II.1.6. Circuit de circulation des informations
II.1.6.1. Narration
Comme on dit souvent que diriger c'est prévoir, tout
doit commencer par une idée. Sur ce, le conseil supérieur
d'administration se réunit régulièrement pour savoir :
> Quels sont les objectifs stratégiques et
organisationnels pour
les deux ou trois prochaines années ;
> Quelles sont les compétences, les connaissances et
l'expérience
qui seront requises pour relever ces défis ;
> Quelles exigences se posent en matière de
recrutement ;
> L'organisation -a -t -elle les attributions
nécessaires pour
relever ces défis.
Le conseil supérieur s'attèlera aussi à
:
+ Utiliser et développer le potentiel humain dont elle
dispose ;
+ Améliorer sa flexibilité ;
+ Renforcer la culture de l'entreprise ;
+ Modéliser les employés en vue de l'atteinte de
ses objectifs.
Après qu'il ait fini à diagnostiquer le
problème de l'entreprise, le directeur peut :
+ Initier le recrutement s'il y a des postes vacants ;
+ Procéder à la mécanisation des
nouveaux recrus, c'est -à -dire les intégrés dans le
système paie, Procéder à la retraite, et examiner le cas
litigieux ;
+ Organiser la formation pour le renforcement des
capacités du personnel ;
+ Procéder au recyclage des agents qui accuseraient
une certaine faiblesse.
+ Refaire la mise en place générale ;
+ Favoriser la promotion des agents qui le méritent et
sanctionner négativement ceux qui ne s'adonnent pas plus au travail.
Pour tous les cas administratifs (réclamation de
grade, de salaire, ou tout autre avantage) qui concernent les agents, ces
derniers devraient s'adresser à la hiérarchie à travers
une lettre administrative y afférente.
Cette lettre sera soumise à la hiérarchie
directe de l'agent pour visa avant d'être déposée au
secrétariat général pour solliciter la sanction du
directeur.
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Le directeur examinera les (la) demande (s), voire les
revendications de l'agent, qu'il transmettra sous forme des notes de service au
service gestion des carrières pour être traitée et les
faire exécuté ensuite par le service concerné.
Le service gestion des carrières traite les
recommandations et envoie les solutions au service concerné pour
l'exécution, puis établit un rapport qui sera adressé au
directeur.
Et la réponse sera aussitôt envoyée au
concerné.
NB : Chaque fin de l'année, le service gestion de
carrières, par le biais de son chef, établit un rapport annuel de
toutes les opérations administratives effectuées durant toute
l'année.
II.1.6.2. Diagramme de contexte
Dans le modèle conceptuel de communication, la
première étape d'une étude de l'existant nous permet de
modéliser les habitudes de travail dans l'organisation
concernée.
Elle permet de :
· Délimiter le domaine étudié ;
· Réduire la complexité en sous
problèmes traités individuellement ;
· Identifier les échanges d'informations entre
les différents acteurs ;
· Modéliser les échanges d'informations
entre les différents acteurs ;
· Identifier les acteurs internes et externes.
Flux d'informations
Représenté par une flèche entre deux
acteurs, traduit l'échange des informations entre deux acteurs
Acteurs externes
Eléments externes avec lesquels le système
échange des flux d'informations représentés par un ovale
pointillé.
Flux d'informations
Acteurs externes
Organisation
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Acteurs internes
Acteurs internes est un acteur faisant partie du système
d'information étudié,
Si le système est complexe, on peut considérer un
acteur interne comme un sous-domaine de ce domaine dans un nouveau
MCC(Modèle Conceptuel de Communication).
Il est représenté par un ovale à trait
plein.
Flux d'informations
Acteurs internes
Organisation
SERVICE GESTION DES CARRIERES
CONSEIL SUPERIEUR D'ADMINISTRATION
SECRETARIAT
DIRECTEUR
Prend les décisions ; Demande l'exécution de
décision prise.
Prend les notes de décision prise ; Envoie au service
gestion de carrières pour l'exécution
Prend les notes et traite les décisions
Demande au secrétariat d'informer les concernés
Informe aux agents
AGENTS
Relativement à notre étude, le diagramme de
contexte se représente de la manière suivante : un volet pour
représenter la situation lorsque le conseil d'administration initie
l'opération et un autre volet lorsque l'initiative vient des agents.
Premier volet (Lorsque la décision émane du
conseil supérieur de l'administration)
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Deuxième Volet (Lorsque la décision
émane de l'agent)
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Dépose la lettre de demande. Reçoit les demandes
des agents ; Trouve les dossiers ; Dépose les dossiers auprès du
directeur
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Examine les dossiers ; Ordonne au service gestion des
carrières de traiter les recommandations et le faire exécuter par
le service concerné
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Traite les recommandations fait par le directeur par le service
concerné
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Exécute les ordres
Etablit un rapport
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AGENTS
DIRECTEUR
SERVICE GESTION DES CARRIERES
SERVICE
CONCERNES
SECRETARIAT
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