CHAPITRE II : PROPOSITIONS D'AMELIORATION ET
RECOMMANDATIONS
Dans le présent chapitre, nous proposons des
solutions pour corriger les faiblesses relevées ci-dessus sans oublier
de préciser les conditions de leur mise en oeuvre.
SECTION 1 : PROPOSITIONS D'AMELIORATION
Il sera question ici, de fait part à la Mairie de
Cotonou des actions à entreprendre et les dispositions de
méthodes pour un meilleur système budgétaire. Elles visent
non seulement à rendre plus performants certains éléments
du système, mais aussi à inciter les responsables à plus
de rigueur dans l'exécution et le contrôle.
Paragraphe 1 : Dynamisation de la Division de
Préparation du Budget et établissement d'un plan
opérationnel
La Mairie de Cotonou doit procéder à une
réorganisation de la Division de Préparation du Budget existant
tant sur le plan structurel que fonctionnel. Cette Division sera
composée du Directeur ses Services Economiques et Financiers, du Chef
Service du Budget et de la Comptabilité, d'un Contrôleur de
Gestion et quelques agents ayant des compétences en matière de
gestion, de marketing et de management. Elle travaillera sous la supervision du
Directeur des Services Economiques et Financiers et aura pour responsable le
contrôleur de gestion. Cette Division pour permettre une
élaboration budgétaire idoine, devra procéder à un
suivi strict et rigoureux des différentes étapes du processus de
planification à savoir :
- la définition de la finalité de la
Municipalité de Cotonou et ses politiques ;
- l'étude de l'environnement (surtout de perception des
recettes) et son évolution prévisible ;
- l'étude diagnostique de la Municipalité ;
- la fixation des objectifs et choix des
stratégies ;
- la programmation des actions ou planification
opérationnelle ;
- la synthèse de la planification.
Ainsi elle pourra assurer une bonne coordination des
activités budgétaires et alléger la tâche à
la DSEF.
Cette Division aura également pour tâche la
conception d'un plan opérationnel pour la Municipalité.
Grâce à ce plan, les responsables pourront avoir une vue globale
de chacune des activités à effectuer au cours de l'année,
leur coût et leur réalisation. Cela leur permettra de
préparer les négociations avec les partenaires ; ils
pourront ainsi éviter une gestion improvisée. Pour cela la
Direction des Services Techniques, la Direction Services A la Population, la
Direction Services Administratifs et Juridiques, la Direction de la
Sureté Municipale et la Direction Prospective et du
Développement Municipal vont établir chacune une proposition de
plan qu'elles transmettront à la DSEF qui s'en servira pour
établir le sien. La Division de Préparation Budgétaire se
chargera par la suite de l'étude de ces propositions pour évaluer
le résultat d'ensemble qu'elle consolidera en vue d'obtenir le plan
opérationnel de la Mairie de Cotonou.
Par ailleurs, les responsables de la Municipalité
doivent procéder à
l'établissement d'un tableau de bord des
procédures budgétaires afin de combler le vide observé
à ce niveau. Ce tableau sera mis au point par le Contrôleur de
Gestion et devra contenir les instructions et les renseignements
nécessaires à l'établissement du budget au niveau de
chaque section, de chaque service et de chaque direction ainsi que la
description des postes de tous les services de la compagnie. Il devra
détailler également les règles et méthodes fiables
à suivre pour élaborer et mettre en oeuvre le budget.
Pour plus d'efficacité dans l'élaboration
du budget, la Mairie peut utiliser la méthode du Budget Base Zéro
(BBZ) pour la préparation et l'approbation de ses budgets. Cette
méthode permet d'introduire le changement dans l'organisation et de se
remettre en cause pour aller vers une plus grande efficacité. Elle offre
également l'avantage de disposer d'informations actualisées toues
les fois. Pour l'appliquer, la Mairie de Cotonou peut adopter le schéma
ci-après :
- le découpage de la Municipalité en centres de
décisions. Cela existe déjà. Il s'agit des directions
techniques ;
- l'analyse par chaque centre de sa situation actuelle pour
améliorer les performances et examiner les forces, les faiblesses, les
opportunités et les menaces afférentes ;
- l'établissement des propositions budgétaires
par centre qui feront ensuite l'objet de dialogue entre supérieurs et
subordonnés ;
- la tenue d'une réunion de coordination pour discuter
des projets de budget et préparer chacun des chefs à informer ses
collaborateurs.
Cette méthode leur permettra de disposer des
informations actualisées toutes les fois. En dehors de celle-ci,
d'autres techniques d'analyse telles que la méthode indiciaire, la
méthode basée sur le flair et la méthode du rapprochement
peuvent être également utilisées.
La méthode indiciaire consiste à faire les
prévisions en se fondant sur le niveau de réalisation des deux
années précédentes et les tendances
dégagées.
La méthode basée sur le flair consiste
à se fonder sur certains paramètres pour fixer le niveau de
prévision budgétaire.
Quant à celle du rapprochement, elle consiste à
collecter des informations auprès des municipalités ou communes
soeurs pour faire des prévisions.
Paragraphe 2 : Rigueur dans l'exécution des
tâches et
instauration de mesures de
contrôle permanent
Pour remédier au problème de
décaissements hors budget, la Mairie peut créer une ligne
budgétaire pour réalisation des imprévus. Elle doit
veiller néanmoins à ce que ces dépenses soient
effectuées dans la limite fonds prévus.
Par ailleurs, pour éviter le retard
constaté dans le traitement des données comptables, une
simplification du processus de traitement de ces données à
travers des délégations de pouvoirs s'avère indispensable.
Une pression de la part des responsables sur les agents intervenant au niveau
dudit processus est également souhaitable. Cependant, il faut noter que
pour permettre une bonne exécution du budget, il est important
d'effectuer un recyclage du personnel, ceci à travers des
réunions, des séminaires et des formations. Le personnel sera
ainsi formé à la stratégie propice à
l'exécution des tâches dans les délais exigés. La
Mairie doit également prendre des mesures nécessaires pour
encourager et motiver ceux qui respectent la limite budgétaire
(augmentation de salaire, octroi de primes et indemnités).
Il serait aussi souhaitable que certaines
dépenses soient particulièrement suivies notamment les
dépenses dont les montants réels excèdent
considérablement les prévisions.
Pour un contrôle budgétaire efficace, il
faut nécessairement un Contrôleur de Gestion qui doit faire une
exploitation judicieuse des rapports d'activités mensuels
rédigés par les directions techniques. Ces rapports doivent faire
l'objet d'étude en vue d'une synthèse faisait ressortir les
écarts, qui feront ensuite l'objet d'analyse et d'initiation d'actions
correctives. Le Contrôleur de Gestion pourra ainsi suivre correctement
l'exécution du budget dans les sections, les services et de ce fait,
amener le personnel à mieux s'occuper des tâches qui sont les
siennes. Il en résultera alors une prise de conscience de la part de
chaque responsable et une amélioration des rendements de la
Municipalité de Cotonou ; les écarts les écarts
seront moindres en fin d'année et l'objectif de l'entreprise pourrait
être atteint.
En outre, il importe de signaler que le Contrôleur de
Gestion doit jouer le rôle de conseiller auprès des directeurs
techniques et opérationnels dans l'accomplissement de leurs
tâches.
Il faut noter également l'utilisation de
tableaux de bord sera d'un grand recours pour le contrôle
budgétaire. A cet effet, le Contrôleur de Gestion devra
établir une liste des points clés de décisions de chacun
des responsables pour choisir les indicateurs caractéristiques des
tableaux de bord qu'il aura à élaborer. Ces tableaux de bord
doivent être mis à jour le plus fréquemment possible (de
préférence de façon hebdomadaire). Il importe aussi de
signaler que ces tableaux de bord servent à informer les responsables
à divers niveaux sur :
- leur performance (rendement par exemple) ;
- leur situation par rapport aux objectifs (écarts,
indicateurs de performance) ;
- les caractéristiques et les origines des anomalies
(surconsommation de
matières, allongement des délais
d'encaissement);
- les mesures correctives à prendre et leur incidence
possible.
Les informations fournies par les tableaux de bord
doivent être expressives et succinctes pour faciliter la lecture et la
compréhension.
Outre le tableau de bord, d'autres outils peuvent être
utilisés pour assurer un meilleur suivi dans la Mairie. Il s'agit de la
mensualisation budgétaire et du contrôle budgétaire
spécifique et intégré.
Les mesures ainsi proposées ne pourront
être pleinement efficaces que si certaines conditions sont
réunies.
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