Il est clair qu'il ne suffit pas d'avoir un marché
pour réussir. Il est indispensable d'avoir un outil de production
adapté aux besoins de l'activité. L'organisation du cabinet et
les méthodes de travail modifient radicalement la façon de
traiter les informations financières et de communiquer avec la
clientèle.
Il est préférable que le repreneur ne perde pas
de temps dans la refonte des procédures d'organisation et de
contrôle interne, de la répartition des tâches, ou du
système d'information. Tout le temps et l'énergie
gaspillés par une réorganisation pèseront en effet
lourdement sur la rentabilité et le développement futurs.
La qualité de l'organisation est mesurée à
travers :
· les méthodes de travail ;
· les procédures propres au cabinet ; et
· l'analyse du système d'information.
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TRANSMISSION DE CABINET D'EXPERTISE COMPTABLE :
Particularités de l'évaluation et aspects
spécifiques
1.1 Les méthodes de
travail
· L'existence d'un manuel de procédures : qui
décrit les procédures techniques aidant à la
compréhension des méthodes de travail du cabinet.
· L'examen de la qualité des dossiers : le
repreneur devra contrôler l'existence et la bonne tenue des dossiers de
travail. A travers cette analyse le repreneur sera capable de vérifier
la bonne application des normes de la profession.
· Les interventions de contrôle qualité :
l'acquéreur potentiel gagnerait en se renseignant auprès du
cédant sur les dernières interventions de la commission de
contrôle relevant de l'OECT et sur les observations apportées.
· L'existence de lettres de mission pour chaque client :
ceci présente beaucoup d'avantages pour le repreneur. En effet, elles
assurent la stabilité des relations entre l'expert-comptable et son
client à travers la durée définie dans le contrat. Elles
permettent de clarifier les tâches respectives des parties et enfin elles
permettent de protéger le cessionnaire des conflits relationnels latents
avec la clientèle.
· La fréquence et les modalités de contact
avec les clients caractérisent le degré d'attachement du client
à son professionnel; ceci peut être mesuré par l'examen du
suivi des temps passés. Il existe plusieurs critères
d'appréciation du lien créé avec le client et de
l'éventualité de transfert de cette confiance au repreneur,
notamment, si les travaux sont réalisés au cabinet ou sur place,
si les collaborateurs sont en relation directe avec les dirigeants ou
très peu, si le professionnel lui-même se déplace ou
reçoit les dirigeants régulièrement.
· La relation avec le personnel : il s'agit de
l'étude de la nature des relations du cédant avec ses
collaborateurs, Ceci inclut :
o La révision périodique des dossiers par le
professionnel : le diagnostic porte d'une part sur les ressources humaines du
cabinet ce qui permet de cerner le niveau de compétence de ce dernier et
celui des collaborateurs pris individuellement. D'autre part, plus la
révision des dossiers de travail est fréquente et
matérialisée plus la fiabilité inhérente à
la qualité des diligences accomplies est satisfaisante pour le
cessionnaire. Enfin cette appréciation donne une idée sur les
méthodes qu'il conviendra de mettre en oeuvre, pour accentuer ces
contrôles ou les réduire.
o La répartition des tâches par dossier et par
collaborateur est nécessaire à l'appréciation
générale de la qualité des travaux et des rapports avec
la
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TRANSMISSION DE CABINET D'EXPERTISE COMPTABLE :
Particularités de l'évaluation et aspects
spécifiques
clientèle. tel que par exemple, lorsqu'un dossier de
commissariat aux comptes ou d'assistance comptable est suivi par un seul
collaborateur.
1.2 Les procédures propres au
cabinet
· Evaluation du niveau et de la qualité de
l'information : de nos jours, les cabinets peu ou pas informatisés
demeurent marginaux à cause de l'émergence d'Internet et des
divers réseaux de communication. Toutefois, le vieillissement de l'outil
informatique et le niveau de formation du personnel aux nouveaux logiciels et
aux nouvelles technologies sont deux éléments clés dans
cette analyse. En premier lieu, l'évaluateur doit analyser la
qualité du matériel informatique. Le vieillissement de plus en
plus rapide des ordinateurs doit, en effet, mener à une
évaluation très relative de l'optimisation du matériel
informatique existant. En second lieu, il devra apprécier la
qualité des logiciels et leur adéquation avec la nature des
missions. Enfin, en troisième lieu, il est nécessaire
d'évaluer le niveau de formation du personnel aux nouveaux
systèmes de communication (Internet, Intranet...).
· Evaluation de la périodicité et du mode
de facturation : dans cette partie, l'évaluateur commence par la
vérification de l'adéquation de la facturation avec la lettre de
mission correspondante ou le barème des honoraires de commissariat aux
comptes. Ensuite, il étudie la compatibilité du mode de
financement avec la périodicité de la facturation
c'est-à-dire si elle est mensuelle, trimestrielle ou annuelle et si la
rémunération est forfaitaire ou au temps passé, et aussi
la régularité des honoraires dans le temps. Une cession du droit
de présentation entraîne des modifications dans l'organisation du
cabinet, mais généralement très peu dans les relations
avec les clients, à court terme.
· La périodicité et l'historique des
règlements clients : la fréquence des règlements des
honoraires et la facturation sont deux éléments
dépendants. L'étude de l'historique des règlements clients
est néanmoins nécessaire pour identifier les retards et les
litiges récurrents. La périodicité et l'historique des
règlements ont un impact direct sur le plan de remboursement à
mettre en oeuvre par le repreneur.
· La politique de révision des honoraires : aide
à l'appréciation de la fragilité ou de la solidité
des relations professionnelles avec les clients.
· Le suivi des temps par collaborateur : c'est un facteur
important dans le diagnostic des procédures.
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TRANSMISSION DE CABINET D'EXPERTISE COMPTABLE :
Particularités de l'évaluation et aspects
spécifiques
o La gestion de la rentabilité par personne : ce
critère de mesure est une
garantie de la bonne gestion des ressources humaines et des
procédures.
o L'incidence sur l'appréciation du "cut-off" : le suivi
du temps passé est le
seul critère fiable d'évaluation des honoraires
facturés d'avance ou non
encore facturés, indépendamment de l'état
d'avancement des dossiers.
Il est à noter que cette analyse des méthodes et
procédures dépend de l'examen du
système d'information au sein du cabinet.
1.3 l'analyse du système d'information
Le système d'information doit faire l'objet d'une
analyse approfondie des logiciels utilisés, les ordinateurs mis en
place, des ordinateurs portables disponibles et des autres matériels.
· Les logiciels : il s'agit de savoir si les programmes
prévus sont capables d'effectuer des opérations
sophistiquées et/ou spécialisées à savoir
l'établissement des états financiers consolidés, les
tableaux de financement, l'analyse de gestion et ratios, etc.
· Les ordinateurs : il est important de savoir quelles
sont les possibilités et les limites du système informatique en
place. Le repreneur appréciera donc la capacité de traitement, de
la vitesse de traitement, de la facilité d'utilisation du
matériel. De même, il est essentiel d'analyser le système
de sécurité informatique, le réseau et le système
de sauvegarde des informations.
· Autres matériels : le repreneur doit examiner
physiquement la totalité du matériel de bureau selon les
objectifs propres aux évaluations, à savoir : la présence
physique du matériel, le bon état de fonctionnement et le niveau
de performance, propriété et valeur. Tableau de bord de suivi du
diagnostic de l'organisation interne :
