? L'organisation de la fonction achat mutualisée :
o Aujourd'hui il n'existe pas un modèle unique
d'organisation, de la fonction achat commune, considéré comme le
modèle idéal.
o Chaque modalité d'organisation est adaptée en
tenant en compte de plusieurs paramètres (la taille de la structure, la
culture et le niveau de maturité d'achat de chaque établissement,
les ressources disponibles notamment les moyens logistiques)
? Les étapes clés à la mise en place d'une
mutualisation de la fonction achat :
o La communication entre les différents acteurs
concernés est considérée comme l'élément
phare à la mise en place d'une fonction achat commune.
o L'homogénéisation des outils de travail,
notamment avoir les mêmes systèmes d'informations.
o Faire un état des lieux global de la fonction achat
afin de définir les besoins.
o Définir clairement les hiérarchies et le
périmètre d'intervention de chacun, en élaborant des
fiches de poste.
? Les points à risques de la mise en place de la fonction
achat commune :
o Vouloir tous mutualiser d'un coup au profit de
l'établissement support,
o Ne pas mettre en place d'un le début, une communication
claire et précis,
o Prendre des décisions tout seul sans la concertation
de l'ensemble des acteurs concernés.
o Ne pas suivre les actions mises en place. ?
L'accompagnement au changement :
o Si nécessaire mettre en place une cellule
psychologique afin d'accompagner les agents au changement.
o Mettre en place un accompagnement social notamment,
auprès des agents qui ont changé de site pour rejoindre la
fonction achat commune, en leur proposant des primes de mobilité.
? Les indicateurs à mettre en place afin de poursuivre la
performance de la fonction achat commune :
o Il est impératif de suivre la performance de la
fonction achat commune en désignant un référent (par
exemple un contrôleur de gestion achat), qui suit un
certain nombre d'indicateurs et assure leurs remontés
à l'ensemble des acteurs concernés. Ces indicateurs peuvent
être les suivants :
o Gains achat annuels liés à la fonction achat
commune/gains achat totaux (annuel),
o % de réalisation de l'objectif de gain,
o Taux moyen de participation des établissements
(services) à la fonction achat commune,
o Taux de marchés mutualisés,
o Part des achats réalisés hors
marché,
o Taux de recours aux opérateurs de mutualisation,
o Taux de mutualisation au niveau national,
o Taux de mutualisation au niveau régional,
o Le nombre d'incidents relevés dans le cadre de
l'exécution des contrats conclus,
