Chapitre
deuxième :
DEROULEMENT DES ACTIVITES
DE STAGE
Comme prévu par le programme de
l'enseignement supérieur et universitaire en Licence le stage doit
être de 60 jours ouvrables, ce qui a fait que nous passions notre stage
au sein de la Division Provinciale du Tourisme pendant 60 jours ouvrables soit
du 15 Novembre 2010 au 29 Janvier 2011.
Voici comment se présente notre calendrier de
stage :
CALENDRIER DE STAGE
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N°
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DATE OU DUREE
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SERVICES OU BUREAUX
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01
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Du 15 au 20/11/2010
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Bureau de services généraux
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02
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Du 22 au 27/11/2010
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Bureau étude, évaluation et planification
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03
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Du 29/11 au 04/12/2010
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Bureau Inspection
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04
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Du 06/12 au 11/12/2010
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Bureau des Etablissements Hôteliers et similaires
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05
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DU 13/12 au 18/12/2010
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Secrétariat de Direction
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06
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Du 20/12 au 30/12/2010
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Bureau des agences et associés touristiques
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07
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Du 05/01 au 20/01/2011
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Bureau des ressources touristiques
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08
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Du 21/01 au 29/01/2011
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Bureau des promotions touristiques
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Source : Bureau Ressources
Touristiques
TACHES EXECUTEES AU SEIN DES DIFFERENTS SERVICES
II.1. Secrétariat de la Division
Nous avons :
- Exploité certains rapports et Arrêtés
- Collationné les courriers et rapports provenant
des différents Bureaux ;
- Participé à la rédaction des certaines
lettres ;
- Saisi et dactylographié les correspondances;
- Participé à la Centralisation et ventilation
des courriers internes ;
- Assuré le service de protocole ;
- Réceptionné et expédié les
courriers externes ;
Le Secrétariat comporte 9 unités dont 1
attaché de Bureau de première classe assume la
responsabilité.
Le secrétariat est la courroie de transmission entre
l'extérieur et la Division, entre les différents bureaux
techniques et le Chef de Division.
A cet effet, il :
· Réceptionne, enregistre et oriente les
correspondances vers le Chef de Division, puis du Chef de Division vers les
différents bureaux et vice-versa.
· Le secrétariat rédige et collationne les
lettres.
· Il est chargé de l'expédition et du
classement de toutes les correspondances.
· Il se charge aussi du fonctionnement des postes
frontaliers, du protocole de la Division ainsi que de l'entretien des
locaux.
Le traitement des lettres se fait selon
l'orientation du Chef aux différents bureaux techniques. Ces lettres
peuvent être classées sans suite, classées avec suite et
expédiées aux concernés.
II.1.1. Le traitement des
lettres avec classement sans suite
Le secrétariat de la Division
reçoit la lettre, l'enregistre, la soumet au signataire du Chef de
Division qui l'oriente à l'aide des annotations vers les bureaux
techniques. Ces derniers les traitent en lieu et place du Chef. Une lettre peut
être classée sans suite pour les raisons ci-après :
· Si la lettre est une copie dont le contenu est
traité par une autre institution.
· Si le problème que soulève la lettre
n'est plus d'actualité
· Si l'expéditeur est
décédé
· Si le cas que soulève la lettre a
déjà été traité.
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