évaluation du portail intranet du MFP

Partie I - Cadre conceptuel et théorique :

I - Enoncé de la problématique :

Les intranets sont aujourd'hui adoptés par un nombre croissant d'organisations. Ils ont un effet positif sur la communication et la gestion de l'information par l'amélioration de l'échange de l'information, la simplification et la rapidité dans la création des documents, l'amélioration du stockage des documents et la facilité de leur consultation. Ils ont aussi un impact sur l'organisation par le développement du travail de groupe, la réduction des niveaux hiérarchiques et la simplification des méthodes de travail.

Cependant, l'effet de l'intranet n'est pas automatique. Il offre uniquement des possibilités nouvelles de gestion et d'organisation. Le réel changement exige un mélange de volonté de la part du management et de participation de la part des acteurs et dépend, pour une large partie, des conditions dans lesquelles ces technologies ont été mises en oeuvre et accompagnées⁴.

Le rôle de l'intranet est donc passif, Les transformations nécessitent des actions volontaires, de nouvelles procédures de contrôle, de gestion⁵. Il convient alors de vérifier le succès de cette technologie par la mise en place de dispositifs de contrôle et de suivi parmi lesquelles figure la démarche d'évaluation qui peut intervenir à des moments différents du cycle de vie de l'intranet.

Ainsi, la nécessité d'évaluation s'impose car l'outil intranet est sans cesse sujet à amélioration et évolution, soit au niveau des applications, des contenus mis en ligne ou des fonctionnalités pour répondre aux nouvelles exigences et aux nouveaux besoins de ses usagers. Dans ce sens, Michel GERMAIN affirme que l'intranet s'inscrit de façon dynamique dans une spirale d'évolution incessante⁶.

Depuis son déploiement en 2002, le Site intranet du Ministère des Finances et de la Privatisation a connu plusieurs améliorations de fond comme de forme. Il a évolué depuis en Portail, il héberge aujourd'hui plusieurs Sites spécifiques, notamment ceux des grands projets du Ministère. Il est généralisé à toutes les Directions du département, tout en offrant des contenus divers et de nombreuses fonctionnalités.

Néanmoins, aucune étude d'évaluation n'a été menée depuis Octobre 2002⁷, date du
sondage relatif à l'utilisation du site Maliyanet. Par ailleurs, Les statistiques relatives au

⁴ Ibid.

⁵ Ibid.

⁶ GERMAIN, Michel. Evaluation des contenus de l'Intranet, extrait de l'ouvrage : Conduite de projet Intranet. Paris : Economica, 2004 . Disponible au : www.clubnet.asso.fr/public/documents/ Intranet-Evaluation-M-Germain-02-06-05.pdf (consulté le 12-12-05)

⁷ Direction des Affaires Administratives et Générales. Le sondage relatif à l'utilisation du site Maliyanet : Interprétation des résultats, Octobre 2002.

nombre de consultations enregistrées durant l'année 2005 donnent une moyenne de 2 pages⁸ par mois et par personne au niveau des Directions centrales.

Devant cette situation, une étude d'évaluation du Portail intranet du MFP en vue d'une amélioration du taux d'utilisation se justifie. Pour ce faire, on se propose de procéder, en premier lieu, à la vérification de la conformité de ce portail aux conventions et pratiques en terme d'organisation des contenus et des fonctionnalités et en second lieu, à une étude de satisfaction des usagers du portail.

⁸ Méthode de calcul de ce taux :

- Nombre de pages consultées durant le mois d'Octobre 2005 = 15230 (hormis DAAG).

- Effectif retenu : effectifs des directions centrales X 67% (hormis 33% correspondant au personnel d'exécution),

soit un effectif de : 11114.

- Le taux d'utilisation = 15230 / 11114, soit 1, 37 majoré à 2 pages/personne/mois.