III.2- Opérations comptables
coordination. En matière de travaux comptables ce
principe trouve toute sa signification. Cela entraine à examiner
séparément les opérations comptables des agences de la
Générale des Assurances et du siège. Mais nous ne le
ferons pas sans savoir l'aperçu comptable d'une agence.
III.2.1- Aperçu comptable et principes de gestion de
comptes des agences de la GA
La dynamique de couverture du territoire national et de
conquête d'une importante part du marché national, conduit la
Générale des Assurances à traiter avec des partenaires
nationaux dont les agences.
Une agence d'assurance est un établissement
indépendant de l'administration de l'agent général qui
s'engage à mettre son activité pour le compte du siège
social. Elle sert aussi d'intermédiaire entre le siège et la
clientèle. L'agence est tenue de rendre compte au siège
jusqu'à la limite fixée par le mandat. Néanmoins, la loi
lui fait obligation de tenir des documents comptables dans les normes
fixées par le code CIMA.
En effet, selon les articles 501, 506, 508, 514 de ce code,
l'agent général d'une société d'assurance est une
personne physique exerçant une profession libérale justifiant des
connaissances professionnelles suffisantes. Ce dernier n'est pas salarié
de la société. Il est rémunéré sur la base
des commissions sur affaires contractées avec les assurés ou sur
créances recouvrées.
Le contrat qui lie ce mandataire à la
société est dénommé « traité de
nomination ». S'agissant de la Générale des Assurances,
l'organisation des travaux comptables se situe au niveau de la
répartition des tâches au sein du service de la
comptabilité et non au niveau des collaborateurs de l'agent
général car toute la comptabilité est tenue au
siège et non dans les agences.
Le traitement des opérations comptables des agences de
la Générale des Assurances est manuel. Cette procédure de
traitement manuel rend difficile la tâche des agences. Elles sont
obligées de faire parvenir hebdomadairement leurs pièces
comptables au siège en vue de leur traitement informatique.
Au siège, le chef comptable procède à la
vérification des pièces comptables provenant des agences par
pointage afin de s'assurer de la régularité des opérations
effectuées. Le comptable photocopie les originaux et les classe dans un
classeur selon l'ordre chronologique et par agence. Après ce
préliminaire, il impute et numérote ces pièces puis il
les saisit dans les opérations diverses. En
dernière position il les classe par nature et par agence dans des bacs
à archives à conserver pour d'éventuels contrôles
pendant dix (10) ans selon les prescriptions du SYSCOA.
Exemple d'imputation en cas d'agence directe
Caisse bobo
D : 57OOOO1
Montant
C : 4120101
Client
Exemple de numérotation
100005 N° de la pièce
Mois d'octobre
La rentabilité d'une société d'assurances
dépend également de la politique de gestion qui y est
développée. Dans cette optique, une politique axée sur une
gestion saine implique un certain nombre de principes dont il convient de
rappeler quelques-uns :
> Quittancement :
C'est le point de départ de la comptabilité de
l'agent car à partir de ce moment, il devient propriétaire
vis-à-vis des primes qui lui sont débitées et inversement
des commissions qui lui sont créditées. Les quittances informent
sur la nature et les termes du contrat d'assurance. Elles ne certifient pas le
paiement effectif mais plutôt l'émission. Les paiements sont
certifiés par des reçus de caisse. Il existe plusieurs types de
quittance en fonction des opérations comptables. Ce sont :
1' La quittance d'émission de primes pour les
émissions nouvelles ou
renouvellement ;
1' la quittance de ristourne pour les remboursements de tout ou
partie d'une
prime ;
1' la quittance pour avenant de résiliation ou de
modification qui vient en annulation ou en remplacement des contrats existants
en portefeuille.
> Taxes et accessoires :
Tous les contrats d'assurances sont soumis à une taxe
d'assurances dont le taux varie en fonction de la catégorie ou du risque
assuré. Cette taxe réservée à l'Etat est
perçue en même temps que la prime. La TVA n'est pas
déductible aux entreprises d'assurance. Quant aux frais accessoires ils
sont perçus pour tous les contrats IARD (sauf exonération). Ils
représentent les frais de constitution des dossiers. Ils sont
applicables sur la prime nette et en cas de fractionnement sur les primes
nettes mensuelles ou semestrielles.
> Paiement de prime après envoie de l'avis
d'échéance :
Lorsque le client se présente à la suite de la
lettre d'avis d'échéance, le producteur sort le dossier et remet
la quittance à la caissière. Il demande au client d'aller payer.
La caissière encaisse la prime, délivre un reçu de
paiement et acquitte la quittance.
Dans le cas d'un renouvellement de l'assurance automobile, le
producteur établit l'attestation d'assurance. Dans le cas contraire, le
producteur soumet l'avenant au chef de service pour contrôle,
vérification et signature. Le producteur remplit la fiche
journalière de production notamment dans sa rubrique concernant le
renouvellement. Il fait signer l'avenant par le client et lui remet un
exemplaire.
Lorsque le client est une personne morale, au terme de la
procédure de renouvellement, le producteur lui envoie l'avenant
signé en lui demandant la copie « compagnie » dûment
signée. En ce qui concerne le Directeur Technique, il effectue le
renouvellement des impayés en appliquant les procédures de
recouvrement conformément au code CIMA.
> Avis de débit crédit ou avis
d'opérations :
Il permet de porter à la connaissance de l'agent les
écritures qui modifient le solde tant au débit qu'au
crédit. Ce document est essentiellement comptable ; il doit être
enregistré dans la comptabilité de l'agent (livre de caisse ou
journal grand livre).
> Arriéré :
C'est un document édité à la fin de
chaque trimestre par la société et dans lequel figurent les
primes émises et comptabilisées qui n'ont pas encore fait l'objet
d'un encaissement connu par la société. L'ensemble des
arriérés comprend deux parties :
v L'arriéré pur ventilé en fonction du mois
de comptabilisation des primes ;
v' l'arriéré de production au titre du dernier mois
(dont l'émission de la prime accuse un retard).
Le logiciel " LOGISIM " utilisé par la
Générale des Assurances permet de consulter les
arriérés en comptabilité c'est-à-dire de savoir le
solde du client et sa dette.
Nous pouvons maintenant nous interroger sur le traitement des
opérations comptables au siège de la générale des
Assurances (GA).
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