SECTION 1 : Contexte et objectifs
PARAGRAPHE 1 : Contexte et justification
Le problème de la gestion des archives dans
l'administration béninoise en général et dans les
préfectures en particulier reste entier. Les services d'état
civil peinent à offrir un service de qualité aux usagers.
Aux difficultés classiques liées entre autre
à l'inorganisation, la lenteur administrative, la violation des textes,
la corruption et à l'absentéisme, s'ajoutent le besoin
d'améliorer les prestations fournies aux usagers. Pour améliorer
les relations des usagers avec ses différents services, et leur offrir
des services de qualité dans des délais satisfaisants, les
Préfectures doivent maîtriser l'information administrative et
technique, grâce à des outils modernes et performants basés
sur les actuelles Technologies de l'Information et de la Communication
(TIC).
Par ailleurs, la croissance démographique et
l'obligation faite à tout béninois de disposer d'une carte
nationale d'identité confèrent aux Préfectures en tant que
représentantes de l'Etat et du Gouvernement Béninois
dans les Départements, un rôle stratégique vis-à-vis
des populations qu'elles sont appelées à administrer.
Dans ce contexte, le recours à la Gestion Electronique
des Documents et Archives (GEDA) répond parfaitement à une
problématique d'archivage et de traitement des documents «
actifs» et semi - actifs des Préfectures.
La modernisation de la gestion des archives et du
système de traitement des documents sont nécessaires pour relever
ces défis. Ceci peut donc être obtenu par l'intégration des
opportunités spectaculaires offertes par les nouvelles technologies de
l'information et de la communication.
Partant de ces constatations, il nous est paru important
d'apprécier la gestion des documents au sein de certaines
Préfectures, notamment à la préfecture de Cotonou et celle
de Porto - Novo, d'identifier les problèmes après analyse de
l'existant et de dégager des orientations pour la modernisation de leur
fonctionnement technique et administratif.
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Parmi ces orientations figure la mise en place du Projet
d'Archivage Electronique des Dossiers de Carte Nationale d'Identité
(PAED - CNI), objet de notre mémoire.
Il s'agit d'apporter un appui technique pour la mise en place
de l'infrastructure physique et logique (matériels et logiciels
informatiques, formation pour le transfert de compétence) pour la
modernisation de cette activité au niveau de l'ensemble des
Préfectures du Bénin.
Au regard des retombés de cette initiative, le projet
d'archivage électronique des dossiers de carte nationale
d'identité (PAED - CNI) ambitionne de devenir un élément
essentiel du système d'information pour toutes les Administrations
susceptibles d'exploiter les données individuelles de la population.
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