Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre
Pour l'application des solutions proposées aux
différents problèmes, les autorités de la DG-Eau et les
secrétaires doivent respecter certaines conditions.
A) Recommandations envers les responsables de la
DG-Eau
Pour une connaissance des capacités des
secrétaires dans l'exécution des tâches administratives,
nous suggérons que les responsables établissent une fiche du
profil de poste et une fiche d'attributions. (Annexes n° 2 et 3)
La fiche d'attribution fera la liste des différentes
opérations à accomplir dans le cadre du poste de travail et
permettra de redéfinir les attributions.
Aussi, souhaiterions-nous que la DG-Eau adopte le MMR
(Motiver, Mobiliser, Responsabiliser) qui est un ensemble de processus naturels
inhérents à la réalisation de tout projet impliquant les
êtres humains. A cet effet, les responsables doivent faire en sorte que
les agents trouvent un sens à leur travail et connaissent les motifs qui
les amènent à s'engager. Ils doivent mettre en mouvement le
personnel, l'organiser pour qu'il agisse dans le sens des résultats
souhaités et enfin faciliter la prise en charge de leur travail. Cela
leur permettra de se sentir en confiance quant à la qualité du
travail, sans avoir à tout vérifier constamment. Pour y faire,
ils peuvent se servir d'un aidemémoire pour l'entretien
d'évaluation. (Annexe n° 4)
Aussi, dans un souci d'efficacité, proposons-nous
l'établissement d'un plan de formation qui permettra aux
secrétaires d'aller acquérir de nouvelles
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
connaissances surtout à cette ère des TIC ; cela
leur permettra de faire des stages afin d'améliorer leur performance et
leur productivité puisque la plupart, selon nos investigations, ont un
niveau faible de qualification.
Nous recommandons aux autorités de la DG-Eau de
procéder à une gestion prévisionnelle des matériels
de travail tout en payant à temps les entreprises fournisseurs ou
prestataires de service. Des réponses obtenues lors de notre
enquête, il urge la mise à disposition d'un assistant au
magasinier pour la gestion du matériel et assurer la
régularité du magasin. Aussi, faut-il procéder à
l'achat d'un logiciel de gestion de stock permettant de suivre
régulièrement l'état et la disponibilité du
matériel. Il serait souhaitable de faire des inventaires
périodiques et d'élaborer un budget prévisionnel annuel
pour l'achat des matériels.
Tout ceci est indispensable puisque après la mise en
place du processus de traitement des demandes impliquant tous les acteurs, il
faut penser aussi à la disponibilité du matériel.
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