PARAGRAPHE 2 : Population cible et moyens
impliqués
2.1. La population cible :
Les bénéficiaires du Projet sont les (6)
préfectures selon l'ancien découpage territorial en
République du Bénin. Il s'agit de :
- La préfecture de l'Atlantique / Littorale, - La
préfecture de l'Ouémé ! Plateau
- La préfecture du Mono ! Couffo
- La préfecture du Zou ! Colline
- La préfecture de l'Atacora / Donga et de - La
préfecture du Borgou ! Alibori
2.3. Les moyens impliqués:
Les moyens impliqués sont relatifs aux ressources
humaines, aux ressources matérielles et aux ressources
financières pour chaque préfecture compte tenu de l'existant
disponible.
2.2.1 Ressources humaines
Nous sommes persuadé que les capacités
techniques locales sont bien à la hauteur de la mission. En
l'occurrence, GED TECHNOLOGIES est bien outillée en matière de
GED (Gestion Electronique des Documents), de SAE (système d'archivage
électronique), de réorganisation de fichier central et même
en matière de respect des normes de sécurité et
juridiques.
Pour réaliser ce projet, il sera mis en place une
équipe dont la composition est la suivante :
Un Chef de projet : il assurera la coordination,
le contrôle et la supervision de toutes les activités du
projet.
Un expert en organisation et méthodes
:
- il procédera à l'inventaire et à
l'assainissement des fichiers et des dossiers physiques, au dénombrement
des pièces physiques ;
- il conseillera sur un système adéquat
d'identification et de codification unique des pièces et des dossiers
;
- il conseillera sur les mécanismes de rationalisation des
flux documentaires et des dispositifs de sécurité à mettre
en place ;
- il orientera les travaux du personnel administratif mis
à disposition dans le cadre du projet et
apportera son assistance à l'expert informatique pour
organiser la gestion du système d'information. Un expert en
informatique, spécialiste en modèles conceptuels de base
de données et surtout en bases de données relationnelles d'une
part et de gestion documentaire d'autre part ; il assurera
l'implémentation et la configuration du logiciel de numérisation
ASCENT CAPTURE ; il a une expertise en réseaux informatiques ; en
sécurité des installations informatiques, en génie
électronique et logicielle.
2.2.5 Durée du PAED / CNI
La durée du projet est de 4 mois par
préfecture
2.2.6 Moyens techniques:
Ils regroupent l'équipement nécessaire à
la mise en place d'une plate forme d'archivage électronique
dans une Préfecture donnée
|
Module concerné
|
Type de ressources
|
Désignation
|
Quantité
|
|
Système
de
Gestion
Electronique
Des
Documents et
Archives
(GEDA)
|
Ressources
matérielles
|
Scanner de production
|
1
|
|
Ordinateur Pentium4
|
4
|
|
Lecteur Optique
|
1
|
|
Disque optique UDO
|
5
|
|
Ressources logicielles
|
Ascent capture
|
--
|
|
Base de données SqlServer (*)
|
1
|
|
Microsoft Windows 2000
Server (*)
|
1
|
|
Microsoft Windows XP
|
3
|
|
Qstar
|
1
|
(*) On suppose que chaque Préfecture en
dispose déjà ; au cas contraire, il faudra le prévoir
47
2.2.4 Moyens financiers par population
cible
L'évaluation financière se présente comme
suit :
En raison des critères démographiques, de
l'importance économique et du niveau d'équipement et d'outillage,
une répartition nous a permis d'établir le budget requis selon
deux catégories de Préfectures.
2.2.4.1 BUDGET REQUIS POUR CHACUNE DES TROIS
PREFECTURES A STATUT PARTICULIER
Atlantique - Litoral,
Ouéme -Plateau, Borgou - Alibori
|
N°
|
Rubriques
|
Durée
en mois
|
Montant
unitaire
en fcfa / mois
|
Total
|
|
I.
|
PERSONNEL DU MAITRE D'OEUVRE
|
|
|
|
|
Chef de projet, spécialiste de l'archivage
|
2
|
700 000
|
1 400 000
|
|
Expert en organisation et méthodes
|
0.5
|
600 000
|
300 000
|
|
Expert en informatique
|
1
|
600 000
|
600 000
|
|
Consultant archiviste et documentaliste
|
2
|
600 000
|
1 200 000
|
|
Personnel d'archivage (préparation et archivage des
documents) : 4 sur 2 mois
|
8
|
250 000
|
2 000 000
|
|
Sous total
|
|
|
5 500 000
|
|
II.
|
MATERIEL ET LOGICIEL
|
|
|
|
|
Matériel de traitement documentaire
|
|
Forfait
|
600 000
|
|
1 Scanner de production Ged Kodak Scanner Ged Kodak i260 ou i1420
(*)
|
|
|
1 770 897
|
|
Etagères pour le rangement physique (estimation) (**)
|
|
|
1 570 000
|
|
Logiciel Libre WINISIS
|
1
|
|
0
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(image volume 300K/Yr)
|
1
|
3 544 004
|
3 544 004
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(eDOC volume 300K/Yr)
|
1
|
886 854
|
886 854
|
|
Quote part Licence Logiciel VRS de nettoyage des images des
documents
|
1
|
673 668
|
673 668
|
|
Juke Box
|
1
|
1 688 433
|
1 688 433
|
|
Lot de 5 médias UDO 30 GB
|
1
|
177 098
|
177 098
|
|
Logiciel QSTAR
|
1
|
596 921
|
596 921
|
|
Maintenance logicielle QSTAR
|
1
|
247 296
|
247 296
|
|
Carte ADAPTEC 29160
|
1
|
283 111
|
283 111
|
|
Forfait Numérisation des documents (300 000 pages)
|
|
|
1 800 000
|
|
Sous Total Matériel et logiciel
|
|
|
12 067 385
|
|
III.
|
Rédaction du manuel de procédures de
gestion des documents, rédaction du rapport
d'exécution
|
forfait
|
300 000
|
300 000
|
|
IV.
|
Formation du personnel à l'utilisation du logiciel
et à la gestion du fonds d'archives
|
forfait
|
500 000
|
500 000
|
|
Coast total du Projet hors taxes
|
|
|
18 367 385
|
|
V.
|
TVA (18%)
|
|
|
3 306 129
|
|
VI.
|
TOTAL TTC
|
|
|
21 673 514
|
Le montant total de l'offre toutes taxes comprises
s'élève à vingt et un millions six cents soixante treize
mille cinq cents quatorze (21 673 514) francs CFA.
48
I - Un encadrement sera fourni sous la forme
d'un superviseur (expert en organisation et gestion documentaire).
L'intervention ponctuelle de différents spécialistes est
également requise. Il s'agit de spécialistes en organisation et
en archivage, de spécialistes en informatique et en Gestion Electronique
des Documents et en sauvegarde et système de sécurité.
Ce personnel sera appuyé par du personnel
administratif.
II - Le système qui sera mis en place
nécessite l'utilisation de 4 ordinateurs qui devront être mis
à disposition par chaque Préfecture et ces PC seront munis pour
l'un de Microsoft Windows 2000 server et pour les autres de Microsoft Windows
XP.
(*) Le choix du scanner est fonction du volume de documents, du
délai de traitement et de l'aspect physique des documents à
traiter
(**)Etagères pour le rangement physique (estimation)
optionnelle, seulement au cas où la réorganisation et le
rangement physiques sont prévus et retenus dans le projet.
Le logiciel WINISIS est un logiciel de
référencement promu par l'UNESCO et est gratuit
Les licences des logiciels de numérisation sont acquises
à la page et l'estimation des documents porte sur 300 000 PAGES
Les différents outils connexes (5 médias UDO 30 GB
; Logiciel QSTAR ; Carte ADAPTEC 29160) sont extraits de tarifs de
l'année 2008
La maintenance du logiciel QSTAR est annuelle
(nécessité d'un contrat de maintenance annuelle)
III À Pour la rédaction du manuel
de procédures de gestion du système et la rédaction des
rapports d'exécution du projet, l'appui du personnel administratif sera
important
IV - Pour la formation du personnel, un forfait
(de 500 000) est prévu
+ NOTES SUR LES MATERIELS ET LOGICIELS (Voir
ANNEXE)
49
2.2.4.2. BUDGET REQUIS POUR CHACUNE DES TROIS
PREFECTURES ORDINAIRES Mono - Couffo , Zou - Colline, Atacora --
Donga
|
N°
|
Rubriques
|
Durée
en mois
|
Montant
unitaire
en fcfa / mois
|
Total
|
|
I.
|
3(56211(/ T8111 $,75(1Tir 895(
|
|
|
|
|
Chef de projet, spécialiste de l'archivage
|
1
|
350 000
|
350 000
|
|
Expert en organisation et méthodes
|
0,5
|
300 000
|
150 000
|
|
Expert en informatique
|
1
|
300 000
|
300 000
|
|
Consultant archiviste et documentaliste
|
1
|
300 000
|
300 000
|
|
Personnel d'archivage (préparation et archivage des
documents) :
2 sur 2 mois
|
4
|
250 000
|
1000 000
|
|
Sous total
|
|
|
2 100 000
|
|
II.
|
MATERIEL ET LOGICIEL
|
|
|
|
|
Matériel de traitement documentaire (voir liste offre
technique)
|
|
Forfait
|
600 000
|
|
1 Scanner de production Ged Kodak Scanner Ged Kodak i260 ou i1420
(*)
|
|
|
1 770 897
|
|
Etagères pour le rangement physique (estimation) (**)
|
|
|
1 000 000
|
|
Logiciel Libre WINISIS
|
1
|
|
0
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(image volume 300K/Yr)
|
1
|
3 544 004
|
3 544 004
|
|
Quote part Licence Logiciel de numérisation Ascent Capture
(eDOC volume 300K/Yr)
|
1
|
886 854
|
886 854
|
|
Quote part Licence Logiciel VRS de nettoyage des images des
documents
|
1
|
673 668
|
673 668
|
|
Juke Box
|
1
|
1 688 433
|
1 688 433
|
|
Lot de 3 médias UDO 30 GB
|
1
|
106 260
|
106 260
|
|
Logiciel QSTAR
|
1
|
596 921
|
596 921
|
|
Maintenance logicielle QSTAR
|
1
|
247 296
|
247 296
|
|
Carte ADAPTEC 29160
|
1
|
283 111
|
283 111
|
|
Forfait Numérisation des documents (150 000 pages)
|
|
|
900 000
|
|
Sous Total Matériel et logiciel
|
|
|
12 297 444
|
|
III.
|
Rédaction du manuel de procédures de
gestion des 41FXP 11tVILpdrctiIC IX LrSSoLt d'e pfX1ion
|
forfait
|
300 000
|
300 000
|
|
IV.
|
) oLP rtiIQKX SeLIKCHII lXtifihrtion dX loJiciel ely
lrEforfait JIMioC dX IoCP AS'rLHives
|
|
500 000
|
500 000
|
|
Coast total du Projet hors taxes
|
|
|
15 197 444
|
|
V.
|
TVA (18%)
|
|
|
2 735 540
|
|
VI.
|
TOTAL TTC
|
|
|
17 932 984
|
/ HP POrntINArl EITIVIILINXteAIr IMoP
SLisI111pl01là dix sept million neuf cent trente deux mille
neuf cent quatre vingt quatre (17 932 984) francs CFA.
50
Le budget aborde les rubriques suivantes :
I. Personnel du maitre d'uvre ;
II. Matériel et logiciel ;
III. Rédaction du manuel de procédures de gestion
des documents, rédaction du rapport d'exécution ;
IV. Formation du personnel à l'utilisation du logiciel et
à la gestion du fonds d'archives
Ces quatre points respectent les mêmes principes pour la
fixation des prix à la différence que, nous considérons
que les travaux de conception, et de choix des solutions ne
nécessiteront plus autant de ressources (humaines, temps de travail,
licences logiciels, ...etc) puisque les résultats issus des premiers
projets exécutés (préfectures à statut particulier)
seront capitalisés et exploités.
Aussi, le forfait pour la numérisation des documents est
de moitié par rapport à la première proposition de budget
puisque nous estimons le volume des documents à 150.000 pages.
Tout ceci justifie la réduction des montants de certaines
lignes budgétaires pour cette seconde proposition.
+ NOTES SUR LES MATERIELS ET LOGICIELS (Voir
ANNEXE)
51
CHAPITRE II : ACTIONS STRATEGIQUES ET MECANISMES
DE SUIVI - EVALUATION ET DE PERENISATION DU PAED/CNI
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