Section 3 : le système d'information
Avant de présenter le
système d'information et ses différentes caractéristiques
et applications, nous allons mettre en évidence la notion du
système et ses composantes, la théorie générale des
systèmes, son apparition et ses applications dans l'entreprise.
1.1. la TGS et l'entreprise :
L'approche classique a prouvé ses limites. La notion
du système, était limitée aux études des
éléments, des ensembles spéciaux tels que les
phénomènes naturels, incapable de traiter des domaines
jugés qualitatifs (ex : sociologie ; psychologies,...) ainsi
que le domaine de gestion des entreprises.
1.1.1. du système à la
TGS :
On appel souvent système différentes
choses de différentes natures, Administration, méthodes
d'organisation, voire des tâches simples permettant de résoudre de
très simples problèmes de la vie quotidienne, en fait pour des
opérations efficaces apparaissant scientifiques. Elle est aussi
fortement utilisée pour des applications, des logiciels
informatiques.
A fin de donner une définition appropriée,
l'étude du système, de ses composantes, de ses
caractéristiques est fondamentale.
Le système peut être défini comme suit
«...un ensemble d'éléments en
interaction » s'exprime V. BERTALANFY ; il s'agit
à ce moment là d'identifier ces éléments, de mettre
en évidence la notion de l'interaction et son utilité. Ajoute
JOËL de Rancy «...en interaction dynamique, organisé
en fonction d'un but » (1).
Ces définitions traitant le système, suivant
la logique de la théorie générale des systèmes,
dépasse l'approche analytique dans le temps et dans l'espace.
L'approche analytique néglige les interactions entre
les systèmes (ou sous-systèmes), elle suppose un fonctionnement
indépendant et isolé. Face aux évolutions et à la
complexité croissante des phénomènes techniques,
économiques et sociologiques, face aux interactions préexistantes
entres les phénomènes, une nouvelle vision fut nécessaire,
cela aboutit à l'apparition de la TGS dont le père fondateur est
J.L. Bertalanfy en disant « ...il existe des modèles, des
principes et des lois, qui s'appliquent aux systèmes
généralisés ou leur sous-systèmes ; ils ne
tiennent pas compte de leur espèces particulières, de la nature
de leur éléments et des relation ou
« forces » entre ceux-ci ».
Il en résulte les éléments
suivants :
a- les fondations de la TGS, Camile Le moine les
regroupe en :
- considérer comme un système dans sa
globalité, afin de ne pas négliger les interactions entre
différents éléments ;
- intégrer la durée dans son analyse ;
- considérer comme essentielles les liaisons d'un
système avec son environnement ;
- prendre en compte les buts poursuivis, et ne tenir compte
que des éléments essentiels.
L'intérêt de cette théorie
« ...est de rendre plus facile la communication, le travail et la
réflexion dans un groupe, et de permettre la découverte et le
choix des solutions. Il s'agit avant tout d'un outil de modélisation et
d'analyse » (1).
b- les caractéristiques du système, se
sont :
- ses éléments (sous-systèmes) ;
- (1) N. Gudje et al., Le control de gestion, édition
d'organisation, Paris, 2000.
(2) C. Le moine, Informatique de gestion : organisation du
système d'information de gestion, Edition Foucher, Paris, 2001.
ses frontières le séparant de son environnement
(ex : peau du corps) ;
- son réseau qui permet l'interaction (interne et
externe) ; son état représentant la situation des
éléments dans un laps de temps (ex : système de
régulation à un carrefour prend les états vert, rouge,
orange) ;
- sa variété constituée de l'ensemble des
états.
c- Typologie, un système peut
être :
- concret (système informatique) ou abstrait
(procédures, ex gestion de stocks) ;
- finalisé ou non finalisé ;
- ouvert sur son environnement (échanges de flux) ou
fermé (ex : horloge).
Les sciences d'économie dont le management des
organisations fait partie, ont trouvé cette approche pertinente du fait
qu'elle ne néglige pas les interactions, chose primordiale dans cette
discipline.
1.1.2. l'approche systémique au sein de
l'entreprise :
Des chercheurs comme N.Wiener, W.Mc Culloch et J.
Forrester faisaient des recherches dans les années soixante (60) portant
sur l'application de la TGS dans les entreprises.
Considérer l'entreprise comme un ensemble de
sous-systèmes facilite sa gestion (division du travail,
spécialisation, coordination,...). A ce propos, Camile le Moine (2001)
dit : « L'entreprise, en tant qu'organisme complexe
composé de multiples parties interconnectées, en évolution
permanente sous l'action de son environnement, est assimilable à un
système ».
On en comprend que les sous-systèmes du
système entreprise ne sont pas constants (en évolution
permanente). Ils ne sont ni isolé de leurs vis-à-vis ni de leur
environnement externe, c'est la communication qui est prédominante (les
interactions) d'où la notion des « sous-système
couples ».
a- une infinité de sous-systèmes, il existe
plusieurs classifications selon les objectifs, les méthodes de
gestion,...on en peut citer :
- la classification fonctionnelle qui définit le
sous-système approvisionnement, production et commercialisation, etc.
- la classification d'après les flux comprenant le
sous-système physique (flux réel, ex : le matériel),
financier (flux de capitaux), et celui de la communication (flux
d'information).
- la classification regroupant le sous-système
d'information (ou de pilotage), le sous-système de décision, le
sous-système opérationnel, stratégique,...
La dernière classification nous importe pleinement
car elle traite le système d'information et celui de décision, de
stratégie et de sa mise en oeuvre.
b- les sous-systèmes couples :
On dit de deux (02) ou de plusieurs systèmes, qu'ils
des systèmes- couples si l'un utilise les produits de l'autre. C. le
Moine (2001) met en évidence la relation comme suit :
« Deux systèmes sont couplés, lorsque les
variables de sortie de l'un constituent les variables d'entrée de
l'autre, ce qui assure la coordination ».
Les out put d'une entité varient, elles peuvent
être des flux financiers, informationnels, des marchandises, etc. Par
exemple, la fonction stratégique utilise des données
émises par la fonction opérationnelle.
Out put Out put Out put
Out put
Trait.
Sys.1
Trait.
Sys.2
Trait.
Sys.3
In put In put
In put
Les
systèmes couples
Cette notion s'élargit et touche le système
d'information selon deux dimensions, la dimension interne où les
étapes constituant son processus sont couplées car chacune d'elle
dépend de l'autre (ex : le traitement ne peut être
effectué que si la collecte est accomplie), la dimension externe ou ce
système utilise des données d'autres systèmes et fournit
des informations pour d'autres.
1.2. des technologies au système
d'information :
La notion du système d'information est apparue
après le développement technologique, notamment celui des
ordinateurs, de réseaux de communication, des logiciels et des
progiciels, ce qui a bouleversé les méthodes de travail au sein
des organisations. Il a eu pour conséquence le passage de simple
réseau de connexion à des systèmes d'information
automatisés au service de la stratégie des entreprises.
1.2.1. les technologies de l'information :
Actuellement, on ne fait pas généralement la
différence entre le système d'information et le système
informatique car la quasi-totalité des SI sont informatisés, seul
les informaticiens la font. L'utilisation des technologies est
généralisée, c'est surtout la rapidité des
opérations et le volume important des données traitées que
l'on cherche.
Selon Reix, la technologie est
« ...l'application d'une technique à la conception et
à la réalisation d'un produit. Les technologies de l'information
correspondent donc à des techniques permettant de
« fabriquer » de l'information (« fabriquer
correspond ici à « saisir »,
« traiter », « stocker »,
« communiquer »). ».
Aujourd'hui, la base de ses technologies repose sur le
principe de codage et de décodage électronique des informations,
se sont des signaux sous formes électroniques, « ...
(brèves variations de tension ou changement d'état
magnétique) »Reix.
Bankos nous a caractérisé les technologies de
l'information, nous avons choisi cette catégorisation car elle nous
semble plus pertinente pour l'étude du système d'information :
a- les composantes de base :
Elles regroupent :
- les signaux, le signal « ...est une forme
de communication, un élément dont la fonction sociale est de
véhiculer un message... » (*) ;
- les composantes matériels, c'est l'ensemble des
matériels utilisés assurant la transmission et la
réception des signaux (ordinateurs, bases de
données,...) ;
- le réseau, il relie les composantes et assure la
circulation du signal.
Le concept de numérisation de l'entreprise repose
sur ces trois composantes.
b- les fonctionnalités de
base :
Ce sont les étapes permettant la fabrication de
l'information :
- LA SAISIE : l'enregistrement des données dans
les fichiers (numériques), bases de données moyennant le clavier,
la souris, scanner, lecteur code barre, etc. ;
- LA TRANSMISSION : circulation des données a
travers des réseaux ;
- LE STOCKAGE : la mémorisation et la conservation
des données sous différentes formes (textes,
images,...) ;
- LE TRAITEMENT : la transformation des données
existantes en utilisant des logiciels de calcul, changement de
format,... ;
- LA RESTITUTION : remettre les données sous forme
communicable.
c- caractéristiques particulières
(intérêt) :
- la compression du temps : l'élimination des
taches manuelles, la résolution des problèmes
inexécutables à la main (intégral
compliqué) ;
- la compression d'espace : l'utilisation des ordinateurs
à distance, la transmission de
signaux très riches,... ;
- l'expansion de l'information stockée : des
CD-ROM (270.000 pages imprimées soit 500 millions de
caractères), des système data warehouse.
- Flexibilité d'usage : traitement de textes,
d'images, possibilité de changer des ordinateurs, variété
des logiciels,...
(*) J.M. Essono, Précis de linguistique
générale, édition l'Harmattan, Paris, 1998, à
partir de la page 22.
1.2.2. Notion et composantes du système
d'information :
Le système d'information a connu plusieurs
définitions, nous avons choisi celle R. Reix selon le quel
« Un système d'information est un ensemble
organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel,
procédures permettant d'acquérir, de traiter, stocker,
communiquer des informations (sous forme de données, textes, images,
sons, etc.) dans des organisations ».
Nous constatons de cette définition que le
système d'information dépasse les moyens techniques, c'est
essentiellement un schéma traduisant la volonté, les objectifs,
la vision des managers et autres éléments, dit le schéma
directeur.
A ce propos, P. Guilbert s'exprime :
« cette définition [celle de R. Reix] met en relief
que le système d'information ne se limite pas [...] aux moyens
techniques. Le système d'information est un support, un véhicule
privilégié de l'information formalisée... »
(David et al, P.G).
Il est aussi considéré
comme un acteur social qui agit stratégiquement (M. Kalika,
d'après Crozier et Friedberg 77) ; c'est un objet pluridimensionnel
englobant :
· une dimension informationnelle :
représentation, production, mémorisation, transformation,... des
informations ;
· une dimension organisationnelle : information
utilisée et produite par des processus intra et inter-organisationnels,
processus fondamentaux de l'organisation (décision, coordination,
intelligence,...) basés sur la pertinence du SI, ce dernier
détermine (et il est déterminé aussi par) les
caractéristiques organisationnelles ;
· dimension technologique.
Un système d'information est composé
de :
1- Personnes : utilisateurs qui sont les consommateurs de
l'information et les personnes contribuant à l'acquisition, le
traitement, le stockage et la diffusion de l'information, les
spécialistes des systèmes d'information qui conçoivent,
implantent et font fonctionner le système d'information.
2- Matériels : ce sont tous les dispositifs
physiques.
3- Logiciels et procédures : logiciels (en cas ou
le SI est informatisé) étant un ensemble de programmes
d'applications qui sont généralement accompagnés de
procédures décrivant qui fait quoi, comment et quand.
4- Données : connaissances, modèles,...
Il existe deux types de systèmes d'information,
support d'opération et support de gestion.
a- Système support d'opération : assistant
le traitement des opérations périodiques (quotidiennes en
général), comme le traitement des transactions, les
activités de bureau et de communication,...
b- Système support de gestion : assister les
décideurs en alimentant le système de décision par
l'information pertinente.
Suivant une logique hiérarchique, on distingue
trois niveaux classiques d'intervention du système d'information en
fonction des besoins, résumés dans le schéma
suivant :
Source : R. Reix, 2000.
Cependant, l'auteur propose une autre segmentation
basée sur l'aide à la décision en distinguant :
système interactif d'aide à la décision, système
expert, système d'information pour dirigeant, système d'aide
à la décision collective. Les trois premiers seront
développés dans le paragraphe qui suit, traitant, en plus de cet
élément, l'utilisation fonctionnelle et la dimension
stratégique du système d'information.
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