SECTION II : LES GÉNÉRALITÉS SUR
LES SYSTÈMES
D'INFORMATION
Les systèmes d'information font l'objet de nombreux
travaux. Les innovations y sont permanentes. L'objectif de cette section n'est
en aucun cas de faire un tour complet de la théorie des SI, mais
plutôt d'en présenter les notions de base.
Sous-section I : Le
concept de système d'information
Parler des systèmes d'information (SI) reviendrait
à circonscrire d'une part le contexte historique qui a favorisé
l'émergence des systèmes d'information et d'autre part à
définir les systèmes d'information.
I. L'historique des systèmes d'information
Depuis quelques décennies, le contexte
économique mondial est marqué par deux changements importants :
la mondialisation des économies et la transformation des entreprises.
En ce qui concerne la mondialisation des économies, on
note qu'elle draine avec elle l'accroissement de la valeur de l'information et
de nouvelles opportunités de croissance. Les SI donnent aux entreprises
de puissants moyens de communication et d'analyse pour effectuer leurs
opérations et diriger leurs affaires à l'échelle
planétaire.
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Alors que l'entreprise contemporaine est une organisation plus
flexible, offrant des produits personnalisés à une
clientèle mondiale, les technologies de l'information s'imposent en tant
qu'outil incontournable.
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II. La définition des systèmes d'information
De prime abord, un système est un ensemble
d'éléments en corrélation ou en interaction, qui forment
un tout et poursuivant un objectif précis. D'où la
définition proposée par J. O'BRIEN (1995) : « un
système d'information est un ensemble de personnes, de procédures
et de ressources qui recueillent l'information, la transforment et la
distribuent au sein d'une organisation ». Aussi, C. LARGUIER, (2002,
P.183) pense que « le système d'information est un ensemble de
différents éléments concourant à la création
et à la manipulation de l'information nécessaire au bon
fonctionnement de l'entreprise ».
De ces deux (02) définitions, il ressort que tout SI est
un ensemble de composantes destinées à remplir des fonctions bien
précises.
a. Ces fonctions d'un système
d'information
Les SI assurent généralement les rôles de
collecte, de traitement et de diffusion de l'information sur l'environnement
(constitué notamment par les actionnaires, les clients, les
fournisseurs, l'Etat) ou sur son organisation. Ceci se traduit par trois
activités (figure 3):
-- l'entrée : il s'agit du regroupement et de la saisie
des données brutes
provenant soit de l'organisation, soit de l'environnement externe
;
-- le traitement : c'est la transformation des données
brutes en
synthèses utiles pour les décisions ;
-- la sortie : c'est le processus de diffusion de l'information
obtenue à la suite du traitement.
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Pour avoir un certain équilibre, les SI se basent sur
la rétroaction. Cette dernière est la transmission de
l'information obtenue en sortie vers l'entrée afin de l'évaluer
ou de la corriger.
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Figure 3 : Les fonctions d'un système
d'information
Organis
règlementation
me de
Clients
Entrée
ENVIRONNEMENT
ORGANISATION
SYSTEME
D'INFORMATION
Actionnaire
Traitement
Classification
Disposition
Calcul
Rétroaction
Sortie
Fournisseur
Concurrent
Source : K. C. LAUD0N, J. P. LAUD0N, Les systèmes
d'information de gestion : organisation et
réseaux
stratégiques, édition VILLAGE M0NDIAL, Paris/
Pearson Education France, 2000, P.8.
6. Lesfirmes à système
d'infio~mation
Un système peut être constitué de
sous-systèmes. Cette règle s'applique aussi en matière de
SI. Après avoir isolé un SI dans une organisation, on se rendra
compte qu'il peut être formalisé ou non.
-- les systèmes d'information formels : sont des
systèmes qui
fonctionnent avec des règles précises
préalablement définies. Ces SI
peuvent être :
O soit automatisés : on parlera aussi de Système
d'Information Informatisé (SII). Ici, on a recours aux procédures
informatiques dans l'exécution d'au moins une des activités du SI
;
O soit manuels : ce sont des systèmes pour lesquels (au
moins) l'activité de traitement-stockage ne se fait pas par des
procédés automatiques.
-- les systèmes d'information informels : il
s'agit des SI n'obéissant à aucune règle. Il n'existe
aucune procédure relative à chacune des activités.
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NB : A défaut de précisions,
l'usage du terme SI fera référence aux SII.
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III. La sécurité des systèmes
d'information
La sécurité des SI est l'ensemble des mesures
prises pour protéger les infrastructures du SI et les données
stockées. Cela signifie que la sécurité doit être
abordée dans un contexte global. Ce qui sous-entend :
-- la sensibilisation des utilisateurs aux problèmes de
sécurité ;
-- la sécurité logique, c'est-à-dire la
sécurité au niveau des données ; -- la
sécurité des télécommunications ;
-- la sécurité des applications :
sécurité des différents processus; -- la
sécurité physique : la sécurité des infrastructures
matérielles.
Les enjeux de la sécurité des SI sont
très importants de nos jours. Les notions de virus et de pirates
informatiques (hackers) sont devenus monnaie courante. Les risques encourus
sont très significatifs. Les résultats d'une
étude13 menée (entre 2006 et 2008) sur des entreprises
Françaises révèlent que les intrusions par réseau
sans fil sont passées à 2%, tandis que les infections virales
sont en progression de 5%.
Sous-section II : Les composantes d'un
système d'information
Le fonctionnement des SI s'appuie sur des
éléments matériels et immatériels qui doivent
évoluer dans un environnement entièrement sécurisé.
On ne peut évidemment faire fi de l'Homme comme moteur essentiel du
système.
I. Les ressources humaines
C'est elles qui animent l'ensemble du système. Elles sont
composées essentiellement du personnel. Il s'agit :
-- des utilisateurs : qui sont des personnes qui utilisent les
SI. J. O'BRIEN (1995, P. 19) parle « d'utilisateurs finals ». Leur
intervention peut se faire soit à l'entrée, soit au traitement,
soit à la sortie. Il peut
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13 Source : CLUSIF (2008, P.33)
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s'agir de comptables, d'ingénieurs, de cadres, de
dirigeants, de clients ou de fournisseurs ;
-- des informaticiens : qui sont des personnes qui
s'occupent de la conception et du déploiement du SI. Ils veilleront
aussi au bon état de marche du matériel et des applications.
Parmi les informaticiens nous avons notamment : les analystes fonctionnels, les
programmeurs, certains cadres et les employés de bureau. Ces personnes
peuvent être internes ou externes à l'entreprise.
II. Les composantes matérielles
Ces composantes font référence à tout
dispositif physique ou de machines servant à la collecte, au traitement,
au stockage et à la diffusion de l'information. Il s'agit :
-- des machines : qui sont des appareils intervenant
dans le cycle des activités du SI. Il s'agit notamment des ordinateurs,
des écrans, des scanners, des lecteurs de code barre, des imprimantes
;
-- des supports : qui sont des outils permettant
d'enregistrer les données et les informations. Exemples : disque dur,
disquette, carte mémoire, clé USB, CD/DVD ROM(RW) ;
-- des réseaux : c'est un ensemble
d'ordinateurs et de périphériques connectés les uns aux
autres. L'objectif étant de transmettre les données ou les
informations. Les développements technologiques des dernières
décennies ont permis d'étendre les réseaux à
l'échelle mondiale (INTERNET). On note d'ailleurs une forte expansion
des réseaux sans fil (WI-FI) car ceux-ci offrent une grande
flexibilité.
III. Les composantes immatérielles
Ces composantes ont la particularité d'être
impalpables. Il s'agit : des données, des logiciels et des
informations.
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-- des données : ce sont les ressources, les
événements et les faits qui proviennent de l'entreprise ou de son
environnement. Elles
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représentent la matière première (inputs) du
SI. Elles seront stockées et traitées afin d'obtenir les
informations (outputs) ;
-- des informations : l'information (K. LAUDON, 2000 P.8) peut
être perçue comme des « données qui sont
présentées sous une forme significative et utile pour les
êtres humains ». J. O'BRIEN (1995, P.9) parle même de
«produits informatifs ». En réalité, ce sont des
synthèses utiles pour les utilisateurs dans la prise de
décision.
Afin de lever toute équivoque, la figure 4 ci-dessous
nous aide à
faire le distinguo entre les données et l'information.
Figure 4 : Les données comparées à
l'information
Traitement
des données
Représentant : J. Côté Territoire
:
Région Ouest
Ventes actuelles
147 Unités 147000 $
35000 $ 12 Unités
12000 $ J. Côté
Région Ouest
100000 $ 100
Unités
35 Unités
Source : J. 0'BRIEN, Les systèmes d'information de
gestion, édition REN0UVEAU PEDAG0GIQUE, Canada, 1995, P.21.
-- des logiciels : qui sont des instructions
programmées qui permettent de traiter les données ou de
gérer le matériel informatique. Il existe un nombre
indéterminé de logiciels. Ils peuvent néanmoins être
regroupés en quatre (04) catégories majeures :
m les logiciels de base : ce sont les programmes tels que les
systèmes d'exploitation qui gèrent toutes les opérations
de base de l'ordinateur et ses périphériques ;
m les logiciels d'application : ce sont des programmes
spécialisés destinés à effectuer des traitements
particuliers. C'est le cas des programmes d'analyse des ventes, des programmes
de calcul de la paie et des programmes de traitement de texte ;
m
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Les logiciels de communication : ce sont des programmes qui
permettent de transmettre des informations d'un ordinateur à un autre.
Exemple : les logiciels de tchatche, les logiciels de
téléchargement ;
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O les procédures (ou didacticiels) :
on parle aussi de Procédures Opérationnelles Standards (POS). ce
sont des consignes d'exploitation destinées aux utilisateurs d'un SI et
qui expliquent, par exemple, comment remplir un formulaire ou utiliser un
logiciel.
Sous-section III : La typologie des
systèmes d'information
L'étude de cette typologie permet de voir l'appui des
SI au niveau de l'exploitation, de la gestion et de la stratégie. Ainsi
les six (06) types de SI peuvent être regroupés en trois (03)
catégories. On aura :
I. Au niveau de l'exploitation
Les systèmes utilisés au niveau de
l'exploitation ont pour vocation de traiter de manière efficiente les
transactions commerciales, de contrôler les processus de production, de
faciliter les communications, d'accroître la productivité du
travail administratif. On a :
-- les systèmes de bureautique (SB) : sont des
programmes conçus pour augmenter la productivité des travailleurs
dans l'exécution des tâches de bureau. Ils regroupent entre autre
les logiciels de traitement de texte et d'impressions automatisées
(Exemples : OPEN OFFICE, MS WORD), les logiciels de création d'images
(Exemple PAINT) et les logiciels de gestion du courrier (Exemple : MS OUTLOOK)
;
-- les systèmes pour le travail intellectuel
(STI) : sont des programmes conçus pour assister les travailleurs de
la connaissance (Ingénieurs, Médecins, Scientifiques,
Designers...). Ce sont en réalité des stations de travail de
conception intégrée. A titre d'exemples on peut citer AUTOCAD,
ROBOT pour les ingénieurs ;
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-- les systèmes de traitement des transactions
(STT) : sont des logiciels qui exécutent et enregistrent les
opérations journalières et récurrentes de l'entreprise.
Ces systèmes peuvent être utilisés dans des domaines
variés tels que : les ventes, la production, la finance, la
comptabilité et les ressources humaines. Exemples : GESCOM 100,
COMPTABILITE 100, PAIE 100 pour les gestionnaires.
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II. Au niveau de la gestion
Les SI qui soutiennent la gestion fournissent les informations
et
l'appui nécessaires aux gestionnaires dans le processus
de prise des
décisions. Les données de ces systèmes
proviennent généralement des
STT sous-jacents. Il existe deux (02) SI de soutien à la
gestion :
-- les systèmes d'information de gestion (SIG) :
les STT ont la particularité de présenter de longs rapports
produits régulièrement (Exemple du grand-livre du compte vente).
Ces derniers n'offrent pas une bonne lisibilité pour la prise des
décisions. Les SIG permettent de pallier à cette limite en
proposant des synthèses utiles (parfois sous forme de graphiques) et
faciles à analyser. Exemple : Reporting & Decisions 100 de Sage
Saari pour les cadres et les décideurs ;
-- les systèmes d'aide à la décision
(SAD) : ces systèmes présentent la particularité
d'intégrer les informations du marché telles que les prix actuels
des concurrents ou les prix des actions. En outre, les SAD sont interactifs car
l'utilisateur peut modifier les hypothèses, poser de nouvelles questions
et rentrer de nouvelles données. Exemple : ORACLE HYPERION PERFORMANCE
SCORECARD pour dirigeants.
III. Au niveau de la stratégie : les systèmes
d'information pour dirigeants (SID)
Ces systèmes permettent d'inclure certains
paramètres externes (les nouvelles lois fiscales, les nouveaux
concurrents, le taux de croissance du marché) de l'environnement dans
l'application. Ils créent donc un environnement de calcul et de
communication général. Il est donc possible d'obtenir rapidement
des graphiques sur l'analyse stratégique qui tiennent compte d'une
multitude de facteurs complexes. Exemple : le logiciel de manager Business
Object.
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Au vue de cette section, les SIG fournissent les informations
dont le décideur a besoin. Néanmoins, les SIG peuvent
échouer dans leurs
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missions si leur élaboration et leur mise en place ne sont
pas méthodiques.
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