PARAGRAPHE 1 : les Fonctions et
responsabilités
1.1. Collaborateur des Conseillers Techniques Principaux
de divers projets et Responsable Administratif et Financier :
De la synthèse des postes technique et administratif que
nous avons occupés, nous retenons les fonctions suivantes :
En matière de gestion et traitement des informations,
nous avons saisi des informations, mis en forme des données,
géré la messagerie électronique, mis en page pour site de
type « intranet » et « internet », géré
l'agenda du Directeur Général, classé et archivé,
pris des notes lors d'entretiens d'affaire, contribué à
l'actualisation de bases de données documentaires, etc ~
En matière de production et de gestion, nous avons
rédigé des courriers courants, rédigé des comptes -
rendus de réunion, géré des dossiers de nature «
technico - administrative », tenu des plannings et de tableaux de bord,
préparé des dossiers d'aide à la décision etc
...
En matière de Gestion des Ressources Humaines de
proximité, nous avons enregistré et suivi les congés, les
actions de formation, les absences, préparé les
déplacements et contribué à la gestion comptable, accueil
et encadrement des stagiaires, etc ...
En matière d'appuis logistiques, nous avons
assuré la reproduction de documents, le suivi des fournitures de bureau,
des consommables bureautiques, la maintenance de premier niveau (l'entretien du
petit matériel), reliure courante, appuis bureautique : aide à
l'utilisation de logiciels, dépannages simples, etc ...
En matière de médiations interpersonnelles, nous
avons orienté des visiteurs, assuré l'accueil physique et
téléphonique, régulé les relations internes, etc
...
L'ordre des fonctions énumérées ne
revêt pas un caractère chronologique. Il tente une
hiérarchisation quant aux savoir et savoir-faire acquis. De méme
l'énumération des activités est présentée
par ordre de complexité.
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PARAGRAPHE 2 : Taches exécutées
2.1 - ACTIVITÉS RELEVANT DU PÔLE
COMMUNICATION
2.1.1 Dans le domaine de la communication
écrite textuelle et visuelle, nous avons procédé
à la : Rédaction, traitement et production de
textes divers sur des supports divers (courrier, notes, comptes rendus,
rapports, réponses aux appels d'offres, propositions financières
et propositions techniques, prospectus, brochures, fiches produit...) dans des
contextes professionnels variables (prise de notes, mémorisation
d'informations orales, lecture rapide ou non d'un ensemble de documents...).
-- Conception de catalogue de formation sur différents
modules, programmation et suivi;
-- Elaboration et présentation de la synthèse de
documents, de dossiers, d'opérations ; préparation de la revue de
presse.
-- Diffusion et transmission de tous documents utiles en temps
opportun.
2.1.2 Dans le domaine de la communication orale,
il s'est agit pour nous de :
-- l'accueil en situation de face à face et de l'accueil
au téléphone.
-- filtrage des appels téléphoniques et des
visiteurs.
-- la présentation orale d'informations devant une
personne, devant un petit groupe. -- l'écoute active en situation de
relation interpersonnelle ou dans un petit groupe.
-- la mise en relation et facilitation des relations entre deux
personnes ou un petit groupe. -- l'animation d'une petite équipe.
-- la participation à presque toutes les réunions
et animation d'un petit groupe.
-- la participation à des entretiens, conduite
d'entretiens dans un contexte de relations courantes et professionnels.
-- l'animation de formations sur divers thèmes traitant de
la modernisation du fonctionnement
administratif et technique des Administrations.
2.2 - ACTIVITÉS DU PÔLE ORGANISATION
2.2.1 En matière de Gestion de l'information
textuelle et numérique, nous avons
Conçu des supports d'information (imprimés,
dossiers, répertoires, pages-écran...).
-- Choisi, organisé et/ou mis en exploitation des supports
d'information: supports papier, magnétiques (disque dur, disquette),
optiques (vidéodisque, disque optique)...
-- Conçu, organisé et/ou mis en exploitation des
fichiers, de bases de données.
-- Classé, archivé au regard des normes novatrices
et de l'évolution technologique.
2.2.2.En matière de Gestion du temps,
nous avons été chargé de :
l'Organisation des rendez-vous par la tenue d'agendas ;
-- la conception et du suivi de programmes,
d'échéanciers, tenue de plannings, relances... 2.2.3.En
matière de Gestion des activités, sur instruction du
Directeur Général, nous avons : Organisé
des réunions courantes ;
-- Organisé les voyages et déplacements du
personnel ;
-- Organisé et réparti les tâches et les
moyens au sein des équipes projet à travers l'affectation des
moyens ; élaboration de consignes ; contrôle de l'utilisation des
équipements et des procédures bureautiques ; monitorat
auprès du personnel ;
-- Tenu des budgets liés à des opérations ou
activités d'un service, suivi les dépenses. 2.2.4 En
matière de Gestion des projets, les activités ont
été axés essentiellement sur :
- la planification, l'affectation des moyens, la mise en ~uvre,
le suivi, la mise en place de bilans
d'opérations diverses telles que :
- l'organisation d'une manifestation à caractère
exceptionnel (journées portes ouvertes, participation à des
salons d'exposition ...) ;
- l'élaboration de prospectus, de plaquettes et
brochures,
- la mise en place de nouvelles procédures induites par
l'adoption des nouveaux équipements et nouvelles applications,
- la proposition de réponse aux appels d'offres
(propositions techniques et financières) - le suivi de
l'exécution et du chronogramme de certains projets.
2.3 - ACTIVITÉS RELEVANT DU PÔLE
DOCUMENTATION
En matière de Gestion Electronique des documents
(GED) et de Système d'Archivag Electronique (SAE), nous avons
participé aux opérations suivantes :
- Elaboration de cahier de charges d'archivage
électronique, - Numérisation de documents
- Sauvegarde des données ;
- Actualisation de dossiers documentaires....
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