2.2.3. PASSATION DE LA COMMANDE ET SUIVI
2.2.3.1. PASSATION DE LA COMMANDE
La passation de la commande s'effectue lorsque le fournisseur
réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un
produit donné.
A la SINELAC, la commande est faite en remplissant une
série de formulaires par les Services Généraux, en faveur
d'un fournisseur local pour un ou plusieurs produit en précisant les
quantités, les prix et le délai de livraison, si c'est
possible.
Le bon de commande est établi en cinq exemplaires à
la SINELAC :
-l'original du bon de commande et le deuxième exemplaire
sont destinés au bénéficiaire ; toutes fois, il doit
joindre l'original du bon de commande à la facture ;
-le troisième exemplaire est remis au Département
des Finances ;
-le quatrième exemplaire est gardé aux Services
Généraux ;
-le cinquième exemplaire est la souche qui reste dans le
carnet.
La commande peut également se présenter comme
une lettre par laquelle les Services Généraux s'expriment pour
commander un ou plusieurs produits chez un fournisseur étranger
sélectionné au préalable.
Le bon de commande et la lettre de commande doivent être
rédigés avec beaucoup de soin et une grande attention parce
qu'ils constituent, après acceptation par les fournisseurs, les contrats
qui lient les parties.
Le bon de commande a la valeur d'un contrat qui lie les deux
parties. Elle doit exprimer clairement les intentions du client et du
fournisseur.
Pour le fournisseur étranger et lointain, la SINELAC
envoie la commande par courrier, mais pour éviter le retard, elle
préfère envoyer la commande par télécopie.
Les conditions générales d'achat précisent
les termes généraux du contrat liant le client et le
fournisseur
Dans ce cas, un exemplaire de bon de commande sert au
fournisseur comme accusé de réception, ce qui signifie que les
conditions générales d'achat de la SINELAC sont acceptées,
ce n'est qu'à ce moment-là qu'il est précisé que le
contrat est véritablement signé.
Le SINELAC évite souvent de passer une commande par
téléphone. 2.2.3.2. MARCHES ET COMMANDES
OUVERTES
Les marchés et commandes ouvertes ne sont pas
appliquées à la SINELAC.
La commande ouverte est celle qui porte sur plusieurs
articles, fournitures et produits pour lesquelles le fournisseur est
obligé de respecter certaines conditions (prix en particulier).
L'acheteur de son côté fait l'estimation des quantités
approvisionnées et des désignations précises,
périodiques ou non dans ce cadre il y aura des liaisons directes
établies entre utilisateurs et fournisseurs.
Le service d'achat ne peut intervenir qu'en cas de litiges. A ce
moment l'acheteur ne traite qu'avec les fournisseurs qui sont capables de
respecter toutes les conditions exigées.
Si c'est possible, la SINELAC peut appliquer la commande
ouverte avec les articles, fournitures et produits tels que : HUILE
DIELECTRIQUE POUR TRANSFOS DE PUISSANCE (DIEKAN 1.500 P.) ; HUILE BAKOLA 68 ;
FINASOL ; HYPOCHLORITE DE CALCIUM ; SILICAGEL ; LUBRIFIANT...
2.2.3.3. SUIVI DE LA COMMANDE
La SINELAC, même si le fournisseur n'a pas renvoyé
l'accusé de réception de la commande, exige une réponse
pour justifier l'accord du fournisseur.
Lorsque le fournisseur ne répond pas vite, les Services
Généraux relancent la commande. Ce n'est qu'au moment où
le fournisseur répond favorablement que la SINELAC peut juger que la
commande est acceptée par celui-ci.
Il n'est rentable et préférable d'effectuer le
suivi que pour les commandes importantes en quantité ainsi qu'en valeur,
parce que la procédure de suivi entraîne des frais.
Lors du suivi de la commande, les Services Généraux
conservent les traces écrites pour tous les contacts pris avec le
fournisseur.
En ce qui concerne la relance de la commande, les Services
Généraux ne fixent pas la date de relance appropriée pour
une commande mais ils font le jugement et l'appréciation sur la nature
de la commande.
L'informatique est un outil efficace qui permet de relancer
automatiquement une commande.
C'est pour cette raison également que nous recommandons
à la SINELAC de procéder à l'informatisation des
achats.
Il arrive également qu'une commande soit modifiée,
pour cette raison la SINELAC informe le fournisseur en lançant une
nouvelle commande qui annule et remplace la précédente.
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