II.5.2 Le processus de réception d'un courrier
Dans cette section, nous détaillons la réception
des dépêches provenant des autres postes afin de distribuer les
courriers qui y contiennent. Le voyage d'un courrier d'un département
à un autre se fait suivant le type de celui-ci :
? Au Centre de tri
Avant d'ouvrir une dépêche, il est toujours
recommandé de vérifier sur l'étiquette si sa destination
est Bujumbura. Sinon, elle est réacheminée par le service de
redressage à la poste indiquée sur l'étiquette:
Redressage. Une dépêche est ouverte sur le
chantier d'ouverture en présence d'un agent du box arrivée et le
petit sac qu'il contient est directement orienté vers le box
arrivé pour sa gestion. Toujours l'agent du centre de tri et du box
arrivé doivent vérifier sur le CN 38 si le contenu est conforme
à ce qui est marqué sur celui-ci. Si non ils doivent aviser le
service de redressage pour établir un avis de réclamation :
Réclamation
Chaque courrier est trié en fonction de sa destination.
Après le tri, les courriers ordinaires destinés à la poste
centrale sont directement acheminés au Guichet Numéro 4.
Lorsqu'il s'agit d'un courrier de grande taille ou un courrier
recommandé, un avis d'arrivée est établi et est
déposé dans la boite postale du destinataire. Si le courrier
ordinaire est destiné aux autres postes (postes
périphériques ou nationales), il est mis dans la boite
correspondante avant d'être acheminé au poste distributeur.
? Box arrivée
Le box arrivé est chargé de gérer les
petits sacs entrants et leurs contenus. Après l'enregistrement, les
courriers recommandés destinés à la poste centrale sont
acheminés au bureau No 4 (Guichet No4) pour la distribution. Le guichet
No 4 doit signer une décharge.
? Guichet numéro 4
Le bureau numéro 4 (ou guichet numéro 4) est
chargé de la distribution des courriers et de la perception des taxes de
remise (1200Fbu pour les petits paquets et gratuite pour les lettres et les
imprimés). Après avoir récupéré les
courriers entrants provenant du centre de tri (les ordinaires) et du box
arrivée (les recommandés), ce service les distribue aux
destinataires. Les courriers recommandés ne sont pas directement mis
dans les boites postales (processus déjà expliqué) tandis
les ordinaires sont directement mis dans les boites postales du client.
Signalons que l'avis d'arrivée a pour rôle de
mettre au courant le client qu'on lui a envoyé un courrier et qu'il
viendra le récupérer au bureau numéro 4.
Les schémas suivants montrent le parcourt d'un
courrier à l'envoi comme à la réception :
A l'envoi du courrier
(si ordinaire)
Guichet d'affranchissement
(si recommandé)
(1)
(2)
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Box départ
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Centre de tri
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(3)
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Figure 2: Schéma illustrant l'envoi du courrier
Source : Investigation propre
(5)
A la réception de la dépêche
(si mal acheminé ou manquant)
Service redressage
(7)
(4)
Centre de tri
(si ordinaire)
Bureau numéro 4
(si recommandé)
(6)
Box arrivée
Figure 3: Schéma illustrant la réception du
courrier
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Avec:
(1) : Accueil du déposant avec son courrier. C'est par
là que l'oblitération se fait
(2) : Création du petit sac et son remplissage par des
courriers recommandés.
(3) : Création de la dépêche et son
remplissage par des courriers ordinaires et du/des petits sac(s).
(4) : Gestion des dépêches entrant et
enregistrement des ordinaires qui y contiennent.
(5) : Gestion des petits sacs entrant et enregistrements des
recommandés y contenant
(6) : Distribution des courriers.
(7) : Etablissement des réclamations et redressage.
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