II.1.6.3. Diagramme de Flux
Le modèle conceptuel de la communication permet de
compléter le diagramme de contexte en décomposant l'organisation
en une série d'acteurs et flux. En rapport avec notre travail, le
diagramme de flux se présente de la manière suivante :
33
Diagramme de flux Premier volet (Lorsque la décision
émane du conseil supérieur de l'administration)
F 8 : Exécution de la note et la
F 3: Dépose la lettre de demande
F 4 : Accuse réception
SERVICE CONCERNE
F7: Traitement de la note d'exécution et son envoi pour
être exécution
F 1 : Dépot de la lettre pour visa
AGENT
F 2 : Etablissement d'un rapport
F 2 : Visa de la lettre
CERVICE GESTION
SECRETARIAT
F7: Etablissement de rapport
F10: Etablissement de rapport
F6: Examen du dossier et Envoie la note d'exécution
ADG
F5: Vérification de la lettre et transmission de dossier
de l'agent
transmission de la réponse à l'agent
34
F1 : Prise de décision et envoi de note des
décisions prise pour les faire exécuter
CONSEIL DE
L'ADMINISTRATION
ADG
F5: Etablissement d'un rapport
AGENT
F2 : Envoi les notes de décisions prises
SERVICE GESTION DES CARRIERES
F3: Informe
SE CRETARIAT
F3: Exécution les notes de décisions et envoi
pour
Diagramme de flux Deuxième Volet (Lorsque la
décision émane de l'agent)
35
LA MATRICE DE FLUX
La matrice des flux est une représentation matricielle des
acteurs et des flux échangés.12
Les acteurs forment les lignes et les colonnes du tableau.
Situé en ligne, l'acteur a un rôle d'émetteur de flux ;
situé en colonne, il a un rôle de destinataire de flux, les flux
sont indiqués dans les « cases » du tableau, à
l'intersection de la ligne acteur-émetteur et la colonne destinataire.
La matrice des flux est un outil de synthèse nous permettant d'avoir une
vision synthèse sur l'ensemble des flux du domaine
considéré.
Premier Volet (Lorsque la décision émane du
conseil supérieur de l'adminstration)
|
EMETTEUR
RECEPTEUR
|
AGENT
|
SECRETAIRE
|
ADG
|
SERVICEGESTION
CARRIERES
|
SERVICE CONCERNE
|
|
AGENT
|
|
Dépose la lettre
de demande
|
|
-Dépose la
lettre pour
visa
|
Exécution de la note et
réservation à
l'agent
|
|
SECRETAIRE
|
-Accuse réception
|
|
Vérification de la lettre
et transmission de dossier
de l'agent
|
|
|
|
ADG
|
|
|
|
Examine le
dossier et
envoi la note
d'exécution
|
|
|
SERVICE GESTION
CARRIERES
|
Visa de la lettre
|
|
Etablissement de rapport
|
Traite les
notes
d'exécutions
et envoi pour
être exécuter
|
Etablir un rapport
|
|
SERVICE CONCERNE
|
|
|
|
12 Prof Jeampy MBIKAYI MPANYA, Cours méthode
d'analyse informatique II, ISIPA, 2012-2012, inédit.
36
Deuxième Volet (Lorsque la décision
émane de l'agent)
|
EMETTEUR
RECEPTEUR
|
AGENT
|
SECRETAIRE
|
ADG
|
SERVICE GESTION
CARRIERES
|
SERVICE
CONCERNE
|
CONSEIL
D'ADMINISTRA
TION
|
|
AGENT
|
|
|
|
|
|
|
|
SECRETAIRE
|
Informe
|
|
|
|
|
|
|
ADG
|
|
|
|
Envoi les notes
de décisions
pour l'exécution
|
|
|
|
SERVICE GESTION CARRIERES
|
|
Exécute et envoi pour
informer à l'agent
|
Etablissement de rapport
|
|
|
|
|
SERVICE CONCERNE
|
|
|
|
|
|
|
|
CONSEIL
D'ADMINISTRATION
|
|
|
Prise de décisions et envoi des
notes de décisions pour les faire exécuter
|
|
a) Rôle : Permet de mécaniser un nouvel
agent, c'est -à -dire l'intégrer dans le système paie ;
37
II.1.6.4. Description des flux
Deuxième Volet (Lorsque la décision
émane du conseil supérieur de l'administration)
|
Acteurs
Emetteurs
|
Acteurs
Récepteurs
|
Documents
|
Distances
|
|
F1
|
AGENT
|
SECRETARIAT SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
Lettre de demande
|
#177; 4m
|
|
F2
|
SECRETARIAT SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
AGENT
|
Lettre de demande paraphée
|
#177; 4m
|
|
F3
|
AGENT
|
SECRETARIAT
|
Lettre de demande paraphée
|
#177; 12m
|
|
F4
|
SECRETARIAT
|
AGENT
|
Photocopie de lettre scellée
|
#177; 20m
|
|
F5
|
SECRETARIAT
|
ADG
|
Dossier de l'agent
|
#177; 20m
|
|
F6
|
ADG
|
SECRETARIAT SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
Note d'exécution
|
#177; 4m
|
|
F7
|
SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
SERVICE CONCERNE
|
Note d'exécution
|
#177; 4m
|
|
F8
|
SERVICE CONCERNE
|
AGENT
|
Document spécifique selon opération
effectuée
|
#177; 20m
|
|
F9
|
SERVICE CONCERNE
|
SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
Rapport
|
#177; 12m
|
|
F10
|
SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
ADG
|
Rapport
|
#177; 50m
|
Deuxième Volet (Lorsque la décision
émane de l'agent)
|
Acteurs
Emetteurs
|
Acteurs
Récepteurs
|
Documents
|
Distances
|
|
F1
|
CONSEIL DE L'ADMINISTRATION
|
ADG
|
Note de décisions prises
|
#177; 4m
|
|
F2
|
ADG
|
SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
Note de décisions prises
|
#177; 4m
|
|
F3
|
SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
SECRETARIAT
|
Note d'exécution
|
#177; 12m
|
|
F4
|
SECRETARIAT
|
AGENT
|
Lettre
d'information
|
#177; 20m
|
|
F5
|
SERVICE GESTION DES CARRIERES
|
ADG
|
Rapport
|
#177; 20m
|
II.1.7. Etude de documents utilisés
Document 1 : Note de
mécanisation des nouvelles unités
38
b) Modèle : voir l'annexe I
c) Description
|
Code
|
Désignation
|
Nature
|
Taille
|
|
Ent
|
Entête
|
AN
|
100
|
|
Nom & Pnom
|
Nom et post-nom
|
AN
|
40
|
|
Matri
|
Matricule
|
AN
|
10
|
|
GD
|
Grade
|
AN
|
5
|
|
EQ
|
Equipe
|
AN
|
20
|
|
Datmec
|
Date de mécanisation
|
Date
|
10
|
|
Datnais
|
Date de naissance
|
Date
|
10
|
|
Dateng
|
Date engagement
|
Date
|
10
|
|
Sexe
|
Sexe
|
AN
|
1
|
|
Prov
|
Province d'origine
|
AN
|
20
|
|
Affect
|
Affectation
|
AN
|
20
|
|
Nivetude
|
Niveau étude
|
AN
|
5
|
|
Quali
|
Qualification
|
AN
|
20
|
|
Fonct
|
Fonction
|
AN
|
20
|
|
Sifa
|
Situation familiale
|
AN
|
10
|
|
Primdipl
|
Prime de diplôme
|
AN
|
10
|
|
Code
|
Code
|
AN
|
5
|
Document 2 : Note d'exécution des avantages et
désavantages ou note de paie ;
a) Rôle : Permet à la division
rémunération d'avoir des idées sur tous les frais à
payer aux agents.
b) Modèle : Voir l'annexe II
c) Description
|
Code
|
Désignation
|
Nature
|
Taille
|
|
Ent
|
Entête
|
AN
|
100
|
|
Num
|
Numéro
|
N
|
6
|
|
Nom & Pnom
|
Nom et post-nom
|
AN
|
40
|
|
Matri
|
Matricule
|
AN
|
10
|
|
GD
|
Grade
|
AN
|
5
|
|
EQ
|
Equipe
|
AN
|
20
|
|
Opexet
|
Opération à exécuter
|
AN
|
50
|
Document 3 : Note de calcul des anales
a) Rôle : Permet au service
rémunération de payer de personnes selon leur cotation
mensuel.
b) Modèle : Voir l'annexe III
39
c) Description
|
Code
|
Désignation
|
Nature
|
Taille
|
|
Ent
|
Entête
|
AN
|
100
|
|
Num
|
Numéro
|
N
|
6
|
|
Nom & Pnom
|
Nom et post-nom
|
AN
|
40
|
|
Matri
|
Matricule
|
AN
|
10
|
|
GD
|
Grade
|
AN
|
5
|
|
EQ
|
Equipe
|
AN
|
20
|
|
Cot
|
Cotation
|
N
|
3
|
|
Obs
|
Observation
|
AN
|
50
|
Document 4 : Note de retenu sur salaire ou avance sur
salaire
a) Rôle : Permet à la division
rémunération de retenir sur le salaire des agents une certaine
somme d'argent pour tel ou tel autre motif
b) Modèle : Voir
l'annexe IV
c) Description.
|
Code
|
Désignation
|
Nature
|
Taille
|
|
Ent
|
Entête
|
AN
|
100
|
|
Num
|
Numéro
|
N
|
6
|
|
Nom & Pnom
|
Nom et post-nom
|
AN
|
40
|
|
Matri
|
Matricule
|
AN
|
10
|
|
GD
|
Grade
|
AN
|
5
|
|
EQ
|
Equipe
|
AN
|
20
|
|
MontR
|
Montant à retenir
|
N
|
7
|
Les autres documents ci -après n'ont pas été
mis à notre disposition et ne seront donc pas pris en compte dans notre
travail :
· Note de congé de maternité ;
· Les accordéons ;
· Le net à payer ;
· Note de décisions de service prise par les
autorités ;
· Liste de présence ;
· Note de mécanisation numéro compte bancaire
;
· Note de paiement pécule de congé ; etc.
40
II. 1.8. Etude des moyens de traitements utilisés
II. 1.8.1. Moyens humaines
|
POSTE & FONCTION
|
TACHES &
ATTRIBUTIONS
|
NIVEAU
D'ETUDE
|
ANCIENNETE
|
|
01
|
CHEF DE SERVICE
|
Coordonne toutes les activités.
|
L2
|
__
|
|
02
|
CHEF DE BUREAU TRAITEMENT PAIE
|
Traite la paie des agents
|
L2
|
7
|
|
03
|
CHEF DE BUREAU
CONTROLE DE PRESENCE
|
Gère les listes des présences des agents de tous
les services
|
__
|
__
|
|
04
|
CHEF DE BUREAU GESTION DES CARRIERES
|
traite tous les courriers
administratifs
|
L2
|
7
|
|
05
|
CHEF DE BUREAU
TRAITEMENT CONTENTIEUX ADMINISTRATIFS
|
Traite tout conflit entre les agents et la R.V.A.ou entre les
agents eux-mêmes
|
L2
|
7
|
|
06
|
DEUX AGENTS CHARGES DE TRAITEMENT SIFA
|
traite les situations familiales des agents
|
G3
|
15
|
II.1.8.2. Moyens Matériels
|
Noms
Matériels
|
Nombre
|
Marque
|
Nbre de
personnes
|
Année
d'acquisition
|
Etat
|
|
1
|
Ordinateur portable
|
1
|
HP620
|
1
|
2008
|
BON
|
|
2
|
Ordinateur fixe
|
1
|
HP620
|
1
|
2008
|
BON
|
|
3
|
Imprimante
|
1
|
HP office jet 6000
|
1
|
2008
|
BON
|
41
| 
