II.3. Structure organisationnelle
et fonctionnelle de l'ONG AVSI
1. Représentant
Il gère dans l'intérêt d'AVSI, les
rapports avec les autorités locales à tous les niveaux ;
avec la représentation diplomatique italienne et toutes les autres
institutions italiennes travaillant dans le Pays. Le représentant
effectue ses fonctions par les taches suivantes :
1. Gérer dans l'intérêt d'AVSI les
rapports avec toutes les institutions publiques et privées, civiles,
religieuses et culturelles travaillant dans le Pays.
2. Gérer dans l'intérêt d'AVSI les
rapports avec toutes les organisations et les ONGS internationales travaillant
dans le Pays y compris les bailleurs de fonds.
3. Gérer AVSI RDC selon les caractéristiques et
la mission de l'ONG en étroit rapport avec le bureau Régional sis
à Kampala (Ouganda) et les bureaux internationaux sis à Milan et
à Cesena (Italie).
4. Planifier, coordonner et gérer toutes les
activités de l'ONG dans le Pays selon un esprit de «bonne
gouvernance» et en accord avec les lois du Pays.
2. Responsable de
l'administration
Il garanti le relevé correct, ponctuel et diligent de
toutes les transactions financières qui intéressent
l'activité d'AVSI en RDC, relatives à la seule structure
administrative et les transactions financières qui intéressent la
gestion des divers projets/initiatives développés.
Garantir que les rapports financiers demandés par les
différents bailleurs de fonds (BF) soient élaborés
diligemment et selon les règles de rapportage indiquées par les
BF et par AVSI.
Il rédiger le bilan d'exercice d'AVSI en RDC en se
conformant aux règles de l'Etat et de l'administration des finances
locales.
Préparer les rapports périodiques qui
intéressent AVSI (le budget périodique concernant les
frais de la structure, l'état d'avancement des projets, le rapport de la
situation financière, etc.).
Préparer pour AVSI et pour l'administration d'AVSI en
RDC le budget de la gestion annuelle et les rapports périodiques
d'analyse des écarts entre le budget prévisionnel et les
dépenses réelles.
Préparer et gérer (avec les Responsables des
Projets et le Représentant) le budget global annuel, le budget des
Projets et le budget de la structure.
6. Chef de Base et/ou chef
de projet :
Collaboration avec le siège ou coordination
nationale
Recueillir des informations concernant les programmes,
s'informer sur les évolutions et les orientations des programmes actifs
dans sa base, assurer un contact régulier via Email et/ou
téléphone, Elaboration du plan de travail pour la coordination
générale des programmes, Rédaction des rapports mensuels
d'activités destinés au siège et les comptes rendus de
réunion
Coordination technique
· Suivi et supervision des activités en cours dans
sa base.
· Réaliser régulièrement (chaque
trimestre) un bilan des activités dans sa base divisées par
projet. Réaliser régulièrement des visites sur
terrain.
· Maintenir des contacts réguliers avec les
différents chefs de projets actifs dans sa base.
Représentation
- Sous la supervision du représentant,
représentation institutionnelle et communication.
- Relation avec les autorités locales en collaboration
avec la coordination de Goma
- Représenter l'association à l'occasion de
séminaires ou de conférences au niveau de la province
d'intervention avec possibilité de délégation à
d'autres membres de l'équipe en fonction des sujets abordés.
Logistique
· Gestion de la base pour garantir des conditions
opératives optimales pour les personnes que y travaillent.
· Contrôle, manutention et gestion de
l'équipement en collaboration avec les chefs de projets.
· Assurer la coordination logistique des équipes
entre les différents projets.
· Coordinations générale de tous les
processus d'achat et contrôle de leur conformité.
· Gestion de la sécurité, plan de
sécu et évacuation.
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