II.6 Critique de l'existant
La majeure partie des difficultés que connait le
système existant sont liées au fait que la majorité des
opérations se font manuellement. Les autres problèmes
soulevés dus à ce travail manuel sont les suivants :
? Le volume des informations traitées manuellement est
très grand ce qui provoque parfois des erreurs dans
l'établissement des documents ;
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Les fiches sont accessibles par tout membre du personnel ayant
accès au service, ce qui constitue un risque de perdre des fiches;
· Pour rechercher une donnée quelconque, il faut
parcourir l'ensemble de fiches, leur nombre étant important, cela est
lent et fatiguant;
· Le nombre important de fiches à conserver
engendre des problèmes de stockage, car la taille des salles de stockage
ne suit pas le rythme ;
· Suite à la nature fragile des fiches et
registres, leur fréquente utilisation peut entrainer une perte de
données.
II.7 Solutions proposées
Afin de pallier aux problèmes ci-dessus
indiqués, nous proposons développer une application de gestion
des courriers aussi bien à l'envoi qu'à la réception.
D'autres solutions à suggérer à la RNP sont les suivantes
:
· L'achat du matériel informatique suffisant ;
· L'achat et l'installation d'un logiciel adaptée
à la gestion des courriers ordinaires et recommandés tant
national qu'international.
· La mise en place d'un réseau de communication
de tous les départements du service des courriers de la RNP afin de
faciliter l'échange et le partage d'informations et des autres
ressources.
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