IV. Présentation de la fonction achat
hospitaliere :
IV.1 Principaux chiffres :
« Les achats hospitaliers représentent 18
milliards d'euros (en exploitation) en dépenses annuelles. Il s'agit du
2ème poste de dépenses dans un établissement après
la masse salariale : à titre de comparaison, ce montant est
l'équivalent des achats de l'Etat, à hauteur de 17 milliards
d'euros, hors armement »1. Le périmètre des
achats d'exploitation comprend aussi bien les achats de produits de
santé que ceux de fournitures d'atelier ou encore les achats d'interim.
Les dépenses d'un établissement MCO peuvent être
réparties en 17 segments d'achat dont le poids
relatif serait le suivant (données basées sur un
échantillon d'une quarantaine d'établissements)
:
Figure III : Cartographie - répartition
des segments d'achats des établissements de santé
(Source RESAH)
IV.2 Périmètre traité :
La direction achat n'a pas vocation à décider
de l'ensemble des achats passés dans un établissement ou un
groupe d'établissements, le responsable de la fonction achats n'ayant
pas l'expertise métier sur l'ensemble des segments. Néanmoins, le
périmètre des achats hospitaliers doit inclure l'ensemble des
biens et services acquis par l'établissement ou le groupe
d'établissements ainsi que les concessions de service. A l'heure
actuelle, ce degré de maturité de la fonction achats est loin
d'être acquis. Dans la plupart des centres hospitaliers la fonction
achats est encore cantonnée à la Direction des Services
économiques voire à l'économat, sans être reconnue
comme une direction ou une fonction à part entière.
La mise en oeuvre du programme Phare depuis 2012 a
néanmoins permis d'entamer une profonde transformation des achats
hospitaliers et a contribué à redonner ses lettres de noblesse
à une fonction en mal de reconnaissance, notamment en encourageant les
établissements à instaurer un responsable achat unique,
véritable animateur transversal de la fonction achat.
IV.3 Processus achat :
La fonction achat-approvisionnement recouvre un
périmètre assez large, pouvant être décliné
en 4 macro-processus présentés sur le schéma ci-dessous
:
Figure IV : Les macro-processus de la fonction
achat-approvisionnement (source : Resah)
15
IV.4 Différents types d'organisations achats
dans les hôpitaux :
Les modalités d'organisation de la fonction achat sont
multiples. Elles peuvent être modélisées en deux
catégories : l'organisation centralisée et l'organisation
décentralisée. L'organisation mixte est un mélange entre
ces deux types.
Organisation centralisée
Un organisme, une direction ou un service assure la
responsabilité de la plupart des achats et des fonctions liées
aux achats.
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Organisation décentralisée
La fonction achat ne forme pas une direction ou un service
unifié mais est « éclatée » /
disséminée auprès de chaque direction métier ou
chaque site.
Organisation mixte
Certains achats sont centralisés et d'autres non.
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La fonction est achat est rattachée à la direction
générale.
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Les acheteurs sont rattachés à chaque direction
métier ou auprès de chaque entités/sites
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Elle est indépendante des autres directions
opérationnelles.
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Transversalité de la fonction achat.
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Meilleure compréhension des enjeux des utilisateurs par
les acheteurs et une meilleure réactivité.
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Procesures et outils homogénéisés
(documents types, tableaux de bords, référentiels).
Permet une vision globale des achats et favorise la
massification.
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Meilleure implication des prescripteurs dans l'acte d'achat.
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La fonction achat n'est pas vue comme un partenaire mais un
« fournisseur interne »
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Difficulté à mettre en place et appliquer une
Politique Achats commune et la conception de stratégies Achats
globales.
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Eloignement des acteurs de la fonction achat du terrain et des
besoins des utilisateurs
Difficultés des prescripteurs à prendre conscience
et à investir leur rôle
Lourdeur administrative
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Une partie des acheteurs font partie de la direction des achats
elle-même rattachées à la direction générale
tandis que d'autres acheteurs sont rattachés aux directions
métiers.
Permet d'adapter
l'organisation des achats en fonction de la
spécificité ou criticité des produits ou services. Exemple
: centraliser les achats stratégiques (investissements lourds) et
décentraliser la gestion des achats plus récurrents facilement
mutualisables.
Définir le bon degré de centralisation /
décentralisation pour chaque type d'achat et être en mesure de
questionner cette répartition.
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Définition
Rattachement des acheteurs
Avantages
Risques
16
Figure V : Les différents modèles
d'organisation achat existants, comparatif
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