Mise sur pied d'un système formel d'information comptable et financier dans une PME

CHAPITRE IV 

AMELIORATION DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTALE ET FINANCIER : LE MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

L'opérationnalisation d'un système formel d'information comptable et financier est corrélé par la présence d'un manuel de procédures comptables. Il peut être défini comme un document qui récapitule progressivement l'ensemble des processus de gestion et de traitement des tâches dans une entreprise. Son contenu va en toute évidence varier en fonction de la complexité des activités dans l'entreprise. C'est ainsi que le manuel de procédures comptables vient améliorer la qualité du SICF, mais comment ? Nous allons partir des atouts du dit manuel pour monter qu'il est stratégique pour la l'entreprise,en ce sens qu'il va permettre d'améliorer la qualité de son système. Comme tout système information, il mérite d'être évalué à travers des techniques d'audits après une certaine période afin de palier aux modifications qu'impose la conjoncture économique.

SECTION I : LES ATOUTS D'UN MANUEL DE PROCEDURES

COMPTABLES POUR TSAGAS Sarl

L'élaboration d'un manuel de procédures comptables est le fruit du respect d'un ensemble de normes et principes. Notre objectif dans cette partie ne sera pas de montrer comment il est élaboré, mais plus tôt de montrer en quoi est-ce qu'il est un atout pour la société TSAGAS en terme d'amélioration de son SICF. Le MPC vise à :

- Faire respecter les obligations légales en terme de tenue de la comptabilité ;

- Améliorer la qualité comptable ;

- permettre l'accélération de la production des états financiers ;

- Contribuer au renforcement du système du contrôle interne ;

- Contribuer à l'information et à la formation.

A- Le respect des obligations légales^2(*)

La comptabilité est une discipline régit par un ensemble de principes et de normes sous régionales et internationaux à travers l'OHADA, et les normes IAS. Ainsi , les art 3,4,8,9,10,14,15,16,17,19,20,22,66,67,68,69,71,111 du droit comptable OHADA sous tendent la mise sur pied d'un Manuel de Procédures Comptables. Un certain nombre d'assertions qui sous tendent l'élaboration des états financiers a été prévue par le même et dont le comptable se doit de respecter.

a) le principe de l'existence

Cette assertion stipule un ensemble constitué de l'actif ou le passif existant à une date donnée.

b) les droits et obligations

Il s'agit des droits et obligations liés à un élément de l'actif ou du passif se rapportant à l'entité à une data donnée. Par exemple les droits de créances ne sont pas des actifs réels et sont à cet effet matérialisés par des factures.

c) le rattachement

C'est un principe qui voudrait que tous les biens, droits et obligations se rattachent à l'entité. Par exemple un matériel automobile ayant une carte grise au nom du directeur général ne doit pas être enregistré dans la comptabilité de l'entreprise même si cet achat s'est effectué par l'entreprise. L'exception sera faite pour les biens acquis par le biais du crédit bail à cause du respect du principe de prééminence de la réalité sur l'apparence.

d) L'exhaustivité

Ce principe voudrait que toutes les opérations et événements soient correctement enregistrés et décrits de façon concrète.

e) L'évaluation

Il est question de respecter les règles d'évaluation des éléments actif ou passif préconisé par le SYSCO. Par exemple, les règles d'évaluation des opérations effectuées en monnaies étrangères.

f) L'exactitude

Tous les documents enregistrés doivent être arithmétiquement vérifiés. Le comptable doit avant tout enregistrement s'assurer de l'exactitude des montants mentionnés.

g) Présentation et information des données

Toutes les informations présentées, classées et décrites doivent se faire selon le strict respect du référentiel comptable appliqué.

B - L'amélioration de la qualité comptable

Le Manuel de Procédures Comptables va permettre à la fonction comptable et financière de l'entreprise d'améliorer la qualité comptable afin d'accroître sa crédibilité financière vis-à-vis certains de ses partenaires. Cette amélioration passe par la prise en compte d'un ensemble d'identifiants caractérisant dette qualité comptable.

a) la fiabilité du produit comptable

Une information est dite fiable lorsqu'elle remplie certaines conditions préétablies.

- La pertinence : l'information est adaptée et utile, c'est-à-dire conforme à l'utilisation attendue. Elle doit aider en confirmer voire à corriger un jugement, un comportement ;

- La fidélité : c'est une situation à laquelle une information décrit fidèlement un fait ou un événement.

- la flexibilité des supports : une information fiable doit être facilement compréhensible, directe, sans mauvaise interprétation.

- la clarté : une information produite par des supports et systèmes capables d'évoluer au rythme des besoins.

- la vérifiabilité : l'information doit être vérifiable. Le lien entre l'opération ou le fait et la justification par des preuves, doit être fait. Les pistes d'audit doivent être établies.

- la conformité : parce que l'information doit respecter les conventions et règles reconnues par les autorités règlementaires et des spécificités mentionnées par l'entreprise.

- la neutralité : une information traduit objectivement un fait ou un événement sans chercher à influencer un résultat recherché par avance.

- la comparabilité : l'information doit être comparable dans le temps et dans l'espace.

b) l'optimisation des délais de restitutions des informations financières

L'entreprise étant considérée comme un système ouvert à l'obligation de produire des informations suivant un délai bien déterminé au profit des utilisateurs internes (les différentes directions, le personnel, le conseil d'administration...) et externes (les clients, les fournisseurs, les banques, l'Etat ...). Ce qui signifie qu'au delà de la fiabilité de l'information financière, elle ne peut servir à des bonnes fins que dans la mesure où elle est produite à temps.

c) Optimisation du coût de production de l'information

La prise en compte du facteur coût est très essentielle et c'est ainsi que l'optimisation du coût de production de l'information va passer par l'optimisation du ratio coût / fiabilité de l'information, le coût des ressources humaines, les coûts informations, les coûts des prestations externes.

C - L'accélération de la production des états financiers

Les périodes partielles d'arrêt de comptes doivent être définies dans le Manuel de Procédures Comptables en fonction du degré de complexité des activités de l'entreprise en vue d'alléger les tâches de clôtures de comptes en fin d'exercice et de productions des états financiers. Ainsi dans le manuel tous les travaux sont programmés.

D - Le renforcement du système du contrôle interne

En respectant les différentes obligations légales et assertions mentionnées plus haut, l'entreprise renforce ainsi son système du contrôle interne.

E - L'information et la formation

Le manuel de procédures va permettre la formation des nouveaux collaborateurs, faciliter la rotation du personnel et améliorer par leur performance. Il va aussi faciliter la diffusion des connaissances, éviter le double travail souvent sources d'erreurs, permettre aux intervenants externes (auditeurs, commissaires aux comptes etc....) d'appréhender rapidement le fonctionnement de l'entreprise.

* ² Cours d'Architectures des Systèmes d'Informations de l'Expert Comptable Jean Marc BELL BELL

De l'Université de Douala Année académique 2006 - 2007