2.2.4. RECEPTION DE LA COMMANDE
La réception des biens commandés est
organisée par les Services Généraux. Au niveau local,
lorsqu'on dépose le bon de commande pour les fournitures de bureau ou
articles divers à
Après la réception de bon de commande, le
fournisseur prépare les fournitures et les articles commandés,
ensuite il établit un bordereau d'expédition ou un bon de
livraison ; il peut également procéder à deux ou trois
livraisons, cela dépend de la quantité commandée.
Au niveau international et pour les fournisseurs lointains, il
y a lieu de recevoir au préalable des avis d'arrivée en
provenance des transitaires, des magasins généraux, les copies
des lettres de transport aérien.
Lorsque le matériel arrive par exemple à
l'aéroport de Bujumbura, de Kigali ou de Kavumu, les Services
Généraux établissent une attestation d'exonération
sur base de l'avis d'arrivée, lettre de transport aérien,... pour
faciliter le passage frontalier et l'entrée de ce matériel en
République du Zaïre.
Si les frais de transport de matériel n'étaient
pas payés à la commande, le transitaire étranger qui a
supporté ces frais va demander à son correspondant d'exiger le
paiement des frais de transport avant que la SINELAC puisse
récupérer le matériel.
Les Services Généraux organisent également
le transport de matériel à partir de l'aéroport
jusqu'à la SINELAC.
Pour le matériel qui nécessite l'urgence, le
Chef des Services Généraux prend contact avec la Direction
Régionale de l'Office d' Accises et de Douanes (OFIDA) pour
l'établissement d'une demande d'enlèvement d'urgence.
L'Office Zaïrois de Contrôle (OZAC) procède
à la vérification qualitative et quantitative.
Les Services Généraux vérifient
également la conformité des documents avec le matériel
expédié et ils font entrer le matériel au magasin du
siège..
Après, ils établissent le bon de sortie et un
bordereau d'expédition pour envoyer le matériel chez
l'utilisateur qui doit à son tour aussi contrôler la
quantité et la qualité.
L'utilisateur accuse réception sur le bordereau
d'expédition pour le renvoyer ensuite aux Services
Généraux.
Au cas où il n'y a rien à signaler, l'utilisateur
ne met pas des annotations sur le bordereau d'expédition.
Nous conseillons à la SINELAC l'utilisation des bons de
réception qui précisent l'identité du fournisseur, le
numéro de la commande, la quantité reçue, la
quantité éventuellement rejetée (abîmée dans
le transport).
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