CHAPITRE III : SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET DE
TRESORERIE
Dans ce chapitre, nous nous bornons de proposer les
manières de suivre et de contrôler la trésorerie. Car l'on
ne parle véritablement de budget de trésorerie que lorsque
celui-ci est suivi et contrôlé.
I. LE SUIVI DU BUDGET DE TRESORERIE
1. L'INSUFFISANCE DU BUDGET DE
TRESORERIE
Le budget de trésorerie que nous avons
représenté au chapitre II de la seconde partie de notre
étude, fait apparaître des mouvements et des soldes mensuels(pour
la trésorerie) détaillés selon leur nature et mis en
regard des éléments qui sont leur origine : encaissements
auprès des adhérents, paiement au regard des charges...
Or, il est imparfait de connaître une fois par mois,
d'une manière globale, la situation de l'entreprise, il faut exercer une
surveillance sur les dépenses au jour le jour, en même temps
qu'une action permanente pour accélérer les rentrées, et
d'une manière plus générale, assurer toutes les
obligations qu'implique une gestion de trésorerie ordonnée et
diligente.
En effet, les courbes de recettes et de dépenses
peuvent avoir un profil très différent à
l'intérieur d'une période d'un mois. Par exemple, si à
l'intérieur du même mois (janvier), les courbes de recettes et de
dépenses de la SOTRAGEF-CGA ont les profils suivants :
Francs Solde initial
Dépenses
Insuffisance de
Trésorerie
Recettes
Solde initial
Courbes des recettes Jours
Francs Solde initial
Dépenses
Insuffisance de
Trésorerie
Recettes
Solde initial
Courbes des recettes Jours
Ces deux courbes montrent le cas où les dépenses
de la SOTRGEF-CGA sont situées en début de mois et les recettes
vers fin du mois. Le planning journalier de trésorerie fait
apparaître une insuffisance de la trésorerie en milieu du mois.
Cet exemple nous montre qu'il ne suffit pas de suivre le budget mensuel de
trésorerie, mais qu'il faut également suivre la trésorerie
au jour le jour.
2. PLANNING ET TABLEAU DE BORD
2.1. PLANNING.
Ce planning est journalier, c'est-à-dire le suivi de la
trésorerie du jour le jour. Il est, en fin de mois, totalisé et
intégré dans le contrôle budgétaire mensuel dont la
feuille trésorerie est le total des fiches journalières du
planning. Le principe consiste à enregistrer les réalisations
quotidiennes.
Tous les postes du tableau sont pris avec toutes taxes
comprises.
TABLEAU JOURNALIER SOTRGEF-CGA
|
Prévisions Janvier 2008.
|
|
Réalisations Janvier 2008
|
Total
|
|
Date
|
1
|
2
|
3
|
4
|
...
|
30
|
31
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
...
|
30
|
31
|
|
Recettes d'exploitation
Cotisations RSI
Cotisations IS
Recettes hors exploitations
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Totale recette
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dépenses d'exploitations
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dépenses pour achats divers
Dépenses pour frais de personnel
Dépenses pour charges sociales
Dépense pour impôts et taxes
Autres
Dépenses hors exploitations
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 Total dépenses
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Solde (1-2)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2. TABLEAU DE BORD : PARTIE SURVEILLANCE DE
LA TRESORERIE
La notion de tableau de bord résulte du fait que le
responsable d'une société ou d'une partie de la
société cherche dans son action, à connaître
l'évolution des résultats de son travail. Il est donc,
amené à sélections les indications significatives
représentant l'évolution de son domaine de
responsabilité.
2.2.1 DEFINITION
Le tableau de bord regroupe et présente la
sélection des indications significatives appelées << points
clés >> ou << clignotants >> qui permettent au
responsable de l'ensemble ou d'une partie de l'entreprise de contrôler
son domaine de responsabilité.
2.2.2 LA PARTIE SURVEILLANCE DE LA
TRESORERIE
Notre tableau de bord va reproduire :
ü Le contrôle du budget de trésorerie
(traité dans le II du même chapitre (voir tableau
général de contrôle du budget de trésorerie))
ü Une prévision mensuelle (voir budget)
ü La situation de trésorerie (voir budget)
La surveillance de la trésorerie est utilement
illustrée par des graphes (graphes des prévisions, des
réalisations et des écarts)
La courbe des prévisions restera fixe en cas de non
réévaluation des prévisions. Celle des réalisations
montre la situation nette de la trésorerie de l'entreprise chaque fin de
période. Quant à celle des écarts, elle est fonction de la
différence des deux autres.
3. MISE EN PLACE D'UN LOGICIEL DE
SUIVI
Pour mieux suivre la trésorerie, il nous faut
informatiser la gestion de la trésorerie. Nous avons conçu ce
logiciel avec Excel
II. LE CONTROLE DU BUDGET DE
TRESORERIE
Le problème posé est celui du rapprochement
d'une réalisation en trésorerie, de la prévision du budget
dans les délais les plus brefs possibles.
Il est clair en effet, que la trésorerie peut mettre en
cause, en un laps de temps, l'existence de la SOTRGEF-CGA. Une insuffisance
même passagère de recettes dues à des cotisations
insuffisantes ou à un décalage de recouvrement, ou à un
décaissement plus important que prévu, peuvent entrainer la
cessation des paiements.
Le contrôle du budget de trésorerie de la
SOTRAGEF-CGA passe par un contrôle, le plus en amont possible, des
recettes et dépenses : il s'agit de saisir le décaissement
à son origine budgétaire : l'engagement des frais, en
exploitation et l'engagement des commandes d'investissements, en hors
exploitation si possible.
Ce contrôle implique la connaissance des engagements
contractés par la SOTRAGEF-CGA d'une part pour le contrôle du
budget à venir, le rapprochement entre le contrôle du budget
d'exploitation et la réalisation, d'autre part.
1. RECAPITULATIF, CONTROLE GENERAL DU BUDGET DE
TRESORERIE.
Le contrôle se base sur le rapprochement du budget
d'exploitation et de la réalisation. Ce rapprochement peut entrainer un
écart dans l'application des conditions standards de règlement.
La réalisation est comparée période par période.
Proposons alors un tableau de contrôle
TABLEAU DE CONTROLE GENERAL DU BUDGET DE
TRESORERIE
|
BUDGET DE TRESORERIE
|
REALISE/SUR BUDGET DE TRESORERIE
|
|
Périodes
|
1
|
2
|
3
|
....
|
total
|
1
|
2
|
3
|
...
|
|
|
Encaissements des recettes d'exploit de l'exercice et
antérieur par nature
|
|
|
|
|
|
R
|
E
|
R
|
E
|
R
|
E
|
R
|
E
|
Total
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL DES ENCAISSEMENTS
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Décaissements d'exploitation, d'achats, frais
d'exploitation de l'exercice et antérieur
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL DECAISSEMENTS D'EXPLOITATION
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL DECAISSEMENTS ANTERIEURS
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Solde TVA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Solde de trésorerie d'exploitation
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Solde mensuel
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Solde cumulé
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Comptes clients
Comptes de tiers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. LE CONTROLE DES ENGAGEMENTS DE
TRESORERIE
On vient de voir que le contrôle du budget de
trésorerie lui-même ne satisfait pas.
Le contrôle des engagements de trésorerie part de
l'information sur les dépenses ou recettes saisies à la
source :
-En dépense : l'engagement de la dépense
-En recettes : l'origine, le marché, la promesse
des adhérents
La connaissance du divers élément d'engagements
découle des traitements comptables au niveau de ces
engagements :
-En exploitation : les divers traitements doivent
remonter à l'origine des flux financiers ou économiques.
-Les factures pour les achats de frais
généraux.
Les engagements de dépenses peuvent être connus
à partir :
-Des effectifs réels pour le personnel ;
- la rigidité générale de ces effectifs a
pour effet favorable de permettre une bonne prévision des
dépenses.
-les « abonnements » pour les budgets tels
qu'autres charges externes (loyer, assurances, etc.)
Les engagements de trésorerie, hors exploitation,
découlent de procédés analogues à ceux de
l'exploitation :
-les engagements de dépenses d'investissement face au
budget d'investissement.
-les opérations financières ou exceptionnelles
étant, de même, comptabilisées lors de leurs
engagements.
| 
