II.5.3 Archivage et enregistrement des courriers entrants
et sortants
A la RNP, les données sont manuellement
enregistrées dans des registres pendant leurs traitements. A la
différence des courriers ordinaires, les courriers recommandés
internationaux sont suivis par un logiciel IPSLight utilisés par les
pays membres de l'UPU.
Le nombre des courriers traités lors de la
réception est toujours supérieur au nombre des courriers
traités lors de l'envoi. Ceci est estimé entre 3000 à 5000
courriers par jour à la réception et 2500 à 3500 courriers
par jour à l'envoi.
Le service des courriers dispose quelques ordinateurs (4
ordinateurs de bureau de type HP) et une imprimante. Ces ordinateurs ne sont
pas en réseau; ce qui fait que l'on doit se déplacer pour
échanger les données. Pour la connexion internet, ils utilisent
les flash modem.
La RNP en soi ne dispose pas de logiciels spécifiques
pour la gestion de tous les courriers. Ainsi, la quasi-totalité des
documents, qui pouvaient être générés
automatiquement, sont complétés manuellement. Cette double
tâche entraine une certaine lenteur des activités et lourdeur des
activités.
Les fiches produites sont mises dans des classeurs et
conservés sur des étagères et dans des armoires. Ce qui
cause un problème de stockage au regard du nombre important de fiches
conservées.
| 
