II.3.2- LES PROCEDURES
D'EXECUTION DU CONTRAT DE TRANSPORT
Le contrat de transport est une convention liant un client
à un professionnel (le voiturier) qui s'engage à déplacer
une certaine quantité de marchandises confiées par le client,
dans un certain délai, moyennant un prix donné. Ce contrat donne
les obligations de chacune des parties.
Ainsi, le transporteur retenu a pour obligation principale
d'acheminer les conteneurs de MILDA d'Abidjan vers les 81 Districts Sanitaires
comme indiqué dans le cahier des charges et cela dans des conditions de
sécurité et de délais. Quant à PSI-CI, l'obligation
principale est le paiement des prestations exécutées.
II.3.2.1- Gestion des
opérations d'acheminement des conteneurs d'Abidjan vers les Districts
Sanitaires
L'acheminement des conteneurs de moustiquaires d'Abidjan vers
les Districts Sanitaires s'est fait par convois avec les véhicules du
transporteur en collaboration avec le Logisticien de PSI-CI. Le planning de
livraison est remis à l'avance au transporteur sur une fiche
appelée Ordre de Transfert. Les étapes successives de l'envoi
sont :
° Le Logisticien de PSI-CI remplis de façon
manuscrite les Lettres de Voiture (annexe VI) par conteneur et
par site de livraison selon l'OT. Il saisit le Ministère de la
défense en vue de l'obtention d'un laissez-passer pour l'envoi (la
saisie du Ministère de la Défense pour le laissez-passer
était due à la situation socio politique du pays en 2010).
Précisons que le laissez-passer est payant. Muni de ces documents, le
Logisticien se rend dans les locaux du transporteur pour les lui remettre.
Chez le transporteur, le commis chargé de l'envoi des
conteneurs rempli à son tour le Bordereau d'Expédition
sur la base des lettres de voiture de PSI-CI.
° Les conteneurs sont chargés sur des
camions-plateaux ou des auto-chargeuses. Il importe de rappeler que les
conteneurs de moustiquaires ont été stationnés dans le
parc du transporteur sis à Vridi et à la base coton à
Treichville. Ces opérations de chargement ne se font pas toujours en
présence du Logisticien de PSI-CI car une fois les LV émises et
transmises au transporteur, la présence du Logisticien n'est plus
nécessaire pour les envois.
° L'autorisation de départ est donné par
les responsables de la société de transport dès
réception des documents en provenance de PSI CI. L'absence d'escorte
lors des envois a été souvent préjudiciable pour PSI CI.
° Les conteneurs sont déchargés des camions
et déposés sur les sites indiqués dans la Lettre de
Voiture. Les vérifications d'usage se font par une confrontation entre
la Lettre de Voiture de PSI-CI et le Bordereau d'Expédition du
transporteur et l'existant physique. Le réceptionnaire des conteneurs
dans les Districts vérifie que les numéros de plomb et de
conteneur sont conformes à ceux mentionnés sur les documents de
livraison. Si c'est le cas, le responsable du District Sanitaire
décharge la Lettre de Voiture et le Bordereau
d'Expédition. Au cas contraire, il mentionne les observations
nécessaires.
La Lettre de Voiture de PSI-CI contient 4 feuillets ou souche
par liasse. Il s'agit d'un document imprimé et
pré-numéroté de 50 liasses par carnet. Chaque liasse
comprend quatre feuillets/souches répartis comme suit :
_ la souche blanche pour le destinataire final (le District
Sanitaire)
_ la souche verte pour le transporteur
_ la souche rose retourne à PSI-CI après la
signature du District Sanitaire
_ la souche jaune reste dans le carnet
° Une fois les documents signés, le conducteur
retourne à Abidjan avec les doubles des souches. La
société de transport informe alors le Logisticien de PSI-CI par
mail de la livraison des conteneurs au fur et mesure que celles-ci ont lieu. La
durée moyenne entre le chargement des conteneurs et leur livraison sur
les sites varie en fonction des distances entre Abidjan et le District
Sanitaire. Le nombre moyen de jour varie entre 1 et 4 jours.
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