évaluation du portail intranet du MFP

II - Recommandations :

Conformément au troisième objectif tracé pour ce travail, nous présentons ci-après les recommandations que nous avons jugées opportunes pour apporter les améliorations susceptibles d'amener les usagers à davantage d'adhésion à Maliyanet.

Ces recommandations seront réparties en trois catégories :

> Contenus du portail :

Pour ce qui est des actions relatives aux contenus du Portail, il est recommandé de :

- adopter une attitude plus dynamique quant à la recherche et la sélection des informations à mettre en ligne par la mise en place des dispositifs de recherche et de repérage des informations utiles aux usagers.

- traiter l'information en prenant en compte les étapes de la démarche documentaire⁵⁶ qui sont nécessaires pour donner plus de valeur ajoutée à l'information offerte et pour permettre une recherche plus facile et plus pertinente. Le respect de la démarche documentaire faciliterait, par ailleurs, l'archivage, conformément aux normes en vigueur, des contenus à leur stade final du cycle de vie ;

- revoir la définition des rubriques en adoptant une logique thématique ou par domaines distincts. L'esprit humain travaille de façon linéaire⁵⁷.

Pour ce qui est du nombre de rubriques, la tendance actuelle prescrit un nombre de rubriques autour de sept pour un site intranet ;

- afficher les dates de mise à jour et d'actualisation sur les pages et les contenus mis en ligne et veiller à l'actualisation régulière de ces contenus ;

- aérer davantage la page d'accueil du Portail et réduire le nombre de nouvelles affichées sur celle-ci au juste minimum (généralement pas plus de sept annonces).

Les autres nouvelles trouveront bien place dans une rubrique « Quoi de neuf » à prévoir dans le menu principal.

> Fonctionnalités et ergonomie du Portail :

Pour ce qui est des actions relatives au fonctionnalités du Portail, il est recommandé de :

- doter le Portail d'un « Moteur de recherche » auquel serait associé un thésaurus de la profession ;

- mettre sur le Portail une application « FAQ » (Frequency Asked Questions) ; - offrir aux usagers une application « Forum de discussion » ;

- élargir le « Répertoire téléphonique » existant sur le Portail pour contenir tout le personnel du Ministère afin de constituer une application « Annuaire » utile à la promotion de la communication interpersonnelle au sein du Département ;

⁵⁶ La démarche (ou chaîne) documentaire peut être définie comme étant l'ensemble des opérations visant le repérage, la collecte, le traitement et la diffusion de l'information et de la documentation.

⁵⁷ CHIN, P. Human-Centered Intranet Design. Disponible au : http://www.Intranetjournal.com/articles/200511/pij112805a.html (Consulté le 26/12/05)

- renforcer l'assistance aux usagers par la mise sur Maliyanet d'une rubrique « Contacts » afin d'assurer l'assistance par le traitement des questions susceptibles d'être posées par les usagers, en procédant par une catégorisation préalable de ces éventuelles questions en fonction des actions qu'elles suscitent (pour correction, pour information, pour validation, pour action) ;

- offrir une fonction « Aide » qui prend en charge toutes les fonctionnalités du Portail. Pour ce qui est de l'ergonomie, il est recommandé de :

- placer la navigation principale au niveau de la bannière de l'écran (partie haute de l'écran). Les rubriques principales se dérouleront une fois l'icône qui les abritent est survolée (de même pour les sites spécifiques présents sur le Portail) ;

- assurer la génération du chemin de navigation pour plus d'Aide aux Intranautes vu l'envergure importante du Portail Maliyanet.

- faire du Logo du Portail un lien hypertexte cliquable afin d'être utilisé en permanence pour le retour à la page d'accueil lors de la navigation.

> Administration du portail :

Pour ce volet, il est préférable que l'administration du Portail soit faite à deux niveaux :

- niveau stratégique : tracer la stratégie, les objectifs du Portail et procéder à la désignation du comité opérationnel ;

- niveau opérationnel : regroupe les sous-Administrateurs, les Validateurs et les Correspondants leurs rôles sont explicités précédemment (cf. I -Présentation et analyse des résultats : La grille d'évaluation : Administration du Portail, page 31).

Pour ce qui est de l'amélioration de la perception de Maliyanet auprès du personnel du MFP, certaines actions peuvent promouvoir davantage cet outil :

- mettre en place des bornes intranet dans les salles de réunions afin d'utiliser l'intranet lors des séances de travail, ceci permet de promouvoir davantage l'outil auprès des responsables du département⁵⁸ ;

- promouvoir Maliyanet en tant qu' « intranet du Ministère » destiné à l'ensemble du personnel du Département ;

- informer de l'évolution et des nouveautés de Maliyanet à travers tous les canaux de communication internes, en veillant à une diffusion généralisée à tout le personnel du MFP.

On peut conclure que les faibles taux de fréquentation de Maliyanet sont probablement dus à une perception confuse des usagers envers cet intranet, à un besoin de traitement des contenus mis en ligne et à l'absence de certaines fonctionnalités notamment celles relatives à la facilité de la recherche, à la communication et à l'assistance aux usagers.

⁵⁸ WHITE, Op. cit., p.14.