de présence des travailleurs,
des évaluations ou encore du recrutement et des évolutions de
carrière.
Une gestion efficace du «
capital
humain » est devenue une opération nécessaire et
complexe pour les professionnels des ressources humaines. Leur fonction
consiste en premier à collecter des données pour chaque
travailleur, concernant son histoire et caractéristiques personnelles,
ses compétences et capacités, jusqu'à des données
plus accessibles telles ses rémunérations et ses prestations
effectuées pour l'entreprise. La quantification de ces données et
la systématisation de leur traitement complexe a permis leur prise en
charge par des systèmes automatisés au fur-et-à-mesure de
la progression technologique, en réduisant d'autant la part manuelle des
opérations, coûteuse et source d'erreurs.
Ceux-ci ont conduit à la mise en place des
systèmes
d'information appliqués à la gestion des ressources humaines,
et dans certains cas à l'externalisation de ces activités. La
maîtrise de ces outils est désormais largement
déléguée aux spécialistes TIC internes ou externes
à l'organisation. Avant l'apparition de l'architecture «
client-serveur »
qui s'est développée fin des
années 1980,
les applications informatiques dédiées aux ressources humaines
accédaient directement aux ordinateurs
mainframes et leur
capacité de traitement rapide. Du fait du coût et de la
spécialisation / personnalisation de ces applications, leur acquisition
était limitée à des organisations d'une certaine taille,
capable de mobiliser les ressources informatiques internes ou externes
suffisantes. Avec l'arrivée des applications sous architecture
client-serveur, les systèmes d'information de GRH permirent pour la
première fois aux responsables RH de retrouver une maîtrise des
opérations de gestion administrative, les professionnels TIC
étant cantonnés aux aspects purement techniques. Ces
systèmes d'information de GRH sous architecture client-serveur sont
construits autour de quatre domaines RH spécifiques :
1. gestion de la
paie
2. gestion des prestations de travail
3. gestion des prestations sociales
4. gestion des ressources humaines proprement dites (
carrières,
compétences, recrutement...)
1. Le module de paie automatise la
gestion de la
paie en rassemblant les données mises à disposition pour le
travailleur concernant ses prestations et leur nature, y applique les
déductions, prélève la cotisation sociale et
génère périodiquement un compte individuel et une
proposition d'ordre de versement de la rémunération. Il permet
également de générer des données et statistiques
pour l'ensemble du personnel concernant ces données. Les données
des prestations peuvent être générées
automatiquement (pointeuses) ou via un encodage. Les informations peuvent par
ailleurs être envoyées vers un module financier.
2. Le module de gestion des prestations de
travail permet d'intégrer les TIC et des méthodes
rationnelles pour la gestion des prestations de travail. Les modules les plus
avancés intègrent les politiques de flexibilité pour
l'analyse des données, et des analyses et des propositions de planning
dans la répartition du travail. Cette partie de l'application est
à mettre en étroit parallèle avec des
éléments de gestion financière et de production.
3. Le module de gestion des prestations
sociales permet aux professionnels RH de gérer au mieux les
prestations sociales obligatoires ou non, tels l'assurance maladie, l'assurance
accidents de travail, les assurances-pension complémentaires.
4. Le module de gestion des ressources
humaines concerne les autres aspects des RH, comprenant moins de
contraintes légales mais plus sujettes à une politique de
gestion. La gestion de la
carrière
du travailleur, de son recrutement jusqu'à la pension, y est en
particulier développée. Sont ici gérées les
données personnelles (âge, adresse, famille...), les
compétences et diplômes, les formations suivies, les niveaux de
salaire et la fonction, l'enregistrement des données du
curriculum
vitæ.
Le système d'information de GRH permet
d'intégrer ces quatre segments de la GRH en créant des liaisons
fonctionnelles entre ces activités au sein du logiciel.
L'Internet peut être utilisé comme moyen de
communication et d'envoi de fichiers, et les systèmes d'information de
GRH permettent de convertir ces données vers une interface de type
navigateur
Internet utilisée par l'ERP. Ce type d'interface avec le
système permet une portabilité et un moindre coût pour
l'accès aux systèmes de gestion, augmentant ainsi l'efficience de
la GRH. Les travailleurs ou les responsables de services peuvent aussi avoir un
accès partiel au système, qui leur permet par exemple d'entrer
eux-mêmes les données le concernant, tel une demande de
congé.
Ces tâches coûteuses en temps et en argent, telles
la gestion administrative du personnel ou le remboursement de
déplacements, le changement des données personnelles,
l'inscription à une formation à un plan de pension peuvent
dès lors être effectuées par la personne qui est
directement à l'origine de l'action à réaliser. Ces
systèmes libèrent ainsi le personnel de RH de tâches
fastidieuses et répétitives, leur permettant de se concentrer sur
des problèmes plus décisionnels, stratégiques ou
politiques et économiques.
* 10
www.google.fr/wikipedia,
Système d'information de gestion des ressources humaines.
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