II.1.2. Le traitement des
lettres avec classement, avec suite expédition aux Concernés
Le secrétariat de la Division reçoit la lettre,
l'enregistre, la soumet au signataire du Chef de Division qui l'oriente par des
annotations vers les bureaux techniques. La minute du bureau technique est
remise au secrétariat qui la soumet à l'appréciation du
Chef de Division qui peut ajouter ou soustraire certaines idées.
Elle est à nouveau remise au secrétariat pour
le collationnement puis à nouveau soumise à l'appréciation
du Chef de Division qui ordonne la dactylographie par des annotations.
Après la dactylographie, le secrétaire la soumet
à la signature du Chef.
Enfin, vient l'enregistrement et l'expédition. Il faut
noter que la lettre reçue qui donne naissance au dossier doit toujours
l'accompagner dans tout ce circuit. Celle-ci est alors classée dans le
classeur des lettres reçues et une copie de la réponse
classée avec son manuscrit dans le classeur des lettres
expédiées.
Après avoir parcouru les différents services de
la Division dans le cadre de prise de contact, nous avons été
conviés à la pratique de ce qui suit :
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