Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la SINELAC

2.2. LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

INTRODUCTION

La gestion des approvisionnements consiste à commander et à acheter les matières, les produits d'entretien, les matériels, l'équipement, les fournitures de bureau, etc., ainsi que les services nécessaires d'une part et d'autre, à gérer les stocks en amont d'un système.

L'acheteur traditionnel, bon technicien, et bon négociateur qui est souvent bloqué par de décisions préétablies doit se transformer en Manager.

Le Manager dirige les opérations avec l'environnement pour obtenir un bon résultat. Dans ce contexte, le Manger aborde le marché fournisseurs (les marchés - amont) en mettant en application le marketing des fournisseurs, le marketing des achats et la politique fournisseurs.

« Pour déterminer où doit aller l'entreprise, il faut tenir compte des points suivants :

1. La compétence de ses dirigeant en matière de production, marketing, finance et approvisionnement¹.

2.2.1. PROCEDURE D'ACHAT ET GESTION DE LA COMMANDE 2.2.1.1. PROCESSUS D'ACHAT

Plusieurs études et enquêtes ont admis de distinguer quatre phases principales dans le processus d'achat.

1° La phase de besoin qui peut se présenter de la manière suivante : - l'origine du besoin ;

- la précision de ce besoin ;

- la vérification de son utilité.

2° La phase d'instruction du dossier qui consiste à prospecter le marché-fournisseur, d'évaluer et de sélectionner le fournisseur.

3° La phase de décision d'achat qui concerne la négociation, la prise de décision technique et financière ainsi qu'à l'achat proprement dit qui doit être matérialisé par une passation d'une commande.

4° La phase d'utilisation est le suivi même d'achat et de contrôle de l'utilisation du bien acheté.

Ce processus formel est souvent pratiqué lorsque l'achat est exceptionnel et non répétitif mais c'est une référence pratique à manipuler et parfaitement adaptable. Tout achat doit être précédé par de étapes en séquence.

A la SINELAC, ces étapes sont respectées. Des nombreuses études et enquêtes ont permis de distinguer quatre phases principales dans un tel processus¹.

Ces études et enquêtes étaient menées par :

PHILIPE HAYMANN, 1973.

Groupe d'étudiants HEC sous la direction de PHILIPE HAYMANN, 1970.

JACQUES LAPARRA, Acheteurs, Février 19972.

DENIS DAUMONT, 1972².

Le domaine des achats dans le système s'occupe de l'acquisition de tous les biens, produits et services utiles pour la bonne marche de l'organisation.

2.2.1.2. LES BESOINS

2.2.1.2.1. ORIGINES DES BESOINS

Pour qu'il y ait achats, les besoins doivent se faire sentir.

Les besoins peuvent être définis au budget de l'exercice par lequel nous distinguerons d'une part les dépenses d'investissement et d'autre part les dépenses de fonctionnement. Ces dépenses seront effectuées convenablement lorsqu'il y a les recettes qui doivent les couvrir.

Les besoins naissent également à partir des pannes, des accidents et autres imprévues.

Les besoins s'expriment à travers les documents qui s'intitulent REQUISITION

BUDGETAIRE, REQUISITION SPONTANEE, LETTRE DE DEMANDE D'ACHAT,...

2.2.1.2.2. PLANIFICATION TACTIQUE DES BESOINS

La planification tactique identifie les grandes activités qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques³.

La stratégie est à la fois pensée et prévisionnelle, à l `opposé da la tactique qui consiste à s'adapter sur le terrain pendant les opérations⁴.

Pour le Général BEAUFRE : « La stratégie est l'art d'employer les forces pour atteindre les buts fixés par la politique »⁵.

¹ OLIVIER BRUEL, Politique d'achat et gestion des approvisionnements, Dunod, entreprise, Bordas, Paris, 1991, page 49.

² OLIVIER BRUEL, op.cit.,page 42.

³ GEORGES R. TERRY PH. D., ET STEPHEN G. FRANKLIN, PH. D., Les principes du management, collection gestion, RICHARD D. IRWIN series in management, Economica, Paris, 1985, page 187.

⁴ C.COULOMBEL, Management et marketing, Educatel, Liège, 1990,p.b/16.

⁵ M. COHEN, La dynamique commerciale, application aux produits industriels, collection la vie de l'entreprise, Dunod, Economie, 1969, page 43.

Les Services Généraux, sur base du budget de l'exercice précisent les objectifs en vue d'établir le programme d'achats qui ont été déterminés, en tenant compte d'une part des besoins qui se font sentir pour le fonctionnement ou l'exploitation et d'autre part les besoins qui concernent l'investissement.

Ces besoins peuvent se présenter de la manière suivante :

-1° les besoins qui ont trait au fonctionnement de l'Appareil Administratif de la SINELAC ; -2° les besoins pour entretenir les installations, les machines, les bâtiments, les maisons, etc ; -3° les besoins pour l'exploitation de la SINELAC ;

- 4° les besoins pour l'acquisition de nouveaux matériels, équipements, appareils, outils, etc.

L'acquisition d'un bien ou d'un service arrive à satisfaire certains besoins des utilisateurs ou demandeurs. Les Services Généraux organisent des réunions de concertation avec les utilisateurs pour évaluer les besoins exacts et sur base de ces réunions, ils fixent les priorités en prenant en considération les détails qui ont été déterminés dans le budget de l'exercice.

Lors de la planification tactique des besoins, les Services Généraux proposent parfois la substitution pour éviter le blocage de l'exploitation.

Un budget doit être un guide, et n'entraîner ni sclérose ni liberté exagérée¹.

Pour le cas de carburant qui est un produit stratégique, en 1994, la SINELAC avait besoin de 20.000 litres soit 20m³ pour son exploitation dont 15 m³ d'essence et 5m³ de gasoil. Dans la pratique, nous avons constaté que la SINELAC avait consommé en 1994, 15.555,90 litres d'essence, soit 15,5559m³ et 5.676 litres de gasoil, soit 5.676m³.

Tableau n° 10 : Besoins et consommation des produits stratégiques en 1994

PRODUIT	BESOIN		CONSOMMATION		ECARTS
	Quantité prévue en	Dépense prévue en	Quantité consommée	Dépens effectuée en	Ecart en quantité	Ecart en valeur	Ecart en %
	1994	1994	en 1994	1994		(DTS)
ESSENCE	15.000 L	9.000 DTS	15.555,90 L	9333,54 DTS	555,92 L	333,54	3,7
	15 m^3		15.5559 m^3		0,5559 m^3	DTS
GASOIL	5.000L	3.000 DTS	5.676 L	3.405 DTS	676 L	405	13,5
	5 m^3		5,676 m^3		0, 676 m^3	DTS
TOTAL	20.000 L	12.000 DTS	21.231,9 L	12.738,54	1231,9 L	738,54	6,15
	20 m^3		21, 2319 m^3	DTS	1,2319 m^3	DTS

Source :conçu par nous même.

Le besoin concernant ce produit stratégique, l'étude n'avait pas pris en considération les imprévus.

En 1994, la SINELAC avait eu des instructions du Conseil d'Administration pour que H

2.2.1.2.3. PRECISION DE BESOINS ET VERIFICATION DE SON UTILITE

LES Services Généraux arrivent à constater que dans une entité ou centre d'activité, certains services ou certaines équipes expriment le même besoin. Lors de la réunion de concertation, les Services Généraux demandent avec précision la manière dont le besoin se présente en vue de dresser le rapport au Comité de Direction.

La précision de besoin a pour but d'éviter le double emploi. Parfois, une même équipe ou un service exprime un besoin deux fois dans un exercice par mégarde, dans ce cas les Services Généraux font un remarque écrite pour annuler le second besoin formulé par mégarde.

Les Services et Equipes doivent justifier l'utilité de besoin en tenant compte du budget de l'exercice. Lorsque les Services Généraux constatent que l'utilité de besoin ne cadre pas avec l'objectif fixé, ils demandent au client interne de préciser l'utilité du besoin.

Si le client n'arrive pas à justifier correctement l'utilité du besoin, les Services Généraux procèdent à son annulation. Après, la précision de besoin et la vérification de son utilité, les Services Généraux peuvent entamer le processus qui consiste à faire l `évaluation et la sélection des fournisseurs.