SECTION III : CRITIQUE DE L'EXISTANT
La critique de l'existant revient à dégager les
points forts et faibles constatés dans le système sous
l'étude qui sont à la base de son bon et mauvais
fonctionnement.
Elle doit être minutieusement bien menée car
c'est d'elle qu'on arrive à implanter un système plus performent
et d'une fiabilité élevée.
III1. CRITIQUE DES MOYENS
III.1.1. Critique des moyens humains
La maison communale de LIMETE dispose d'un personnel
compétent et qualifié dans gestion d'enregistrement de
nouveau-nés, sauf l'âge est avancé
III.1.2. Critique des moyens matériels
Les matériels utilisés par la maison communale
sont en bon état et à un nombre qui pourrait la permettre
d'accroitre son rendement pour le compte du trésor public. Malgré
la présence des ordinateurs le système existant est toujours
manuel.
III.1.3 critique des moyens financiers
Les moyens financiers que dispose la maison communale de
LIMETE sont suffisants pour atteindre les objectifs.
III.2 critique sur l'organisation
En ce qui concerne l'organisation, la maison communale de
LIMETE est bien organisé, il y a le respect de la hiérarchie
entre les agents, elle dispose d'un personnel compétent et qualifier
dans la gestion d'enregistrement des nouveau-nés.
III.2.1 Critique du flux de l'information
Jusqu'ici nous avons remarqué que la circulation des
informations se fait normalement au sein du système existant mais plus
loin nous sommes parvenues à découvrir qu'il y a la perte des
données due à l'abondance de tâches reversées
à chaque service, ce qui rend très lent le traitement des
donnés
III.2.2 Critique sur les documents
Après une étude minutieuse de chaque document,
nous avons constaté que les documents sont bien présentés
mais nous avons enregistré quelque lacune que voici :
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y' Le remplissage de certains documents contient des ratures. y'
La conservation n'est pas bien sécurisée
III.3. Proposition des solutions et choix de la
meilleure
Dans ce point, il est question de proposer des solutions qui
tiendront compte des analyses et critique enfin de remédier aux
défaillances constatées dans le système de gestion
actuel.
III.3.1. Proposition des solutions
Partant de notre parcours au sein de la maison communale de
LIMETE, nous avons eu à remarquer les points forts et les points faibles
dans l'ensemble de toute son organisation mais plus précisément
dans sa gestion d'enregistrement des nouveau-nés. Pour ce, se basant sur
leurs difficultés, nous nous sommes soucier à leur apporter une
aide pratique pour sa gestion des nouveau-nés enfin que cette
dernière lui permette d'améliorer le traitement de ses
informations et la bonne conservation de ses documents. Alors pour y arriver,
nous avons deux pistes de solution.
A) Solution manuelle
Cette solution consiste à la conservation manuelle des
documents pour qu'ils soient toujours en bon état et un bon classement
pour faciliter la recherche, enfin que la gestion des nouveau-nés au
sein de cette institution soit bonne et conforme. Et partant de leurs
matériels, il serait mieux pour cette institution d'améliorer la
qualité de ces derniers en se procurant des matériels ci-:
y' Les classeurs ;
y' Les tables ;
y' Les registres ;
y' Les signataires ;
y' Photocopieuse
y' Armoire métallique avec clés
y' Etc.
Cette solution présente beaucoup d'avantages mais aussi
les désavantages.
a) Avantages :
? Cette gestion est moins coûteuse
? Ça ne nécessite pas de formation
spécifique pour son personnel
b) Inconvénients :
? Pas de sécurité dans la gestion
? La conservation pose parfois problème car plus le temps
passe plus les écrits deviennent illisible
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? Il y a facilement la perte des données et les erreurs
commises par l'homme.
A) Solution information
Cette solution permet à rendre automatique certains de
ce qui est manuel à l'aide de circuit d'information en utilisant un
atout qui est la base des données et une application plus performante
pour la gestion des nouveau-nés.
Tout comme la 1ère piste, cette solution
présente aussi les avantages tout comme les désavantages :
a) Avantages
y' Rapidité dans le traitement des informations ;
y' Meilleure sécurité et confidentialité
des données ;
y' Meilleure conservation et stockage des données ;
y' Disponibilité des informations ;
y' Facilité de la mise à jour des données
;
y' Fiabilité des résultats du traitement.
b) Inconvénients
y' Est plus coûteuse et demande un entretien
régulier ;
y' Formation permanant du personnel ;
y' Exige un personnel qualifié pour son utilisation.
y' Dépendance à l'énergie
électrique
III.3.2 choix de la meilleure solution
La meilleure solution serait la plus réaliste de toute,
celle qui tient compte de l'intérêt général, cela
revient à dire qui présente plus d'avantage par rapport à
l'autre.
Se réfèrant à des avantages et des
inconvenants de deux solutions présentées ci haut, nous
recommandons aux autorités de la maison communale de Limeté
d'opter pour la deuxième solution qui est la solution informatique par
ce qu'elle présente plus d'avantage que la première.
Le choix de la meilleure solution marque la fin de la
première partie de notre travail et nous permet d'entonner la
deuxième partie qui est « la conception du système
d'information organisationnelle S.I.O »
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