SECTION 2 : RECOMMANDATIONS
Il sera question, dans la présente section, d'initier
les mesures pouvant rendre plus efficaces les solutions proposées
ci-dessus. Ces mesures peuvent s'énumérer comme suit :
- le diagnostic de la Municipalité et la description
des postes et profils ;
- la qualité intrinsèque du système de
contrôle et la compétence des dirigeants.
Paragraphe 1 : le diagnostic de la Municipalité
et la description
des postes et
profils
Il s'agit d'analyser d'une part, les forces et faiblesses de
la Mairie de Cotonou à travers son diagnostic interne,
puis les opportunités et menaces qu'offre l'environnement à
travers son diagnostic externe. La division de préparation du budget,
pour bien accomplir les tâches d'élaboration du budget à
l'obligation de faire cette analyse pour avoir une parfaite maîtrise de
ces facteurs externes et internes, car ceux-ci ont une forte emprise sur la
municipalité et affecte considérablement ces résultats
lorsqu'ils ne sont pas pris compte.
Une fois, le budget élaboré, il importe qu'il
soit bien exécuté pour que les objectifs soient atteints. A cet
effet, les postes doivent être clairement définis avec des
tâches bien précises. Chaque responsable doit avoir le profil du
poste qu'il occupe et le maîtriser correctement. Il doit être
capable d'accomplir efficacement la mission qui lui est confiée. Pour ce
faire, il faudrait qu'il soit doté d'un esprit d'équipe,
d'initiation, de créativité et qu'il soit entouré de
collaborateurs compétents, motivé et soucieux de la
réussite de l'organisation (la Mairie de Cotonou) à laquelle ils
appartiennent. Cependant, il faut noter que l'exécution doit faire
l'objet de contrôle permanent pour éviter les risques d'erreurs et
les dérapages. Mais ce contrôle ne peut être efficace que si
les conditions nécessaires sont réunies.
Paragraphe 2 : la qualité intrinsèque du
système de contrôle et la
compétence des
dirigeants.
Le système de contrôle doit être
doté de moyens de perception des problèmes et de mise en oeuvre
rapide et efficace de solution nouvelle.
La condition première pour bien percevoir les
problèmes, est de disposer suffisamment de données brutes d'une
fiabilité satisfaisante. Ensuite, partant de celles-ci, le
système de contrôle doit être en mesure de détecter
consciemment les indices anormaux de la situation. A cet effet, il faudrait
qu'il soit en mesure de mettre en évidence les anomalies (par des
écarts pertinents, des indicateurs d`écoute, etc) et de susciter
leur interprétation dans l'univers des évènements (par
référence à des normes ou des standards.
En ce qui concerne la mise en oeuvre rapide et efficace de
solutions nouvelles, elle dépend de l'esprit de créativité
et d'imagination des agents qui assurent le contrôle. Cependant, il
faudrait veiller à ce que la structure de la Municipalité rende
possible le changement, l'adaptation, et favorise la communication et s prises
de décisions rapides. De plus, le système ne doit pas induire
l'organisation dans la routine, mais plutôt permettre à la
capacité créative de s'exprimer.
L'efficacité du contrôle dépend aussi de
la compétence des dirigeants. Cette compétence s'exprimera au
travers :
- de leur faculté d'analyse (c'est-à-dire de
leur aptitude à discerner les facteurs clés au sein d'une
situation donnée, de leur capacité à établir les
véritables relations entre ces facteurs clés) et de leur
faculté d'imagination (c'est - à -dire de leur aptitude à
proposer des solutions nouvelles face à des situations non encore
rencontrées);
- De leur aptitude à motiver le personnel (en
choisissant des normes qui ne démobilisent pas les exécutants, en
veillant à ce que la politique du personnel soit adaptée à
la logique du contrôle effectué) et de leur faculté de
communication (c'est-à-dire de la façon dont les dirigeants se
comportent avec le personnel, et des moyens qu'ils emploient pour parvenir
à leurs fins).
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