CHAPITRE 3 : PROCEDURE D'ACQUISITION DES
PRODUITS PETROLIERS
3.1. INTRODUCTION
La SONAHYDROC SA a mis en place une
procédure d'acquisition des produits pétroliers, cette
procédure interne tient compte de réalité du marché
ainsi que contrainte de gestion de la société. La
procédure d'acquisition des produits pétroliers comprend les
étapes suivantes :
3.2. LA PROSPECTION DU MARCHE LOCAL ET LA DEMANDE
DE COTATION
La Division SUPPLY où nous avons
effectué notre stage est instruite par la Direction
Générale à travers un memo de la Direction Commerciale sur
la situation de stock sur base de l'instruction de la Direction
Générale, elle entre en contact avec les fournisseurs et les
terminaux pour identifier les fournisseurs possédant du stock dans le
complexe SEP CONGO.
Une fois identifiée, la Division SUPPLY
prépare les lettres de demande de cotation et le soumet à la
signature de la Direction Générale.
Ces demandes contiennent les éléments
suivants :
Ø la demande de prix (cotation) ;
Ø délai limite de réaction ;
Ø la nature de produit ;
Ø les quantités demandées ou
commandées ;
Ø le lieu de livraison.
3.3. LE TABLEAU COMPARATIF
Après réception des
différentes offres des fournisseurs comparant les unes et les autres
pour dégager le différentiel (la prime) par rapport au Prix Moyen
Frontier (PMF). Il en résulte qu'elle identifie les fournisseurs ayant
le prix le plus bas. Cette analyse est résumée dans un tableau
comparatif et est coulé sous forme de memo adressé à la
Direction Générale pour la décision finale.
La Direction Générale lève
une opinion sur le choix du fournisseur et envoie un memo explicatif avec des
instructions sur le choix opéré à la Division SUPPLY.
3.4. LE BON DE COMMANDE
La Division SUPPLY établit un bon de commande
soumis à la signature de Directeur Général ; Il
comprend :
Ø l'adresse du fournisseur ;
Ø la quantité ;
Ø le prix unitaire tel que renseigné par le
fournisseur ;
Ø le prix total ;
Ø le lieu de livraison et ;
Ø les modalités de paiement.
Le bon de commande est un engagement ferme de la
SONAHYDROC SA vis-à-vis du fournisseur.
3.5. LES PAIEMENTS
Cependant, compte tenu de difficulté qu'avait
connue la SONAHYDROC SA, certains fournisseurs exigent un paiement cash ;
le fournisseur après réception de son bon de commande envoie la
facture proforma pour paiement, il comprend :
Ø le produit et sa quantité ;
Ø l'origine de produit ou le pays de provenance ;
Ø la modalité de paiement ;
Ø les coordonnées bancaires ;
Ø le délai de livraison.
Le Bon de commande est un engagement ferme de la
SONAHYDROC SA auprès du fournisseur choisi pour l'achat des produits. Il
renseigne sur la quantité, mais aussi le fournisseur est tenu ainsi de
respecter le délai de livraison.
La SONAHYDROC SA reçoit la facture proforma
sur laquelle la Direction Générale instruit la Division SUPPLY et
la Direction Financière d'exécuter le paiement, la Division
SUPPLY, pour sa part, établit la demande de paiement (DP) et la licence
d'importation, elle remplie enfin la lettre d'engagement. La Direction
Financières quant à elle, établit un O.P (Ordre de
Paiement) de la facture du fournisseur .tous ces documents sont soumis
à la Direction Générale pour la signature et
envoyés dans la banque commerciale pour le paiement.
Par ordre de paiement, la SONAHYDROC SA donne
l'ordre à son banquier de payer son fournisseur suivant la facture lui
est envoyée. La banque commerciale (c'est-à-dire le banquier de
la SONAHYDROC SA) débite le compte de la SONAHYDROC SA en concurrence du
montant susmentionné dans la facture et transfère l'argent au
compte du fournisseur à l'étranger ; mais cet argent peut
aussi transiter par l'intermédiaire d'une banque américaine dans
la plus part de cas.
La société chargée de
l'intermédiation financière de tout les transferts
internationaux, s'appelle SWIFT (Society for Word Wide Inter Banque Financieres
and Telecommunication).
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