Analyse des ecarts budgetaires de tresorerie d?une entreprise publique, cas de la REGIDESO, direction provinciale

III.3 QUELQUES OBSERVATIONS POUR L'ELABORATION DU BUDGET DE TRESORERIE

Les problèmes de trésorerie prennent les propriétaires des entreprises par surprise. Une prévision de flux de trésorerie exacte peut prémunir les entrepreneurs contre cette situation. Une prévision de flux de trésorerie met en carte les sommes d'argent que l'entreprise prévoit de recevoir et de payer tous les mois, pendant une période de roulement de 6 ou 12 mois. Cette prévision prend en compte le décalage entre la facturation et le paiement ; faire une dépense et la payer ; et collecter les impôts qui ne sont payables à l'Etat que plus tard.

Une prévision de trésorerie bien préparée permet de planifier le flux de trésorerie sur un certain temps. Il aide à anticiper les déficits à temps pour y remédier, protège d'une crise de trésorerie. Une prévision de trésorerie peut également aide à noter les tendances des ventes, vous dire si vos clients mettent trop de temps à payer, et aide à planifier des achats d'actifs importants.

De plus, si on cherche à obtenir un prêt, les banques voudront voir une prévision de trésorerie mensuelle sur un an et une prévision par trimestre sur trois à cinq ans.

Nous avons constaté des écarts très significatifs du budget de trésorerie de la REGIDESO pendant la période de 2006 à 2008. Pour remédier cette difficulté, l'entreprise peut suivre la démarche ci-dessous.

La procédure suivante guidera, étape par étape, à travers la préparation d'une prévision de trésorerie^25(*) :

Etape 1 : Espèces en caisse

On compte les espèces au début de chaque mois de la prévision. Cette somme correspond à l'argent disponible. Les mois suivants, le solde d'espèces à la fin du mois sera reporté comme solde d'espèces en début du mois suivant.

Etape 2 : Avoir en numéraire

Ventes au comptant, comptes clients et toute rentrée d'intérêts. La clé de la réussite ici est de consigner la recette dans le mois où on compte réellement recevoir l'argent, non pas le mois où la vente a été faite.

Etape 3 : Compte client

Si on n'a pas tenu des livres qui montrent combien de temps il faut compter pour qu'un client paie sa facture, on doit calculer la période moyenne d'encaissement en divisant les ventes totales de l'année précédente par 365. Ce qui donne le volume moyen des ventes journalières. Puis, on divise la valeur en $ de des comptes débiteurs par ce volume moyen des ventes journalières.

Ce chiffre est le nombre moyen de jours qu'il faut pour encaisser une facture. En utilisant ce chiffre comme un guide, on doit enregistrer les règlements au fur et à mesure de leur arrivée sur l'année suivante.

Etape 4 : Espèces diverses

Prendre en compte les rentrées d'espèces diverses, y compris de nouveaux prêts bancaires ou familiaux, ou les participations.

Etape 5 : Liquidités totales disponibles

Pour chaque mois de prévision, on doit additionner les montants des étapes une à quatre. Cette somme donne la totalité des liquidités disponibles chaque mois.

Etape 6 : Dépenses en espèce

On doit calculer, combien d'argent qu'il faut prévoir pour les dépenses de chaque mois. Il faut d'abord évaluer les dépenses d'exploitation.

A nouveau, le secret est de noter toute dépense dans le mois où elle sera payée, pas le mois où elle a été faite.

On doit s'assurer que les postes ci-dessous sont inclus dans la liste des dépenses d'exploitation :

§ Les salaires bruts, y compris les heures supplémentaires prévues ;

§ Les appointments des propriétaires ;

§ Les cotisations sociales sur salaires, les avantages, y compris les congés payés, congé maladie, assurance santé et assurance chômage ;

§ Sous-traitance et services externes, y compris le coût de la main d'oeuvre et des matériaux ;

§ Achat des matériaux utilisés dans la fabrication de votre produit ou service, ou pour la revente ;

§ Fournitures pour utilisation dans l'entreprise ;

§ Réparations et entretien (n'oubliez pas d'inclure des grosses dépenses ponctuelles pour la réfection ou la rénovation etc.);

§ Frais d'emballage, de transport et de livraison ;

§ Voyages, frais de voiture et de parking ;

§ Publicité et promotion, y compris les dépliants, le publipostage, les publicités papier ou TV, site web ;

§ Les frais de services professionnels, conseil juridique, comptables, expert comptable, consultants, etc ;

§ Loyer ;

§ Télécommunications, telles que téléphone, fax, Fournisseur d'accès à Internet ;

§ Services publics ;

§ Assurances, y compris incendie, responsabilité civile, accidents du travail etc ;

§ Impôts et taxes ;

§ Intérêts des prêts ;

§ Autres dépenses spécifiquement liées à activité ;

§ Divers (ajouter une petite marge pour des dépenses diverses).

Etape 7 : Autres frais

Les postes suivants sont à inclure dans les autres frais :

§ paiement du principal des prêts, véhicules, achats d'équipements etc ;

§ dépenses amortissables telles que : équipement, véhicules, construction de nouveaux bâtiments ou améliorations aux bâtiments existants, et améliorations aux locaux et bureaux en location ;

§ coûts de démarrage : dépenses engagées avant le premier mois d'opération ;

§ réserve ou fonds mis en dépôt : de l'argent mis de côté tous les mois pour payer les impôts à la fin de l'année, plus de l'argent déposé sur un compte bloqué pour aider à payer les factures de machines ou de grosses primes d'assurance par exemple ;

§ prélèvement propriétaire : règlement des impôts sur le revenu, de l'assurance santé et assurance vie des cadres, du propriétaire.

Etape 8 : Evaluez votre flux de trésorerie mensuel

Il faut mettre à jour les prévisions de trésorerie tous les mois, en faisant des ajustements à chaque fois qu'on se trouve devant une dépense ou rentrée imprévue. On doit vérifier en suite l'exactitude des prévisions et faire des ajustements aux mois à venir quand nécessaire. A la fin d'un mois, ajouter un nouveau mois à la fin de la période prévisionnelle.

* ²⁵ www.gestiondelentreprise.com/fluxtresorerie.htm