III.2.2- Système comptable à la
Générale des Assurances
Le choix et le mouvement des comptes selon le principe de la
partie double constituent la technique de l'imputation. Sa mise en oeuvre
matérielle relève de la technique de l'enregistrement comptable.
Cette technique évolutive recouvre deux (02) notions distinctes
étroitement liées : notion de système comptable et notion
de procédé comptable. La Générale des Assurance a
mis en place un système comptable caractérisé par les
livres et les documents utilisés, l'ordre de succession des
différentes tâches et la façon d'obtention des
synthèses. Ce système consiste en un traitement des
opérations comptables suivi de l'imputation.
> Le traitement des opérations comptables
:
Le traitement des opérations comptables regroupe la
tenue des journaux, de la gestion de la trésorerie caisse, de la
transmission des documents de caisse et des versements d'espèces en
banque d'une part et la tenue informatique d'autre part.
> Le journal
Il est fondamental car toutes les opérations concernant
la société doivent y être enregistrées. A chaque
débit d'un compte doit correspondre un crédit. Il permet de
déterminer rapidement les soldes disponibles par la
société et ses agences. Il permet ainsi de connaitre la situation
financière et comptable tels que le montant des primes
encaissées, les sinistres payés, les envois de fonds (reversement
de primes), les frais généraux et les commissions acquises. Sa
présentation générale figure dans le tableau
ci-dessous:
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Date
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N° PC
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Libellés
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Journal
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Caisse
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Banque
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Production
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Opérations diverses
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D
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C
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D
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C
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D
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C
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D
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C
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D
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C
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N° de
compte
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> La gestion de la trésorerie caisse
:
Le système de traitement de la caisse de la
Générale des Assurances est manuel. L'enregistrement des caisses
menues dépenses et caisses recettes est fait à la main. Ce
procédé manuel rend difficile la tâche à la
caissière. Cependant toutes les dépenses internes ou externes et
les recettes sont mentionnées à partir du brouillard
séparément ; les opérations sont portées
quotidiennement au journal (ou livre journal). Elle enregistre les informations
comptables dans le respect des formes prescrites par la loi :
- Le livre journal est tenu dans l'ordre chronologique, sans
blanc, ni altération (surcharges) : il ne peut être
complété ou modifié postérieurement à la
date de l'opération ;
- Ses pages sont cotées, datées et
paraphées, ce qui empêche de les faire disparaître.
Au terme de ce travail, les documents sont transmis à la
comptabilité pour traitement. Ces documents transmis en fin de
journée par la caissière au chef comptable comprennent :
- le volet détachable des brouillards de caisse «
dépenses » et « recettes »; - les justificatifs de la
recette et dépenses ;
- le volet détachable du brouillard des chèques
(demande de fonds) ; - les chèques reçus au niveau de la
caisse.
Le Directeur Administratif Financier procède aux
contrôles d'usage et vise les volets détachables des brouillards
de caisse et de chèque ; des photocopies des brouillards de caisse
comportant des différences de caisse et les reçus de versement
d'espèces en banque sont faites afin de permettre l'imputation comptable
de chaque donnée indiquée en clair. La comptabilité classe
les brouillards de caisse et les brouillards de chèque; elle conserve
également une photocopie du brouillard journalier de caisse pour
d'éventuels contrôles. Elle procède à la remise et
à l'encaissement des chèques transmis par la caissière
après endossement de ceux-ci ainsi que l'ensemble des pièces
justificatives pour enregistrement.
o Le versement d'espèces en banque :
Chaque matin le chef comptable arrête en commun accord
avec le CDFC, le montant des espèces à verser en banque et le
choix du compte à alimenter. Il établit un ordre de
dépense qu'il soumet à la signature du DAF. La caissière
établit le bordereau de versement d'espèce sur la base de l'ordre
de dépense et le soumet au CDFC pour signature. La caissière
effectue le versement des espèces contre délivrance d'un
reçu de versement établi et signé par la banque. La
caissière enregistre le versement dans le brouillard de la caisse sur la
base du reçu de banque. A la réception d'un reçu de
versement, le CDFC établit un avis de recette banque qu'il vise et
transmet à la comptabilité en même temps que la photocopie
du reçu de versement d'espèces délivré par la
banque pour saisie dans le compte banque concerné.
· La tenue informatique :
Pour accroître sa capacité de traitement
comptable, La Générale des Assurances utilise d'autres
méthodes. Au nombre de ces méthodes figure le traitement
automatique. Mais avant de parler de ce mode de traitement, il importe de faire
observer deux préalables. Le système comptable de la
Générale des Assurances fait appel à l'information. A ce
titre il doit respecter deux règles fondamentales :
- l'organisation du système de traitement doit garantir
toutes les possibilités d'un contrôle éventuel ;
- les procédures de traitement autorisées de
comptabilité doivent être organisées de manière
à s'assurer du respect des exigences de sécurité et de
fiabilité requises en la matière.
La caractéristique fondamentale du traitement
automatique des opérations comptables est la saisie qui est la seule
première opération d'enregistrement. A ce niveau, la
création des différents journaux s'opère. En ce qui
concerne la Générale des Assurances, trois types de journaux ont
été crées au regard de l'importance de son portefeuille.
Il s'agit du :
+ Journal des achats pour l'enregistrement
des opérations d'achats pour le compte de la GA. Dans ce journal sont
enregistrées toutes les opérations d'achat concernant les
fournitures de bureau, matériels de bureau... ;
+ Journal des opérations diverses (100) :
Ces opérations ne sont pas liées à la trésorerie et
sont reparties selon leur nature dans les journaux ci-dessous :
- Journal de production pour l'enregistrement des
primes toutes taxes comprises (TTC) et des commissions à recevoir par
l'agence (comptes principaux 412, 411, 701, et 401) ;
- Journal des opérations diverses pour
l'enregistrement des opérations qui n'ont pas leur place dans les autres
journaux ;
- Journal des avenants nouveaux pour l'enregistrement
des opérations qui viennent en modification ou en annulation de contrats
préenregistrés ;
- Journal de trésorerie comprenant :
· journal des chèques à encaisser ;
v' journal de banque pour l'enregistrement des
opérations avec la banque Cependant, il établit un journal
à part en fonction de la banque en relation avec la GA ;
v' journal de caisse principale pour l'enregistrement des
recettes ; v' journal de caisse menue dépenses pour les
dépenses.
> L'imputation comptable :
L'imputation d'un compte consiste à inscrire une somme
à son débit ou à son crédit. Les pièces de
la GA sont donc imputées dans des comptes codifiés selon ses
activités (encaissement primes, règlement sinistres, achat de
fourniture de bureau, matériels de bureau...)
L'imputation comptable se fait au niveau de la GA d'abord
manuellement et ensuite sur le logiciel
- Manuellement, plusieurs éléments sont pris en
compte pour l'établissement du plan comptable à partir des
comptes de la classe 1 à la classe 8. (cf. plan comptable de la GA en
annexe). Parmi ces éléments on peut citer :
- Le recensement de tous les clients de l'agence en leur
attribuant des numéros de compte Client composé de sept
chiffres.
Exemple du compte client de la GA : 412
Compte client code client
Les immobilisations ont aussi des comptes de sept chiffres.
Exemple du compte matériel de transport : 215
0000
Le même principe est appliqué aux classes 5 ; 6 ; 7
; 8. C'est en tenant compte de tous ces paramètres que se déroule
le pointage des pièces comptables de même que leur imputation.
- L'imputation sur le logiciel est considérée comme
étant la dernière phase car il s'agit
de reporter sur l'ordinateur l'opération
déjà faite sur les pièces comptables ; autrement dit,
c'est la saisie sur le logiciel.
Alors le logiciel génère automatiquement les
différentes écritures dans le brouillard et le numéro du
mouvement qui doit être reporté sur la pièce s'affiche. Le
brouillard permet de corriger les erreurs éventuelles survenues lors de
la saisie.
Dans le même temps, la machine réalise
automatiquement les autres travaux comptables à savoir la ventilation
des comptes dans les autres états financiers. Après toutes les
saisies du mois, on procède à la clôture mensuelle. Mais
s'il arrivait que le comptable détecte une écriture
erronée au cours du mois, l'annulation est possible. La correction se
fait directement sur le logiciel par les informaticiens à base d'une
photocopie de la pièce mal saisie que le comptable conserve comme
preuve. Au de la de la clôture, l'annulation est faite par la contre
passation.
A la lumière de toute cette connaissance de la notion
comptable en matière d'assurances, l'on est logiquement en droit de
demander comment s'opère concrètement la comptabilisation des
opérations à la Générale des Assurances. C'est ce
à quoi nous consacrons cette rubrique.
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