SECTION 2 : Méthodologie de mise en oeuvre -
population cible etacteurs impliqués
PARAGRAPHE 1 : Méthodologie de mise en
oeuvre
1.1. Orientations Techniques et description des
activités du projet
1.2. Orientations techniques
a) Traitement des problèmes liés au classement
et à la recherche des documents du dossier de CNI Au cours de cette
étape il s'agit d'élaborer les outils tels que :
· un cadre de classement cohérent pouvant faciliter
le classement des documents ;
· un instrument de recherche adéquat
(référencement - recherche - repérage - accès).
b) Les données spécifiques à recueillir
sur les documents du dossier de CNI
Pour chaque série de documents inventoriés, on
devra notamment procéder au recueil des informations suivantes :
le format ou support des documents (papier, numérique,
etc.);
le mode de classement et de repérage actuel;
Le système de codification des documents ;
la durée de conservation actuelle ou souhaitée;
la période d'utilité administrative, la
fréquence de consultation et le degré de
confidentialité;
les informations d'ordre juridique;
le matériel de conservation ou d'entreposage à
retenir.
c) Les données sur l'infrastructure physique et
logique actuelle des préfectures du Bénin. Les
données seront recueillies sur :
Les plates-formes informatiques;
Le réseau ;
Les imprimantes
Les systèmes d'exploitation.
Les systèmes de sécurité et de
sauvegarde.
d) Schéma de la procédure actuelle de
demande et d'obtention de la CNI
28
1.3. Activités du Projet
1.3.1. Les étapes de la démarche
méthodologique à adopter
Les Procédures de mise en place du système de
capture et de gestion électronique des documents
La mise en ouvre du système de capture et d'archivage
électronique s'organisera selon les procédures ci-dessous:
- la collecte des documents ;
- la préparation de ces documents en lots ;
- - le scanning et la numérisation des
documents ;
- - la consultation et l'indexation des documents scannés
;
- le contrôle final de qualité ;
- le transfert des documents indexés sur disque optique
en vue de la diffusion et de la communication
- - l'accès aux documents via un module de recherche
Au plan méthodologique, la démarche
comportera les étapes suivantes :
> Inventaire et codification des différents types de
documents des dossiers des cartes nationales d'identité suivant les
normes et principes de codification ;
> Définition de l'arborescence architecturale du fonds
documentaire et mise en relief des liens hiérarchiques depuis le fonds
jusqu'aux pièces ;
> Identification et définition des critères
pertinents sur la base desquels on peut rechercher sans ambiguïté
une pièce précise d'un dossier, d'un sous-dossier ou de
l'ensemble du fonds documentaire ;
> Définition et adaptation des outils de classement
et de conservation et tous autres outils archivistiques en usage au sein des
Préfectures et permettant de communiquer avec l'environnement (cadre de
classement, instrument de recherche, calendrier de conservation, etc...) ;
> Identification et définition de la
traçabilité des mouvements et des utilisations des documents ;
De manière synthétique la mise en place
d'une solution de gestion électronique de documents est décrite
ci-dessous.
30
SCHEMA FONCTIONNEL DE MISE EN PLACE D'UNE SOLUTION
GED
Architecture fonctionnelle de la solution proposée
:
Pour le traitement des dossiers de CNI, l'architecture de
la solution proposée peut ~tre schématisée de la
manière suivante :
traitement des dossiers)
Archives des dossiers de CNI
32
1.3.2 Choix des logiciels et des
équipements
Le logiciel de numérisation choisi est Ascent Capture.
Il s'agit d'un logiciel couramment utilisé et qui présente de
nombreux avantages. Le logiciel associé pour le pilotage du lecteur de
stockage est QSTAR.
Pour le serveur de Base de Données, Windows Server a
été retenu.
Pour les autres logiciels, le choix s'est porté sur des
logiciels ayant fait leur preuve.
1.3.2.1 Le logiciel de numérisation ASCENT
CAPTURE.
Ascent Capture est une famille de produits modulaires qui allie
une capacité de capture et de traitement d'images de documents, des
fonctions sophistiquées de reconnaissance de données et des
technologies Internet pour résoudre les problèmes de capture les
plus complexes des entreprises les plus exigeantes.
Le logiciel Kofax Ascent Capture permet de vérifier les
documents numérisés, de valider les données extraites, de
les indexer en vue d'une consultation ultérieure et de les envoyer, en
toute transparence, dans le système de gestion des documents.
Le système Ascent Capture Internet Server permet pour
sa part aux bureaux distants de numériser aisément des documents
en vue de leur traitement sur un système central. Ce système
permet de gagner du temps ainsi que de réduire les coûts et les
risques de perte de documents.
Avec Ascent Capture Web Validation Server, il suffit aux
opérateurs distants de disposer d'un navigateur et d'une connexion
à Internet pour consulter et indexer (par ajout de mots-clés) les
documents traités par le système de capture.
VirtualReScan améliore de façon spectaculaire la
qualité d'image et offre la possibilité sans
précédent de produire des images parfaites sans exiger de
nouvelles numérisations, une contrainte particulièrement
coûteuse. Les accélérateurs matériels et des moteurs
logiciels soutiennent VirtualReScan afin d'améliorer la vitesse de
numérisation et la qualité d'image pour Ascent Capture et
d'autres applications basées sur ImageControls. ImageControls fournit
des outils de programmation visuelle conviviaux qui permettent de créer
des applications sophistiquées de traitement et de capture d'image.
1.3.2.1.1 LE PROCESSUS D'ACQUISITION D'ASCENT
CAPTURE
1.3.2.1.2 PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOCUMENTS A PARTIR
DU SERVEUR INTERNET D'ASCENT CAPTURE (en option)
34
1.3.2.1.3- Garanties de Sécurité
associées au système
Le support optique pour le stockage des données
est choisi avec l'exigence de garanties contractuelles
d'inaltérabilité et de fiabilité. Le support optique
retenu :
- est de maintenance plus facile et de qualité meilleure
que les supports magnétiques ;
- permet de conserver les données stockées pendant
de très longues périodes : plus de 50 ans renouvelables;
- offre des accès plus rapides que le support papier ou le
disque magnétique.
La technologie utilisée pour les disques
optiques (WORM ou Write Once, Read Many) garantit la non falsification des
données du disque optique. Grâce à cette technologie, les
données stockées peuvent être consultées
indéfiniment. Elles ne peuvent être ni effacées, ni
modifiées ou altérées
La base de données est gérée par le
logiciel Ascent Capture. Elle ne peut être modifiée que par le
constructeur. Des précautions nécessaires pour la
sécurité, consistent en des prises de copies journalières
tant du disque optique que du disque magnétique. L'accès aux
données à partir des index est géré par un logiciel
dont seul le constructeur a la source. Il ne peut donc être
altéré.
La section archivage, comme la salle des serveurs informatiques
ne devraient être accessibles qu'à des personnes
autorisées. Un système global de sécurité devrait
mémoriser les accès à ces salles.
Un système complémentaire de
sécurité devrait être assuré par le stockage dans un
coffre anti-feu (copies du disque optique et du disque magnétique). En
cas de nécessité, il devrait être possible de reconstruire
la base de données optique en parcourant séquentiellement les
copies des disques optiques.
Au total, la mise en place de ce système
répondra impérativement aux normes qui président au
processus d'archivage électronique non seulement pour garantir les
libertés individuelles, mais aussi pour assurer la
sécurité des données. C'est à travers cette
sécurité d'exactitude organisée qu'il a été
conféré aux documents archivés un caractère
juridique de validité. Pour s'inspirer des principes de la force
probante et garantir l'exactitude et la sécurité des
données archivées, des contraintes techniques sont
respectées quant aux équipements mais aussi aux logiciels.
Les procédures mises en ~uvre sont respectueuses des
principes légaux :
- la norme Z042-013 ;
- la loi française du 13 mars 2000 ;
- la directive européenne 1999/93CE ; - la loi belge du 22
mars 1993 ;
- conformité avec la norme ISO 15489
- la mise en ~uvre des principes de valeur probante ;
- l'analyse des délais légaux de conservation des
documents.
1.3.3 Formation du personnel pour le transfert de
compétence
La formation du personnel sera un point majeur. L'assistance de
formation sera notamment orientée vers les utilisateurs, le personnel
d'encadrement et les informaticiens.
La sensibilisation ou la formation des utilisateurs
s'appuiera sur le poste de travail. La préparation des agents à
la compréhension de l'environnement informatique, ses objectifs,
contraintes et méthodes, est indispensable pour l'adhésion au
système et à son exploitation effective. Elle visera à les
rendre capables d'utiliser les procédures de traitement qui auront
été conçues. Elle sera facilitée par la mise
à disposition des manuels de procédures.
Les cadres seront informés sur la
méthode de gestion documentaire dans un environnement numérique.
C'est une des conditions de l'approche participative et pour les
responsabiliser afin qu'ils puissent garder la maîtrise d'uvre.
1.3.4 Chronogramme des activités pour chaque
Préfecture
|
No
|
Activités / Tâches ou Sous activités
|
MOIS1
|
MOIS 2
|
MOIS 3
|
MOIS 4
|
RESSOURCES
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
HUMAINES
|
MATERIELS ET
LOGICIELLES
|
FINANCIERE
S
|
1.
|
Activités préparatoires
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Séances de présentation du Projet aux
autorités de la Préfecture
concernée pour une plus
large adhésion (Parties prenantes)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Autorités préfectorales
|
Moyen de
déplacement
Matériels
informatique et bureautique et pour préparation des
diapositives et démos ;
|
Pour
mémoire
|
|
1.2
|
Séance de travail d'approfondissement avec les agents
(archivistes, informaticiens, chargés de la gestion des
dossiers CNI) de la Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Les membres du personnel de la préfecture
(archivistes,
informaticiens, chargés de
la gestion des dossiers
CNI
|
Moyen de
déplacement
Matériels
informatique et bureautique et pour préparation des
diapositives et démos ;
|
Pour
mémoire
|
|
1.3
|
Approfondissement des besoins
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Autorités préfectorales, Les membres du personnel
de la préfecture
(archivistes,
informaticiens, chargés de
la gestion des dossiers
CNI
|
Moyen de
déplacement
Matériels
informatique et bureautique et pour préparation des
diapositives et démos ;
|
Pour
mémoire
|
|
1.4
|
Finalisation du planning des activités pour la
préfecture
concernée
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel
informatique et bureautique
|
Pour
mémoire
|
2.
|
Audit du fonds documentaire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
- Etudes des différents types de documents existants
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ;
Experts ponctuelles spécialisés ;
|
Formulaire de collecte des données ;
Matériel informatique et bureautique ;
Logiciel de collecte statistiques (optionnel) ;
|
Pour
mémoire
|
|
2.2
|
- Proposition d'un cadre de classement
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ;
|
Matériel
informatique et bureautique ;
|
Pour
mémoire
|
|
2.3
|
- Evaluation de la volumétrie du fonds documentaire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel informatique et
|
Pour
mémoire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Archivistes ;
|
bureautique ;
|
|
|
2.4
|
· Recueil des exigences de gestion. Identification des
procédures de consultation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel
informatique et bureautique ;
|
Pour
mémoire
|
2.5
|
· Définition des différentes classes de
documents à configurer
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ; spécialiste
en sécurité des installations informatiques, électroniques
et logicielles.
Les membres du personnel de la préfecture (archivistes,
informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
...
|
Pour
mémoire
|
2.6
|
· Projet de codification des documents. Validation par la
Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
...
|
Pour
mémoire
|
3.
|
Elaboration des cahiers de charges pour la
conception des classes de documents
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
· Définition des méta données
d'identification des documents
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
; spécialiste en sécurité
des
installations informatiques,
électroniques et logicielles.
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
·
· '
|
Pour
mémoire
|
3.2
|
· Définition des séparateurs de lots
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
|
Matériel
informatique et bureautique ; logiciel
·
· '
|
Pour
mémoire
|
4.
|
Installation de la chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1
|
· Evaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Expert en
réseaux
informatiques ; Chef de projet
;
Expert en organisation et méthodes ;
|
matérielle et logicielle de la configuration
|
Pour
mémoire
|
4.2
|
· Intégration et configuration des postes de travail
dédiés à la chaîne dans un réseau
informatique.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Expert en
réseaux
informatiques ; Chef de
|
matérielle et logicielle de la configuration
|
Pour
mémoire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
|
|
4.3
|
· Installation et configuration du scanner
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Expert en
réseaux
informatiques ;
|
Scanner,
Postes de pilotage du scanner de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
4.4
|
· Installation et configuration du lecteur UDO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
|
la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
4.5
|
Installation et configuration du logiciel ASCENT CAPTURE
sur les postes de travail de la chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
|
L'ensemble des composants de la chaine de numérisation
(scanner, poste de pilotage, poste de validation, poste de vérification,
poste de communication)
|
Pour
mémoi re
|
5
|
Configuration du logiciel Ascent Capture en fonction des
différentes classes de documents identifiées.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.1
|
· Configuration de ASCENT CAPTURE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Chef de
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants
matériels et logiciels de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
5.2
|
· Installation et configuration du système de base
de données relationnelles
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Chef de
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants
matériels et logiciels de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
5.3
|
· Implémentation de la base de données
relationnelle
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des installations
informatiques, électroniques et logicielles. Chef de projet
;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants
matériels et logiciels de la chaine de
numérisation
|
Pour
mémoire
|
|
|
5.4
|
Formulation des recommandations pour les synergies
avec les applications métiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des installations
informatiques, électroniques et logicielles. Chef de projet
;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
6.
|
Développement des modules de restitution en fonction
des différentes classes de documents identifiées.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spécialiste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles. Chef de
projet ;
Expert en organisation et méthodes ;
|
L'ensemble des composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation ;
|
Pour
mémoire
|
7.
|
|
Test unitaire de mise en oeuvre
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
spéci al iste en sécurité des
installations informatiques, électroniques et logicielles.
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes ; personnel de la
préfecture (archivistes,
|
L'ensemble des composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation, serveur documentaire
|
Pour
mémoire
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI
|
|
|
|
8.
|
Rapport à mi - parcours
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet ;
Expert en organisation et méthodes
|
Matériel informatique et bureautique ; rapport à
mi - parcourt
|
Pour
mémoire
|
9.
|
Récupération de l'existant documentaire (dossiers
de demande des CNI dans les archives)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en org
méthodes ; anisation et
Archivistes ;
|
bls
L'ensem e de composants matériels et logiciels de la
chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
10.
|
|
Formation du personnel pour la prise en charge de la chaine de
numérisation des nouveaux dossiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10.1
|
· Rédaction du manuel des utilisateurs
d'exploitation du système (manuel utilisateur et manuel
administrateur)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ; Chef de projet ; spécialiste en
sécurité des installations informatiques,
électroniques et
logicielles ;
|
Kit de formation (salle, retro projecteur, matériels
informatique
et bureautique, la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
10.2
|
· Formation a l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ; Chef de projet ; spécialiste en
sécurité des installations informatiques,
électroniques et
logicielles ;
|
Kit de formation (salle, retro projecteur, matériels
informatique
et bureautique, la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
10.3
|
· Formation a l'administration des informations de la
chaîne
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Expert en organisation et méthodes ;
Archivistes ; Chef de
projet ; spécialiste en
sécurité des installations informatiques,
électroniques et
logicielles ;
personnel de la préfecture (archivistes,
informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI
|
Kit de formation (salle, retro projecteur, matériels
informatique
et bureautique, la chaine de numérisation
|
Pour
mémoire
|
|
|
11.
|
Rapport final du projet
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chef de projet
|
Rapport final
|
Pour
mémoire
|
1.3.5 Présentation du diagramme de
GANTT
|
No
|
Activités / Tâches ou Sous activités
|
MOIS1
|
MOIS 2
|
MOIS 3
|
MOIS 4
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
ACTIVITES PREPARATOIRES
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
Séances de présentation du Projet aux
autorités de la Préfecture concernée pour une plus large
adhésion (Parties prenantes)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
Séance de travail d'approfondissement avec les agents
(archivistes, informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI) de
la Préfecture
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3
|
Approfondissement des besoins
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4
|
Finalisation du planning des activités pour la
préfecture concernée
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
|
|
AUDIT DU FONDS DOCUMENTAIRE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
· Etudes des différents types de documents
existants
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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2.2
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· Proposition d'un cadre de classement
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2.3
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· Evaluation de la volumétrie du fonds
documentaire
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2.4
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· Recueil des exigences de gestion. Identification des
procédures de consultation
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2.5
|
· Définition des différentes classes de
documents à configurer
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2.6
|
· Projet de codification des documents. Validation par la
Préfecture
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3.
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ELABORATION DES CAHIERS DE CHARGES POUR LA CONCEPTION DES
CLASSES DE DOCUMENTS
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3.1
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· Définition des méta données
d'identification des documents
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3.2
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· Définition des séparateurs de lots
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4.
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INSTALLATION DE LA CHAINE
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4.1
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· Evaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
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4.2
|
· Intégration et configuration des postes de travail
dédiés à la chaîne dans un réseau
informatique.
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4.3
|
· Installation et configuration du scanner
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4.4
|
· Installation et configuration du lecteur UDO
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4.5
|
· Installation et configuration du logiciel ASCENT CAPTURE
sur les postes de travail de la chaîne
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5
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CONFIGURATION DU LOGICIEL ASCENT CAPTURE EN FONCTION DES
DIFFERENTES CLASSES DE DOCUMENTS IDENTIFIEES.
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5.1
|
· Configuration de ASCENT CAPTURE
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5.2
|
· Installation et configuration du système de base
de données relationnelles
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.5.3
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· Implémentation de la base de données
relationnelle
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5.4
|
· Formulation des recommandations pour les synergies avec
les applications métiers
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6.
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Développement des modules de restitution en fonction des
différentes classes de documents identifiées.
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7.
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Test unitaire de mise en ~uvre
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8.
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Rapport à mi - parcours
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9.
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Récupération de l'existant documentaire (dossiers
de demande des CNI dans les archives)
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10.
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FORMATION DU PERSONNEL POUR LA PRISE EN CHARGE DE LA
CHAINE DE NUMERISATION DES NOUVEAUX DOSSIERS
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10.1
|
· Rédaction du manuel des utilisateurs
d'exploitation du système (manuel utilisateur et manuel
administrateur)
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10.2
|
· Formation à l'utilisation de la chaîne pour
la gestion des nouveaux dossiers.
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10.3
|
· Formation à l'administration des informations la
chaîne
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11.
|
Rapport final du projet
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1.3.6 Activités par résultats
Activités, Tâches et Sous
activités
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résultats
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Activités préparatoires
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Séances de présentation du Projet aux
autorités de la Préfecture concernée pour une plus large
adhésion (Parties prenantes)
|
Les autorités politico - administratives
identifiés ont effectivement adhéré au projet
|
Séance de travail d'approfondissement avec les agents
(archivistes, informaticiens, chargés de la gestion des dossiers CNI) de
la Préfecture
|
Les agents chargés de la gestion des dossiers CNI de
la Préfecture concernée ont participé à une
séance de travail d'approfondissement.
|
Approfondissement des besoins
|
L'approfondissement des besoins est réalisé
|
Finalisation du planning des activités pour la
préfecture concernée
|
Le planning des activités pour la préfecture
concernée
Finalisé
|
Audit du fonds documentaire
|
· Etudes des différents types de documents
existants
|
Le tableau de gestion et le tableau de conservation des
différents types de documents existants sont conçus
|
· Proposition d'un cadre de classement
|
Le cadre de classement est proposé
|
· Evaluation de la volumétrie du fonds
documentaire
|
La volumétrie du fonds documentaire est
évaluée
|
· Recueil des exigences de gestion. Identification des
procédures de consultation
|
Les exigences de gestion sont recueillies et les
procédures de consultation sont identifiées
|
· Définition des différentes classes de
documents à configurer
|
Les différentes classes de documents à configurer
sont définies
|
· Projet de codification des documents. Validation par la
Préfecture
|
Tous les documents répertoriés sont
codifiés et validés par la Préfecture
|
|
Elaboration des cahiers de charges pour la conception
des classes de documents
|
· Définition des méta données
d'identification des documents
|
Les métadonnées d'identification des documents
sont définies
|
· Définition des séparateurs de lots
|
Les séparateurs des documents sont définis
|
Installation de la chaîne
|
· Evaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
L'évaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la chaîne de
numérisation des dossiers
|
· Intégration et configuration des postes de
travail dédiés à la chaîne dans un réseau
informatique.
|
Les postes de travail dédiés à la
chaîne de numérisation sont intégrés dans un
réseau informatique.
|
· Installation et configuration du scanner
|
Le scanner est installé et configuré
|
· Installation et configuration du lecteur UDO
|
Le lecteur UDO est installé et configuré
|
· Installation et configuration du logiciel ASCENT CAPTURE
sur les postes de travail de la chaîne
|
Le logiciel ASCENT CAPTURE est installé et
configuré sur les postes de travail de la chaîne
|
Configuration du logiciel Ascent Capture en fonction
des différentes classes de documents identifiées.
|
· Configuration de ASCENT CAPTURE
|
Le logiciel ASCENT CAPTURE est configuré en
fonction des différentes classes de
documents
identifiées
|
· Installation et configuration du système de base
de données relationnelles
|
Le système de base de données relationnelle en
fonction des différentes classes de documents identifiées
|
· Implémentation de la base de données
relationnelle
|
La base de données relationnelle est
implémentée en fonction des différentes classes de
documents identifiées
|
· Formulation des recommandations pour les synergies avec
les applications métiers
|
Des recommandations pour les synergies avec les
applications métiers sont formulées en fonction
des différentes classes de documents identifiées
|
· Développement des modules de restitution en
fonction des différentes classes de documents identifiées.
|
|
Le module de restitution est réalisé en fonction
des
différentes classes de documents identifiées
|
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·
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Tests unitaires de mise en ~uvre
|
Des Tests unitaires de mise en route sont effectués
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·
.
|
Rapport à mi - parcours
|
Le rapport à mi - parcourt est réalisé
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·
|
Récupération de l'existant documentaire (dossiers
de demande des CNI dans les archives)
|
La masse documentaire est numérisée et
récupéré sous forme électronique
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·
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Formation du personnel pour la prise en charge de la chaine de
numérisation des nouveaux dossiers
|
Les compétences nécessaires pour la prise en
charge du fonctionnement de la chaine de numérisation des nouveaux
dossiers sont transmises au personnel commis
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·
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Rédaction du manuel des utilisateurs d'exploitation du
système (manuel utilisateur et manuel administrateur)
|
Le manuel des utilisateurs et le manuel de
l'administrateur du système sont rédigés
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·
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Formation à l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers.
|
La formation à l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers est réalisée
|
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·
|
Formation à l'administration des informations de la
chaîne
|
La formation à l'administration des informations de la
chaîne est réalisée
|
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·
|
Rapport final du projet
|
Le rapport final du projet est réalisé
|
45
| 
