PARAGRAPHE 2 : Objectifs - résultats attendus et
indicateurs du projet
2.1 Objectif général :
Le projet (PAED - CNI) a pour objectif global,
l'amélioration du système de traitement des documents constituant
les dossiers de demande de cartes nationales d'identité grace à
l'utilisation de l'outil informatique et des technologies de gestion
électronique des documents et archives (GEDA).
2.2 Objectifs spécifiques :
Les objectifs poursuivis sont :
faciliter l'identification et le repérage de tous les
dossiers individuels de demande d'établissement de carte nationale
d'identité dans les préfectures au terme du projet; assurer la
sauvegarde et la conservation pérenne des documents constituant les
dossiers dans les préfectures au terme du projet,
assurer la protection physique et intellectuelle des documents
constituant les dossiers de carte d'identité nationale dans les
préfectures au terme du projet,
offrir des services visant l'utilisation optimale des dossiers de
carte d'identité nationale dans les préfectures au terme du
projet,
veiller à la mise en application des règles de
conservation des documents constituant les dossiers de carte d'identité
nationale dans les préfectures au terme du projet, quelque soit
l'étape de leur cycle de vie.
2.3 Résultats attendus
Ce dispositif sera conçu et organisé
conformément aux normes reconnues en ce domaine, et permettra :
> de répondre au mieux aux besoins en offrant un
service de référence rapide et efficace,
> un repérage facile des documents
et/ou des dossiers,
> de faciliter la transmission rapide des dossiers
à un éventuel requérant.
Comme effet induit, on notera :
La diminution des conséquences de la mobilité du
personnel,
La mobilité du personnel au sein d'un organisme a
souvent pour effet de réduire, du moins temporairement,
l'efficacité administrative pour la simple raison que les personnes
nouvelles dans un poste ou une fonction ne s'y retrouvent pas dans les
documents de leurs prédécesseurs. La mise en place d'un
système de gestion des documents actifs structuré et performant
permet de réduire les effets négatifs de cette mobilité et
d'assurer ainsi une certaine continuité de gestion.
La réduction des coûts de traitement et
d'utilisation des documents,
La gestion des documents actifs, parce qu'elle
systématise les façons de faire et qu'elle relève de la
responsabilité d'intervenants spécifiquement formés
à cette fin, permettra aux Préfectures de réduire
considérablement leurs dépenses liées au traitement et
à l'utilisation de l'information sur les cartes nationales
d'identité.
La mise en place d'un système de capture pour la
numérisation, la gestion électronique et l'archivage
numérique permettra de garder trace des cartes nationales
d'identité qui transitent par les Préfectures du Bénin.
L'information relative à cette activité sera rendue
disponible en permanence et au moindre coût pour tout utilisateur
autorisé.
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2.4 Résultats attendus et indicateurs du
projet
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Résultats attendus
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Indicateurs
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Activités préparatoires
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Les autorités politico - administratives identifiés
ont effectivement adhéré au projet
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Au total 15 autorités ont effectivement
adhéré
au projet :
- Les six Préfets et leur Secrétaire
Général
respectif
- 3 membres de la délégation du
Ministère
de l'intérieur
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Les agents chargés de la gestion des dossiers de CNI de
la Préfecture concernée ont participé à une
séance de travail d'approfondissement.
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2 archivistes et 2 informaticiens de chaque
préfecture ont participé à une séance
de travail d'approfondissement
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L'approfondissement des besoins est réalisé
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Un mémo est réalisé pour chaque
préfecture bénéficiaire
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Le planning des activités pour la préfecture
concernée est finalisé
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Un planning des activités est réalisé pour
chaque préfecture bénéficiaire
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Audit du fond documentaire
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Le tableau de gestion et le tableau de conservation des
différents types de documents existants sont conçus
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Un tableau de gestion et un tableau de
conservation de la typologie des documents constituant le
dossier de demande de CNI sont confectionnés
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Le cadre de classement est proposé
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Un cadre de classement est proposé
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La volumétrie du fonds documentaire est
évaluée
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Une évaluation de la volumétrie du fond
documentaire est réalisée
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Les exigences de gestion sont recueillies et les
procédures de consultation sont identifiées
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Les exigences de gestion et les procédures de
consultation sont identifiées
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Les différentes classes de documents à configurer
sont définies
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Les différentes classes de documents à configurer
sont définies
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Tous les documents répertoriés sont codifiés
et validés par la Préfecture
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Tous les documents répertoriés sont codifiés
et validés par la Préfecture
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Elaboration des cahiers de charges pour la conception des
classes de documents
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Les métadonnées d'identification des documents sont
définies
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Les métadonnées d'identification des documents sont
définies
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Les séparateurs des documents sont définis
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Les séparateurs des documents sont définis
|
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Installation de la chaîne
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L'évaluation matérielle et logicielle de la
configuration des ordinateurs dédiés à la
chaîne de numérisation des dossiers est réalisée
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L'ensemble des composants de la chaîne de
numérisation (Un logiciel ASCENT CAPTURE, Un scanner, Un
lecteur UDO ,4 ordinateurs, Juke - Box) est défini
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Les postes de travail dédiés à la
chaîne de numérisation sont intégrés dans un
réseau informatique.
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4 ordinateurs sont intégrés dans la chaine et
configurés dans un réseau informatique
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Le scanner est installé et configuré
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Un scanner est installé et configuré
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Le lecteur UDO est installé et configuré
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Un lecteur UDO est installé et configuré
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Le logiciel ASCENT CAPTURE est installé et
configuré sur les postes de travail de la chaîne
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Un logiciel ASCENT CAPTURE est installé et
configuré sur les postes de travail de la chaîne
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Configuration du logiciel Ascent Capture en fonction des
différentes classes de documents
identifiées.
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Le logiciel ASCENT CAPTURE est configuré en fonction
des différentes classes de documents identifiées
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Un logiciel ASCENT CAPTURE est configuré en fonction
des différentes classes de documents identifiées
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Le système de base de données relationnelle en
fonction des différentes classes de documents identifiées
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Un système de base de données relationnelle en
fonction des différentes classes de documents identifiées
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La base de données relationnelle est
implémentée en fonction des différentes classes de
documents identifiées
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Une base de données relationnelle est
implémentée en fonction des différentes
classes de documents identifiées
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Des recommandations pour les synergies avec les applications
métiers sont formulées en fonction des différentes classes
de documents identifiées
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Un mémo sur les recommandations pour les synergies avec
les applications métiers est rédigé en fonction des
différentes classes de documents identifiées
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Le module de restitution est réalisé en fonction
des différentes classes de documents identifiées
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un module de restitution est développé en
fonction des différentes classes de documents
identifiées
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Des Tests unitaires de mise en ~uvre sont effectués
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Trois Tests unitaires de mise en ~uvre sont
éffectués
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Le rapport à mi - parcourt est réalisé
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Un rapport à mi - parcourt est réalisé
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La masse documentaire est numérisée et
récupéré sous forme électronique
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Toute la quantité des anciens dossiers de
demande des CNI dans les archives est
numérisée
et récupéré sous forme électronique
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Formation du personnel pour la prise en charge de la
chaine pour la numérisation des nouveaux dossiers
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Le manuel des utilisateurs et le manuel de
l'administrateur du système sont
rédigés
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Un manuel des utilisateurs et un manuel de
l'administrateur du système sont rédigés
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La formation à l'utilisation de la chaîne
pour la gestion des nouveaux dossiers est réalisée
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Une formation à l'utilisation de la chaîne pour la
gestion des nouveaux dossiers est réalisée
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La formation à l'administration des
informations de la chaîne est
réalisée
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Une Formation á l'administration des informations de la
chaîne est réalisée
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Le rapport final du projet est
réalisé
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Un rapport final du projet est réalisé
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