Paragraphe 2 : Restitution des observations de stage
Nous allons présenter dans un premier temps les
constats faits au niveau de la direction en général, au niveau du
Secrétariat Administratif où s'est déroulé durant
tous les trois mois notre stage et dans un second temps faire l'inventaire des
forces et faiblesses.
A. Les constats faits au niveau général
et au secrétariat administratif 1) Au niveau
général de la DG-Eau
Dans cette partie, nous allons restituer les constats faits
sur le fonctionnement général de la DG-Eau.
Nous avons remarqué durant tout notre séjour que
la DG-Eau, compte tenu de son fonctionnement, a institué un CODIR qui se
réunit par semaine et une réunion trimestrielle regroupant tous
les acteurs administratifs de la DG-Eau. Cela permet de faire le point des
activités menées et de se donner une fois encore de nouvelles
tâches et orientations. Ainsi, nous remarquons qu'il y a une
gestion planifiée à la DG-Eau.
(Force)
Au cours de notre stage, nous avons constaté qu'il
existe dans toutes les directions, services et secrétariats des
interphones, ce qui permet de vite passer les informations et de les faire
circuler à temps. La DG-Eau est connectée au réseau
Internet et au Wifi, ce qui facilite la navigation, les recherches et le
partage des informations entre agents. La structure dispose aussi d'un standard
qui passe rapidement les lignes, que cela soit de l'intérieur comme de
l'extérieur. Il importe de rappeler que certaines directions
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
techniques de la DG-Eau disposent de la caméra
cachée qui permet de suivre le mouvement des agents dans la structure.
Tous les agents de la DG-Eau disposent d'un micro-ordinateur. Le
Secrétariat comme les autres services dispose d'un poste
téléviseur qui permet aux secrétaires de suivre les
informations et les actualités. On note à ce niveau
l'existence de Technologie d'Information et de Communication (TIC) à la
DG-Eau. (Force)
Nous avons constaté qu'à la DG-Eau, les
directeurs, dans la gestion des activités administratives telles que les
rendez-vous, les réunions, les ateliers, n'associent pas leurs
secrétaires. Ils s'occupent personnellement des tâches, ce qui
désoriente parfois les secrétaires dans l'accomplissement de
leurs fonctions. A la DG-Eau, Les secrétaires sont envoyés suivre
des formations dans le domaine administratif, mais ils ne sont pas
utilisés conformément aux compétences acquises au cours de
ces formations. Aussi, les secrétaires à la DG-Eau
n'assistent-ils pas leurs directeurs aux réunions, aux
conférences et n'organisent jamais leurs voyages et surtout au SA
où s'est déroulé notre stage, la SA ne connaît pas
l'Agenda du DG. Nous notons là qu'il y a une
méconnaissance du métier de secrétaire à la DG-Eau.
(Faiblesse)
Nous avons remarqué que les membres du personnel de la
DG-Eau n'entretiennent pas de bonnes relations de travail entre eux. Les agents
dans l'accomplissement des tâches ne demandent pas de l'aide des autres
pour bien réussir les tâches. Ce qui fait que les activités
sont parfois mal effectuées. Il ne s'observe pas le respect,
l'humilité, la confiance, l'amour du prochain, la mutualité dans
l'exercice de leurs fonctions. Ce phénomène ne permet pas une
collaboration favorable au travail du groupe. Nous notons alors le
manque de communication et de relations interprofessionnelles.
(Faiblesse)
A la DG-Eau, le SA et les autres directions ne sont pas
facilement identifiables. Il n'existe pas un panneau indicateur qui puisse
orienter les
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
étrangers à l'entrée dans la structure.
Il faut qu'ils demandent d'abord aux gardiens qui sont à la
guérite avant d'être orientés encore qu'il n'y a pas un
service accueil à la DG-Eau. Ceci fait que les visiteurs se perdent
à l'intérieur de la direction. Nous déduisons
à ce niveau l'insuffisance de moyen de communication visuelle.
(Faiblesse)
Aussi, avons-nous remarqué que le Site Web de la DG-Eau
n'est pas actualisé et ne contient pas assez d'informations sur la
direction. Ce qui fait que si quelqu'un veut avoir d'informations sur la
DG-Eau, il est obligé de venir dans la structure afin d'être
orienté vers le Service de l'Information et de la Documentation. Ceci
suppose aussi que quelqu'un qui est à l'extérieur et veut
connaître la DG-Eau, ne peut pas. Nous notons alors à ce
stade le manque de visibilité de la DG-Eau. (Faiblesse)
A la DG-Eau, la présence des agents au bureau n'est pas
contrôlée. Il est mis à la disposition de chaque service un
cahier de présence dans lequel l'agent qui vient au bureau, met la date
et l'heure d'arrivée et met à la sortie, l'heure de la sortie.
Mais il y a certains agents qui ne viennent pas à l'heure au bureau et
quittent avant l'heure de la sortie. De tout ceci, nous avons constaté
que personne ne contrôle cette irrégularité des agents au
service. Nous en déduisons le manque de suivi du personnel au
bureau. (Faiblesse)
2) Au niveau du Secrétariat
Administratif
Notre stage à la DG-Eau s'est déroulé
durant tous les trois mois au Secrétariat Administratif qui se situe au
1er étage du 2ème bâtiment à
droite à l'entrée dans la structure.
Le Secrétariat Administratif est sous la
responsabilité d'une Secrétaire Administrative qui a rang de Chef
Service. Elle a sous ses ordres une secrétaire qui l'aide dans
l'accomplissement de sa mission. Elle a pour tâches la gestion de toutes
les correspondances de la DG-Eau, la centralisation des
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
correspondances, la gestion des visites, la réception
et la ventilation du courrier ; bref, assurer l'organisation du travail
administratif.
Durant tout notre séjour au SA, nous avons
observé que la Secrétaire Administrative, avec l'apport de sa
Secrétaire, s'efforce d'accomplir sa mission. Au SA, on s'occupe de la
réception du courrier à leur arrivée et procède
à leur enregistrement. L'enregistrement consiste à inscrire
premièrement dans le registre « Courrier Arrivée »,
préalablement subdivisé en des colonnes, la date d'arrivée
du courrier et le numéro d'enregistrement à l'arrivée qui
est déterminé chronologiquement par rapport aux
précédents ; deuxièmement on inscrit la date, le
numéro d'enregistrement du courrier à l'expédition,
l'expéditeur et le nom du signataire ; troisièmement on inscrit
l'objet de la lettre et quatrièmement, on appose sur la lettre le cachet
« Courrier Arrivée » composé du timbre, de la date, de
l'heure et du numéro d'enregistrement du courrier à
l'arrivée. Soulignons que l'enregistrement du « courrier
arrivée » est manuel. Après l'enregistrement, elle range le
courrier dans un parapheur qu'elle va déposer au DG en vue d'un
traitement.
Le DG, après annotation, affectation et instructions,
retourne le parapheur à la secrétaire qui, à son tour,
procède à la sortie du courrier dans le registre et se charge de
leur transfert aux directions et services concernés. Ce qui se fait
à l'aide de l'Agent de Liaison qui note tout dans un cahier de
transmission interne. Nous déduisons ainsi de ce processus,
qu'il y a une gestion efficace du courrier arrivée.
(Force)
En ce qui concerne le « courrier départ », la
secrétaire reçoit d'abord le courrier « départ »
établi par les directions techniques de la structure, mis à la
signature du DG et déjà rangé ou non dans un parapheur ou
qu'elle-même range dans un parapheur. Ensuite, elle soumet le courrier
à la signature du DG. Le DG, après correction s'il y a lieu ou
signature, retourne le parapheur à la secrétaire qui
procède au tri du courrier en retirant celui sur lequel il y a des
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
corrections à faire. Enfin, elle transmet le reste
à sa secrétaire qui à son tour attribue un numéro
d'enregistrement à chaque courrier, les enregistre dans son
micro-ordinateur à l'aide d'un logiciel de traitement de courrier
administratif « courrier départ ». Elle fait une copie de
chaque courrier qu'elle classe chronologiquement suivant les numéros de
départ dans les biblorhaptes numérotés selon le type de
courrier, qu'il s'agisse d'une note, d'une note de service, d'un compte rendu,
d'un rapport, d'une simple lettre, etc. Les biblorhaptes sont classés
dans les armoires à la fin. Après cette opération, elle
appelle les secrétaires des directions qui viennent chercher le courrier
les concernant. Les autres correspondances « départ » sont
transmis à l'Agent de Liaison qui fait les plis et procède
à la distribution. Nous observons ici qu'il y a une gestion
performante et sécurisée du courrier départ.
(Force)
Au cours de ce stage, nous avons constaté, en ce qui
concerne l'environnement de travail, que le cadre du local du SA est
très vaste, bien bâti de forme rectangulaire, doté d'une
salle d'attente (avec quatre chaises et une table sur laquelle on dépose
les journaux que les visiteurs lisent pendant leur attente afin d'éviter
l'ennuie) et d'une salle réservée à l'Agent de Liaison
pour l'accomplissement de ses tâches. A l'intérieur du local, le
sol est recouvert d'une moquette ; les fenêtres du local sont en vitres
teintées ayant une ouverture sur la cour de la DG-Eau, ce qui permet
d'éviter le bruit du dehors et de recevoir de l'air naturel lorsqu'il y
a coupure d'électricité et on ouvre les fenêtres ; les
portes du local sont faites en bois. Rappelons que le local est doté de
trois climatiseurs et des toilettes internes. On note ici qu'il y a un
bon aménagement du poste de travail. (Force)
Aussi, avons-nous remarqué que le Secrétariat
est pourvu de deux principaux bureaux : d'abord, le bureau de la SA qui est
fait en forme « L » avec un fauteuil pivotant, ensuite le bureau de
sa secrétaire qui est simplement constitué d'une table avec des
armoires à tiroirs et d'une chaise sur laquelle
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
elle s'assoit. Signalons qu'il y a aussi un petit bureau
réservé aux stagiaires et quatre (04) armoires à porte
battante dans lesquelles elles classent les documents. On constate
alors qu'il y a existence de meubles de bureau au SA.
(Force)
Sur les bureaux de la SA et de sa secrétaire, il y a
respectivement un micro-ordinateur. Au micro-ordinateur de la SA, il est
branché une imprimante de marque "HP LaserJet P2015 (couleur
blanc/noir)". A celui de sa secrétaire sont connectés une
imprimante de marque "HP LaserJet 1320 (blanc/noir)", une imprimante à
couleur de marque "HP Color LaserJet 2600n" et un Scanner. Soulignons qu'il y a
dans la salle de l'Agent de Liaison un électrocopieur qui permet de
faire la copie des documents. Il existe aussi sur les deux bureaux des
matériels de bureau tels que les registres, les parapheurs, les
trombones, le crayon, les stylos, l'agrafeuse, le perforateur, etc. Il
y a donc existence de matériels informatique et de travail.
(Force)
Nous avons remarqué durant toute la période de
notre stage que le SA dispose des outils informatiques tels que des
micro-ordinateurs sur lesquels sont installés des logiciels
d'application (Word, Excel, Publisher...) mais qui sont presque
inexploités. Aussi, constatons-nous qu'à part le courrier
départ qui vient des autres directions techniques, le SA n'initie aucun
courrier départ. Ce qui fait qu'il n'y a pas une rédaction
proprement dite au SA. Nous déduisons de ce fait, la non
utilisation des outils bureautiques. (Faiblesse)
Lorsque les appareils (électrocopieur, imprimante,
micro-ordinateur) tombent en panne au SA, la secrétaire fait un bon de
réparation ou un bon d'acquisition qu'elle adresse à la DAF qui
traite la demande. Mais nous avons remarqué que les demandes ne sont pas
vite traitées à la DAF et le secrétariat est obligé
de recourir à d'autres services avant d'imprimer les documents et de
faire les copies. Nous notons donc la lenteur dans le traitement
des
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
demandes de réparation ou d'acquisition du
matériel de travail. (Faiblesse)
Au SA, lorsqu'il y a rupture du matériel de travail
(encreur, rame de papiers, stylos, agrafes...), la secrétaire fait la
demande pour en recevoir. Mais il faut noter que la DAF met du temps à
livrer le matériel au SA, ce qui fait perdre du temps à la
secrétaire dans l'accomplissement des tâches. Nous
observons la lenteur dans la mise à disposition des fournitures de
bureau au SA. (Faiblesse)
B. Inventaires des observations faites
Cette partie va consister à répertorier les atouts
et les dysfonctionnements observés à la DG-Eau.
1) Atouts
gestion planifiée ;
bon aménagement du poste de travail ;
existence de meubles de bureau ;
existence de matériels informatique et de travail ;
existence de Technologie d'Information et de Communication ;
gestion efficace du courrier arrivée ;
gestion performante et sécurisée du courrier
départ ;
2) Dysfonctionnements
non utilisation des outils bureautiques ;
méconnaissance du métier de secrétaire ;
manque de communication et de relations interprofessionnelles ;
insuffisance de moyen de communication visuelle ;
manque de visibilité de la DG-Eau ;
Réalisé et soutenu par Frédéric Komi
DADE
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
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lenteur dans le traitement des demandes de réparation ou
d'acquisition du matériel de travail ;
lenteur dans la mise à disposition des fournitures de
bureau au SA ; manque de suivi du personnel au bureau.
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