II.4 Organigramme de la RNP
Source : Archive de la RNP
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Figure 1: Organigramme de la RNP
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II.5 Analyse de l'existant
L'analyse de l'existant est une des étapes clé
du processus d'informatisation d'un système. Elle permet de bien
comprendre le fonctionnement du système et de déceler les
disfonctionnements éventuels. Pour notre cas, cette analyse sera
centrée sur l'envoie et la réception du courrier.
En envoi : la gestion des courriers dès la
réception du courrier jusqu'à l'acheminement de la
dépêche et ainsi que l'accusé de réception du
destinataire pour un cas du courrier recommandé.
A la réception : La gestion des dépêches
entrant jusqu'à la distribution des courriers qui y contiennent.
Le voyage d'un courrier à l'envoi comme à la
réception comprend plusieurs étapes. Le courrier passe par
différents départements en fonction de son type et sa
destination. Ci-dessous, nous présentons le processus d'envoie et de
réception d'un courrier.
II.5.1 Le processus d'envoi d'un courrier
A l'arrivée, le client (expéditeur) se
présente au guichet d'affranchissement avec son courrier bien
emballé avec des caractéristiques du destinataire au recto et
celles de lui-même au verso. Le courrier est ainsi affranchi et les
timbres sont cachetés pour annuler leur réutilisabilité :
l'oblitération. Le client est taxé suivant la
nature, le poids, le type et l'endroit de destination du courrier. Si le
courrier est recommandé, on l'attribue un code de recommandation. Et
s'il est international, l'agent donne au client un avis de dépôt
(document attestant qu'on a déposé un courrier
recommandé). Les caractéristiques du courrier, du déposant
et du destinataire sont enfin manuellement enregistrées dans une
fiche.
Les courriers recommandés réceptionnés
au guichet d'affranchissement sont directement acheminés au box
départ pour être empaquetés dans un petit sac.
L'empaquetage se fait comme suit :
? Les courriers recommandés de même destination
sont empaquetés dans un même petit sac (tri). Par exemple, les
courriers recommandés destinés en France, sont empaquetés
ensemble pour former un même petit sac.
? Dans le petit sac on y ajoute le CN31 (document qui
décrit le contenu du petit sac);
? Le petit sac est ainsi fermé conformément aux
règles internationales de l'UPU ;
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Le petit sac est enfin acheminé au centre de tri pour
être empaqueté dans une dépêche.
Le plus grand traitement des courriers se passent dans ce
département. Le centre de tri offre des services
spécialisés dans le traitement et la manipulation des courriers.
C'est par là qu'une dépêche est acheminée. Les
endroits de destination des courriers sont ainsi répartis :
· Boite postale centrale : Le courrier est directement
mis dans la boite postale correspondante. Ceux-ci ne doivent pas
dépasser 2kg. Si le courrier est de grande taille (petit paquet par
exemple), on y met une feuille d'avis.
· Poste périphérique : ce sont de
courriers destinés aux postes périphériques. La mairie de
Bujumbura compte 13 postes. Ces courriers sont mis dans les boites
correspondant aux postes destinataires avant d'être acheminés.
· Intérieur : Ce sont des courriers qui vont
à l'intérieur du pays. Ceux d'une même province sont
emballés dans un sachet appelé récipient avant
d'être acheminés. Ce régime comporte 127 postes.
· International : Les courriers ordinaires sont
stockés dans les boites correspondant aux pays de destination avant
d'être empaquetés et emballés. Comme d'autres courriers
précités, ils sont eux aussi empaquetés dans une
même dépêche. Puis, un ou deux (dépêche
spéciale) petit(s) sac(s) ayant la même destination est (sont)
ajouté(s) dans cette dépêche. Signalons que le poids total
de la dépêche ne peut pas dépasser 20kg.
Le tri international à l'envoi se fait comme suit :
· Les courriers ordinaires et le(s) petit(s) sac(s)
(maximum 2) contenant les recommandés ayant la même destination
sont empaquetés dans une dépêche.
· Après l'empaquetage, on ajoute le CN33 dans la
dépêche décrivant le contenu de la dépêche.
· La dépêche est ainsi fermée.
· Sur la dépêche, on y met une autre
étiquette (CN35) décrivant l'endroit de destination, les villes
d'escales et les aéroports de transbordement.
· La dépêche est prête à
être acheminée selon le régime de destination marqué
sur celle-ci.
La Régie Nationale des Postes fait parvenir les
courriers aux clients par voie terrestre et par voie aérienne. La
desserte des bureaux postaux de l'intérieur et des localités
où il n'existe pas d'établissements postaux est assurée
respectivement par véhicules de la Poste et les correspondants postaux
à raisons de deux fois par semaine. Le courrier
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international est acheminé en fonction de l'horaire du
transport aérien des compagnies desservant Bujumbura, la capitale du
pays.
Une fois la dépêche est prête, l'agent du
centre de tri confectionne le CN38 (document qui décrit le poids total
de chaque dépêche, le nombre de dépêches
envoyées, le nombre de courriers ordinaires et ceux de
recommandés contenant dans chaque dépêche) accompagnant les
dépêches.
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