III.2.2- Recommandations
par rapport aux faiblesses d'application
Au niveau du micro plan
- Le problème d'élaboration du budget
logistique par District Sanitaire
La mise en place d'un budget en adéquation avec
l'activité `a réaliser est primordial pour la réussite de
la mise en oeuvre de la campagne. Un budget bien élaboré permet
la réussite de l'activité, mais le contraire entrainerait des
risques.
Risque :
La non-exécution de certaines tâches à
cause du manque de ressources financières dû à une
sous-estimation du budget.
La sur estimation de lignes budgétaires constitue un
blocage de ressources qui ne peuvent servir à d'autres activités.
Recommandations :
Avant l'élaboration du tout budget, la commission
logistique doit se rendre sur le terrain pour s'imprégner des
réalités en vue de recueillir les informations et données
nécessaires. Dans le cas des activités qui sont sous
traitées, éviter de disloquer les lignes budgétaires.
Ainsi, pour la location de camions, regrouper plusieurs rubriques afin de
rendre consistant le montant du contrat de sous-traitance. On pourra regrouper
par exemple, la location du camion y compris les frais de carburant et de
manutention (chargement/déchargement) des balles de MILDA.
Au niveau du dénombrement
Aucune faiblesse d'application n'a été
relevée
Au niveau de l'appel d'offres
Aucune faiblesse d'application n'a été
relevée
Au niveau de l'exécution du contrat de
transport
- Les OT ne font pas tous l'objet d'une autorisation
de la Direction. Il arrive souvent que seule la signature du Logisticien suffit
pour donner l'ordre.
L'Ordre de Transfert est un document qui autorise le
transporteur à acheminer les conteneurs de MILDA du niveau central vers
les DS. L'acheminement des conteneurs est donc soumis à ce document qui
doit être validé par la Direction de PSI-CI.
Risque
Des détournements de conteneurs vers des destinations
autres que celles prévus dans le planning.
Recommandations
Prévoir sur le formulaire de l'OT un espace pour les
signatures du Logisticien et de la Direction. Ainsi, tout planning
établit par le Logisticien sera validé par la Direction de
l'entreprise.
Au niveau du pré positionnement
- Un déficit dans la traçabilité
des opérations de pré positionnement des MILDA
Lors des tests, nous avons constatés que toutes les
sorties de MILDA dans les conteneurs ne sont pas matérialisée sur
les Bons de Livraison et les fiches de mouvement conteneur). Ainsi, nous avons
constatés que des sorties de MILDA des conteneurs n'ont pas fait l'objet
de BL et/ ou n'ont été enregistrés sur la fiche de
mouvement des conteneurs.
Risque:
Des détournements de MILDA à des fins
personnelles.
Recommandation:
Chaque District Sanitaire doit désigner une personne
qui sera chargé de la Gestion des stocks des MILDA des conteneurs. Le
Gestionnaire des stocks sera chargé de suivre tous les mouvements de
stocks du conteneur par le remplissage des BL et des fiches de mouvement
conteneur. Il suivra tous les chargements de camion et sera tenu pour
responsable de tout manquement lié au mauvais remplissage ou aux oublies
lors du remplissage des documents du stock. A cet effet, il devra
bénéficier d'une formation adéquate en gestion des stocks.
Chaque jour de distribution, il devra produire un rapport de
distribution mentionnant le stock initial du conteneur, les quantités
sorties, les retours sur stocks et le stock restant au soir de la distribution.
Durant toute la période de distribution, le Gestionnaire des stocks
gardera par devers lui les clés des cadenas des conteneurs. Il rendra
compte aussi bien aux responsables des DS qu'a la commission logistique.
Au niveau de la distribution
- Absence de signatures de certains
bénéficiaires des MILDA dans le carnet de
dénombrement
Lors de tests de permanence effectués, nous avons
constatés dans certains carnets de dénombrement qu'il n'existait
pas de signature des chefs de ménages. Ce qui signifie en principe que
lesdits ménages n'ont pas récupérer leurs part de MILDA.
Par contre, les MILDA qui leur étaient destinées ont
été comptabilisées comme distribuées. Il s'agit
là d'anomalies graves que nous avons constatées.
Risque :
Détournement de MILDA au profit des acteurs de mise en
oeuvre.
Recommandations :
Pour une meilleure qualité des donnés de
distribution, la commission logistique doit s'établir des règles
de validation de ces données. Ainsi, l'absence de signature devant le
nom d'un chef de ménage doit être un motif pour ne pas prendre en
compte les MILDA correspondant comme distribuées. Par ailleurs, lors de
la confrontation des documents de distribution, toute prise en compte de cette
anomalie devrait faire l'objet d'une justification écrite.
- Le rapprochement entre les documents de la
distribution au niveau District et Central n'est pas
systématique
L'absence de consolidation des données au niveau
District et Central des chiffres de distribution des MILDA pose un
problème de qualité des données.
Risque :
Communication de fausses données de distribution car
les chiffres publiés ne reflètent pas la réalité du
terrain et par conséquent ne sont pas de qualité.
Recommandations :
Au niveau District, mettre en place une cellule de validation
des données sur la base des documents de distribution. Cette cellule
sera composée du Chargée de Surveillance Epidémiologique,
du Pharmacien, du Gestionnaire des Stocks et de tout autre membre de
l'équipe cadre du DS.
Au niveau central, une cellule de consolidation des
données communiquées par les Districts Sanitaires validera tous
les chiffres. Les chiffres validés pourront être
communiqués officiellement au bailleur de fonds et au Ministère
de la Santé.
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