3.3 Gestion du dossier patient
administratif
La partie administrative du dossier patient informatisé
du système Openclinic est composé des données personnelles
actuelles du patient, des données privées, les relations
familiale (permettant aux cliniciens de consulter les liens familiaux entre
différents malades)et les informations concernant ceux qui sont
également personnel de centre de santé.
3.3.1 Création, consultation et modification des
données administratives
v Création des données administratives
La création d'un dossier patient commence par la
création de son dossier administratif. Si on recherche dans le
système un patient du n'y est pas, le système indique que le
patient n'y est pas et propose sa création en commençant par la
saisie des données administratives.Par défaut, l'interface
d'accueil lors de l'ouverture d'un dossier patient est le `résumé
médical' (Cf. figure 11). Cependant, la « page par
défaut » à l'ouverture du dossier peut être
paramétré en fonction du profil de l'utilisateur et de son choix.
Figure 14 : Paramétrage de la page par
défaut à l'ouverture du dossier administratif
v Consultation et modification des données
administratives
Dans le système mis en place, seul le
réceptionniste et le médecin peuvent consulter les informations
privées du patient. Cependant, la modification de ses informations est
l'apanage du réceptionniste seul.
3.3.2 Impression des étiquetteset carte du patient
Compte tenu du fait que l'hôpital ne dispose pas d'assez
de moyen pour se procurer tout de suite des imprimantes adaptées,
l'impression des étiquettes se font pour l'instant sous format A4
grâce à une imprimante ordinaire placé au niveau de la
réception. Il est ensuite découpé aux ciseaux pour obtenir
la taille souhaitée avant collage sur le carnet et le dossier
médical papier du patient (Cf. Annexe8). La carte du patient aussi est
pour l'instant imprimésous format A4 et inséré tel quel
dans le carnet du patient.Toutefois, la direction de l'hôpital a d'ores
et déjà budgétisé l'achat d'une `imprimante
à ticket' pour l'impression des étiquettes. Quant aux cartes du
patient, un prestataire d'imprimerie sera chargé de les confectionner et
le patient sera joint au téléphone pour venir le chercher.
3.3.3 Archivage des dossiers patients
Afin de créer un lien entre le dossier patient
électronique et le dossier papier archivé, un moduled'archivage a
été paramétré dans Openclinic afin de permettre un
meilleur archivage des dossiers patients papier. Ce module permet de
générer pour chaque patient uncode unique sur base de lettres. Le
système de génération de codes est compatible avec le
systèmed'archivage ARIES (http://www.aries-document.be) et permet
l'encodage de 11.881.376 dossiersarchivés avec une combinaison de
seulement 5 lettres[4]. Chaque lettre du code d'archive
généré estpourvue d'une couleur compatible avec les
étiquettes de classement ARIES. Le réceptionniste doit à
chaque création de dossier patient généré ce code
en cliquant sur « créer code d'archivage ». Mais
s'il oublie de le faire, ce n'est pas grave. Le code d'archivage peut
être crée au service des archives à tout moment. Le dossier
patient papier est conservé à l'effet de prévenir un
éventuel arrêt de fonctionnement du système
informatisé.
Figure 15 : Exemple de code d'archivage ARIES
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