Mise en place d'une architecture 3 tiers avec base de données centralisée sous SQL SERVER: Cas d'une Gestion immobilière

Chapitre II : Etat des lieux, critiques et suggestions

II.1 - Introduction

Après avoir bien définit le cadre théorique et méthodologique, suivi de la définition des différents concepts généraux tournant autour de notre étude nous abordons ici la deuxième partie de notre étude. Nous présenterons l'activité de gestion immobilière du point de vue fonctionnement.

Nous présenterons les différents acteurs rencontrés dans nos recherches et dans les agences avec une présentation détaillée de leur fonction, ainsi que les procédures de vente et de location

Nous apporterons des critiques et suggestions sur l'existant avant d'apporter des solutions aussi bien technique, organisationnelle, logicielle que financière

Enfin de partie nous aborderons la sécurité.

II.2 - Etat des lieux

II.2.1 - Procédure de location

La procédure de location est la suivante :

Les clients sont informés par publicité, par catalogue ou par Internet. Ils effectuent leur réservation par fax, par demande manuscrite via la poste ou en se présentant directement à l'agence en y précisant les caractéristiques de l'appartement qu'ils veulent. Ils doivent laisser un moyen de leur contacter téléphone ou fax.

Ces demandes reçues par le secrétariat sont inscrites dans le registre du courrier d'arrivée. Après information du responsable d'agence qui met à jour son carnet de décompte et d'archivage les demandes sont transmises à la division clientèle qui les vise, les annote et qui vérifie en même temps si le client n'a pas d'antécédents de non paiement avec l'agence.

Si oui la demande est immédiatement rejetée

Sinon, il vérifie s'il existe des appartements répondants aux souhaits du client ; au cas où il trouve, la division clientèle enregistre la réservation dans son registre, met à jour son fichier des appartements

Ensuite il remet la fiche de réservation au comptable pour l'élaboration du contrat de location en en trois exemplaires

- Un exemplaire est remis au client pour qu'il regarde les termes du contrat de location avant de s'engager

- Un exemplaire est archivé par le comptable pour avoir une trace du contrat

- Enfin un dernier est remis à la caisse

Le client pour confirmer sa réservation retourne le contrat signé accompagné d'une preuve de paiement (chèque, espèces, etc.)

La caisse enregistre la paiement du client dans son journal de banque et délivre n reçu de règlement au client.

II.2.1.a - Diagramme Tâches / Documents

Responsable agence

Secrétariat

division clientèle

Comptable

Caisse

Extérieur

Reg 2

D₁¹

Reg 1

D₁

D2

Reg 3

D3

D3¹

D4

D3

D5

Reg 4

Client

Figure 4 : Diagramme tâches / documents de la procédure de réservation

Numéro document	Libellé et rôle	Tâches
		Entrée	Sortie
D1	Demande de location : Demande de réservation fournie par le client	T1	--
D1^1	Fiches triées : Permet à la secrétaire de l'inscrire dans son courrier d'arrivée	T3	T1
D2	Fiches de réservation : Permet l'élaboration du contrat de location après vérification des appartements	T4	T3
D3	Contrat : Permet au client d'être en possession du contrat	--	T4
D3	Contrat : Permet au comptable d'avoir une archive du contrat	T5	T4
D3	Contrat : Permet à la caissière d'avoir un exemplaire du contrat	--	T4
D3^1	Contrat de location : Permet au client de confirmer sa réservation	T5	--
D4	Preuve de paiement : Permet à la caisse de détenir la preuve de paiement du client	T6	--
D5	Reçu de règlement : Permet de confirmer le règlement du client	--	T6