Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives: cas de la Direction Générale de l'Eau

B) Recommandations envers les secrétaires de la DG-Eau

Le métier de secrétariat a été depuis des années appelé à disparaître. Mais le constat opposé se réalise. Pour cela, il n'est pas du moment pour les secrétaires de reculer. Il faut que les secrétaires démontrent leurs capacités et leurs compétences à accomplir les tâches administratives. Etant donné que les secrétaires, à cette ère, ont dépassé l'étape d'exécutant, ils doivent faire preuve de responsabilités et de passion au travail. Pour cela, nous recommandons aux secrétaires de la DG-Eau de mettre en pratique les connaissances acquises au cours des diverses formations reçues en s'imposant par la qualité du travail. Ils doivent prouver à leurs responsables qu'ils peuvent faire et même aller au-delà. C'est en cela qu'on reconnaîtra leur esprit d'initiative, leur professionnalisme et leur polyvalence.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

Nous recommandons aux secrétaires de faire une utilisation rationnelle du matériel de travail pour optimiser le coût administratif. Nous leur proposons de faire des demandes de stage de formation afin d'aller acquérir de nouvelles aptitudes dans le domaine du secrétariat. Nous leur proposons aussi de faire personnellement des inscriptions en formation initiale ou continue puisqu'il ne suffit pas de prendre le titre de secrétaire de direction mais il faut savoir pourquoi on est secrétaire et ce qu'on est capable de faire.

CONCLUSION GENERALE

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

La performance d'une organisation réside non seulement dans la prise en compte des moyens financiers mais aussi et surtout du capital humain. La gestion des activités administratives sans l'implication des acteurs concernés et surtout du secrétariat ne ferait que réduire le rendement de l'entreprise.

Ainsi, notre stage d'une durée de trois (03) mois qui s'est déroulé au Secrétariat Administratif de la DG-Eau nous a permis d'être informé sur les problèmes qui entravent le fonctionnement normal du secrétariat et de remarquer que la méconnaissance du rôle des capacités du secrétaire dans l'accomplissement du travail administratif et l'ignorance du métier de secrétariat sont à la base de tous ces problèmes. Aussi, le retard observé dans la mise à disposition du matériel au secrétariat fait que ce dernier n'arrive pas à atteindre sa mission d'organiser et de communiquer dans la structure.

Nos enquêtes et nos analyses nous ont permis de confirmer les hypothèses émises par rapport aux problèmes spécifiques de l'étude.

Dès lors, il s'avère indispensable pour la DG-Eau de reconnaître les capacités et la valeur du secrétaire afin qu'une amélioration des prestations de son administration soit effectuée. Pour cela, nous avons proposé des solutions suivies des recommandations à l'endroit des autorités et des secrétaires. Mais nous soulignons que ces solutions ne sont pas d'office une condition obligatoire à laquelle il faut honorer pour résoudre les problèmes.

Toutefois, nous demandons aux responsables de donner un minimum d'intérêt aux solutions et aux recommandations et à les essayer. Cela pourra profiter à la DG-Eau et lui permettra de donner une autre image à son administration.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

I. DICTIONNAIRES

- Dictionnaire Le Petit Larousse, Grand Format (1996).

- Dictionnaire Universel, Editions HACHETTE, 5^ème édition.

II. OUVRAGES

- AUBY Jean-François, (1996) : << Le management public », Paris, Editions SIREY-DALLOZ.

- BONNET Gérard et Nicole MEUNIER, (1995) : << Connaissance de l'TLJrThrisT » Tome 2, Paris, Les Editions FOUCHER.

- CHAMPAGNE C. et D. BOUCKENHOVE, (1998) : << Communication et Organisation », Rosny, Edition BREAL.

- PETITPAS Jean-Guy, Paul-André GAGNE et Guy BOUCHER, (1994) : << Comment motiver, mobiiser et responsabiiser mon personnel », Québec, Editions Les Publicains du Québec.

-+ VIVIEN J.-P., D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GHELFI et G. ORTEGA, (1994) : << Action et Communication Administratives », Paris, Edition HACHETTE LIVRE.

III. MEMOIRES

MOUKAÏLA H. Hadi (2006) : << Problématique de la participation des Assistants de Direction à la prise de décision : cas du PNLS », mimographe, cycle I, ENAM, UAC.

Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de la DG-Eau.

IV. WEBOGRAPHIE

Gérard LECRIVAIN, « Management des Organisations et Stratégies », http://www.managmarket.com

http://fr.wikipedia.org/wiki/implication

http://secretaire direction.htm

http://www.supersecretaire.com

http://www.top-assistante.com

Jean Gerbier, « Organisation et fonctionnement de l'entreprise », http://www.cnam.fr/lipsor/dso/data/simplification.doc

V. AUTRES

Arrêté 2007 n°18 MMEE/DC/SGM/CTJ/CTR-Eau/DG-Eau/SA portant attributions, organisation et fonctionnement de la DG-Eau.

ANNEXES

DIRECTEUR
GENERAL

Secrétariat
Administratif

Cellule d'Audit
Interne

Directeur Général
Adjoint

C/SEAU/DDEE

Directeur de
l'Information sur
l'Eau

Directeur de la
Planification et de
la Gestion de l'Eau

Directeur de
l'Administration et
des Finances

Directeur de la
Programmation et
du Suivi-Evaluation

Directeur de
l'Approvisionnement
en Eau Potable

SHU

SDCS AEP

SAEP -MR

SH SES SQE SBDI SIDC SC-GIRE

SGDPE SEPSOB SARH SBCF SML SPP SSE

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ANNEXE n° 1
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION GENERALE DE L'EAU

ANNEXE n° 2
PROFIL DE POSTE D'UN SECRETAIRE DE DIRECTION

Service : Secrétariat Fonction : Secrétaire de Direction
Capacités	Niveau d'aptitude
	1	2	3	4
Formations et expériences		·
Formation générale Formation professionnelle
Compétences		·
A rédiger		·
A concevoir		·
A s'exprimer, communiquer		·
A négocier		· ·
A diriger
A aider à la prise de décision
A organiser			·
A observer et analyser			·
A travailler en équipe			·
A s'adapter			·
Maîtrise de la bureautique			· ·			Qualités
				Discrétion
		·		Disponibilité
		·		Mémoire
		·		Ordre, méthode
		· ·		Conscience professionnelle
				Courtoisie
				Maîtrise de soi
				Elégance
				Esprit d'initiative
			·

Légende : Formation générale : BEPC, BAC, BAC+3. Formation professionnelle : CAP, BTS, DTS. 1 IYIEKIXESWEIG : 1= passable ; 2= assezbien ; 3= bien ; 4= très bien.