· Les
enchères inversées combinatoires (k de n)
Achat d'ordinateurs
Les enchères inversées combinatoires sont
particulièrement indiquées pour mettre en concurrence des
fournisseurs de tailles différentes.
Supposons que la compagnie prévoit d'acheter 3000
ordinateurs de bureau. La configuration souhaitée est la même pour
tous les ordinateurs de même que la qualité.
Au lieu de
proposer aux fournisseurs un marché de 3000 PC, la compagnie va proposer
3 lots de 1000 PC. L'intérêt de présenter le marché
de cette manière est de ne pas se priver des offres des petits
fournisseurs qui peuvent être compétitifs par rapport aux gros
fabricants sur des quantités plus réduites. Mais les gros
fournisseurs auront la possibilité de faire des offres en regroupant
plusieurs lots pour montrer leur capacité à utiliser leurs
rendements d'échelle sur des quantités plus importantes. C'est
l'aspect combinatoire des enchères inversées qui permet de
matérialiser cet appel d'offres. Le but est de vérifier si les
rendements d'échelle des gros fournisseurs sont capables de battre les
coûts de gestion plus faibles des petites compagnies.
Les
fournisseurs auront la liberté de soumettre des offres soit un lot, deux
lots ou trois lots. Les enchères inversées combinatoires vont
permettre de détecter la configuration la plus intéressante pour
l'Acheteur pour une meilleure rentabilité.
Voici comment se passe une telle enchère :
Graphe 16 : Résultats d'une enchère
combinatoire
La combinaison la plus intéressante pour l'Acheteur
est de signer un contrat pour les trois lots avec le même fournisseur.
II-3-Déroulement des Achats
E-Sourcés
Nous résumons le processus des achats
e-sourcés par le graphe 17 :
Définition du Besoin
Identification
Des
Fournisseurs
Demandes
De
Cotations
Analyse
Des
Offres
Enchères
Inversées
Décision
Finale
I II III
IV V VI
RFI RFQ
RFQ
Graphe 17 : Déroulement des Achats
e-sourcés
· L'étape I consiste en la définition
claire des besoins, c'est l'étape d'élaboration du cahier des
charges ;
· Etape II : identification des fournisseurs. Cette
étape est facilitée par la fonctionnalité RFI qui permet
d'automatiser la recherche et la sélection rapide et efficace des
fournisseurs les mieux aptes à répondre aux besoins
exprimés.
· Demandes de cotations et analyses des offres : les
Acheteurs lancent les demandes de cotations auxquelles les fournisseurs
répondent en envoyant leurs offres. La fonction RFQ décrite plus
haut permet d'accélérer davantage ces étapes.
· Enchères inversées : une fois les
différentes offres analysées, Acheteurs et fournisseurs passent
à l'étape suivante qui est celle des enchères
inversées
(cf. II-2).
II-4- les limites des solutions E-procurement /
E-sourcing
La solution e-sourcing est aujourd'hui
un outil précieux qui vient révolutionner les Achats et
accroître davantage la performance des Acheteurs. Cependant elle
présente quelques petites limites que nous jugeons utile de mettre en
évidence afin de préparer les adeptes de ces nouvelles
méthodes d'achats, à prendre d'éventuelles dispositions
pratiques pour y remédier. Notons toutefois que ces limites ne sauraient
nullement justifier la réticence voir le refus des responsables
d'entreprise à opter pour des solutions E-sourcing.
- Tout d'abord, il y a une perte de contact direct entre
l'Acheteur et le sous traitant. Cette perte pourrait engendrer chez certains
fournisseurs une baisse de confiance. En effet le fournisseur qui aurait pris
l'habitude de rencontrer ses clients se verrait contraint de ne plus les voir
« face à face ». Cette notion de contact relationnel
« direct » va donc disparaître pour laisser place au
contact dit « indirect » via la plate forme.
- Un autre inconvénient est que certains sous traitants
pensent qu'une solution e-sourcing est un intermédiaire d'achats et non
une plateforme de collaboration. Par conséquent ; ces sous
traitants ne répondent pas aux appels d'offres. Il faudra donc les
appeler pour clarifier la situation moyennant une perte de temps.
- Pour familiariser les utilisateurs à cette nouvelle
technologie, l'entreprise devra dans un premier temps les former, moyennant une
baisse d'activité provisoire de ceux-ci.
- Vu que les appels d'offres via les plates formes e-sourcing
sont pour la plupart gratuits pour les entreprises qui achètent et
payant pour les entreprises fournisseurs, celles-ci sont obligées de
concéder une partie de leur marge bénéficiaire au
prestataire de la plateforme.
III-COUTS ET RETOMBEES
III-1-
Coûts
Nous résumons les coûts éventuels
qu'engendreront nos propositions dans le tableau suivant :
Tableau 11 : Coûts des propositions
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PROPOSITION
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EXECUTION
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MATERIEL
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COÛT EN F CFA
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Création de la base de données des achats
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DSI
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Achat de matériels informatiques : 01 Imprimante
couleur HP + imprimante pour Bon de Commandes
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SDA
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500 000
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Réseaux intranet entre le Service Achats et ses
fournisseurs
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DSI
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Recrutement d'un chef de division et de 3 Acheteurs
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Frais de personnel
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Réunions de service
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Délégation de pouvoir aux Acheteurs pour la
signature de Bons de Commandes en deçà d'un certain montant
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Formation du personnel achats
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Frais de formation
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Motivation du personnel
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Solution E-sourcing
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Mobilisation de tous les acteurs du processus des achats
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Ordinateurs propres
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· Frais fixes
Entre 1 433 935 et 2 623 828 / an
· Frais variables
163 989 / licences
3 279 785 (pour 20 licences)
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III-2- Retombées
· Retombées des propositions a court
terme
Au niveau du délais de traitement des besoins
d'achats
- Le renforcement du personnel des achats permettra
d'accroître le nombre de dossiers traités par mois et par
ricochet, le nombre de demandeurs satisfaits ;
- Diminution du taux d'erreurs qui obligent souvent l'Acheteur
à reprendre le traitement de certains dossiers déjà
traités ;
- L'acquisition d'accessoires informatiques permettra au
service de réaliser un gain de 5 heures de temps
consacrées encore à des tâches superflues ;
- La dématérialisation des appels d'offres
permet aux Acheteurs d'économiser le temps et l'énergie qu'ils
consacrent à la préparation des courriers de consultation.
Au niveau de la qualité des produits
achetés
- Les tableaux de bords permettront au service de suivre de
près la qualité des produits livrés par les fournisseurs.
Il pourra ainsi prendre en compte les taux de non-conformité dans la
sélection des fournisseurs ;
- La formation technique des Acheteurs leur permettra
d'être plus attentif aux spécifications techniques des produits
qu'ils achètent, ils pourront ainsi éliminer d'office toutes les
offres qui ne répondent pas aux spécificités techniques du
produit.
Au niveau du coût des achats
La dématérialisation des appels d'offres
permettra au service d'économiser entre 72 cartons et 132 cartons de
ramettes par an soit une économie variant entre
1 080 000 et 2 160 000 f CFA par an,
Au niveau des délais de livraison
Le tableau de bords d'évaluation des fournisseurs
permettra de contrôler les délais de livraison de ces derniers et
de prendre à temps, des mesures correctives et préventives afin
de toujours s'assurer que les demandeurs reçoivent leurs commandes
à temps.
· Retombées des propositions a moyen
terme
Le recourt aux solutions e-sourcing ou/et e-procurement
permettra de remettre à plat le Service Achats et d'en déceler
les gisements d'économies tant bien au niveau du temps que de l'argent
consacré aux opérations d'achats.
Ainsi ces nouvelles solutions offrent des avantages à
plusieurs niveaux :
Durée de traitement des besoins
d'achats
- Gain de temps dans la préparation et l'envois des
courriers de consultation restreinte/ Appels d'offres (Tous les documents qui
entrent dans le processus des achats sont numérisés);
- Consultations de plusieurs fournisseurs à la fois
sans impact sur la durée de traitement des besoins d'achats ;
- Réduction de 50 % du cycle de recherche des
fournisseurs à consulter ;
- Rapidité dans l'échange de documents et
d'informations entre fournisseurs et Acheteurs ;
- Diminution du temps consacré aux négociations
avec les fournisseurs (puisque l'enchère inversée de par sa
nature, exempte l'Acheteur d'une bonne partie de cette phase des achats.
Au niveau de la qualité des biens
achetés
- Aide au choix de fournisseurs adéquats et
qualifiés offrant des produits de meilleure qualité
- Gain sur la qualité du travail des Acheteurs :
l'e-sourcing permet à l'Acheteur de mieux se concentrer sur le corps de
son métier d'acheteur (car les tâches contraignantes :
impressions, photocopies, tri, adressage ne sont plus à effectuer)
- La solution permet de trouver le meilleur compromis entre
prix, délais, et qualité (Cf. II-2-
Exemples d'enchères inversées).
Au niveau du coût globale des achats
Les solutions e-sourcing permettent de réduire le
coût global des achats de 25 %. Ainsi pour un budget
de 67 000 000 000 F CFA, l'entreprise est sûre
de réaliser avec les solutions e-sourcing, une économie de plus
de 16 000 000 000 F CFA
Au niveau des procédures d'achats
Les propositions ci-dessus
énumérées permettrons d'alléger les
procédures d'achats dans.
Conclusion partielle
Nous retenons de cette deuxième partie que le Service
Achats de MTN-CI peut accroître le niveau de satisfaction de sa
clientèle interne par des moyens simples et pratiques.
Implémentation d'une base données achats,
recrutement de nouveaux Acheteurs, délégation de pouvoir aux
Acheteurs pour la signature des bons de commandes dont la valeur est
inférieure à un certain montant, achats d'accessoires
informatiques, e-sourcing et e-procurement sont autant de solutions accessibles
qui permettrons d'améliorer la qualité des prestations du Service
Achats et d'accroître de façon significative le niveau de
satisfaction de sa clientèle interne.
CONCLUSION GENERALE
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