Deuxième partie
Etat des lieux
Chapitre I : Présentation des
activités de gestion immobilière
I.1 - Organigramme gestion immobilière
Responsable Agence
Secrétariat
Comptabilité
Caisse
Division Financière
Bureau Contentieux
Bureau Technique
Bureau Marketing
Division Clientèle
Figure 3: Organigramme de la gestion
immobilière
I.2 - Fonctionnement
Ø Responsable Agence
Il est charger d'animer et gérer le personnel,
répartir les tâches au sein de son équipe, assurer un
climat propice à la qualité du service.
Il archive toutes les demandes que le secrétariat
lui remet
Ø Secrétariat
Le secrétariat tri les courriers travaille en
étroite collaboration avec le responsable d'agence et est soumis
à une obligation de confidentialité
Il transmet à la division clientèle les
demandes clients qu'il a triées
Ø Division Clientèle
Elle reçoit du secrétariat les demandes
triées des clients ensuite elle vérifie si le client n'a pas eu
des antécédents de non paiement, si le client est en règle
il vérifie si les appartements et les propriétés sont bien
disponibles.
Elle noue des liens privilégiés avec les
clients. C'est elle qui gère le relation client elle est composé
de deux (02) bureaux : le bureau marketing et le bureau technique
- Bureau Marketing
Il étudie les prix à proposer aux
clients et les solutions pour augmenter le chiffre d'affaires de l'agence
- Bureau Technique
Il a pour mission essentielle de conserver en parfait
état de fonctionnement et de sécurité les infrastructures
immobilières gérées par l'agence.
Ø Division Financière
La Division Financière est l'armature
structurelle qui soutient les systèmes transactionnels et financiers
entre l'agence et les clients. Elle doit assurer le traitement des
créances et des paiements, incluant ceux qui sont reliés aux
contrats des clients
Elle est composée de trois parties : la
comptabilité, la caisse et lu bureau du contentieux
- Comptabilité
Elle reçoit les demandes transmise pat la
division clientèle, doit archiver des exemplaires et en transmettre aux
clients et à la caisse
Elle est chargée de délivrer les contrats
de locations de location et les contrats de vente aux clients et cela
après avoir vérifier toutes écritures au niveau de la
caisse et que le client est en règle financièrement
- Caisse
Elle enregistre les preuves de paiement des clients soit
par cheque, espèces ou virements. Si c'est un achat elle envoie un
exemplaire du reçu au comptable
Elle reçoit un exemplaire du contrat de location
pour la procédure de location et remet un reçu de paiement au
comptable pour la procédure d'achat
- Bureau Contentieux
Le bureau du contentieux a la responsabilité de
superviser les dossiers litigieux menés par l'agence envers ses
clients
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