Section 7. Diagnostic de l'existant et recherche de la
solution
Le but de cette étape est de donner un diagnostic
précis et clair sur les procédures manuelles utilisées,
les défauts et les qualités doivent être
dégagés. Il est donc question de ne pas tout détruire sous
prétexte que de nouvelles solutions seront proposées. Il s'agit
d'être objectif pour simplifier des solutions à apporter.
Cette étape permet en outre, d'acquérir une
bonne connaissance du domaine impliqué et mettre en évidence les
sous-ensembles représentant sur lesquels porte l'analyse
préalable.24
7.1. Diagnostic de l'existant
7.1.1. Les points forts du système actuel
Nous devons avouer sincèrement que, d'après
notre étude, l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa a un
système de travail assez bien organisé. On y trouve par exemple
:
- Du point de vue ressources humaines
Un personnel assez compétent et qualifié qui
prône toujours la promotion et la valorisation de ses services en
matière d'administration et d'enseignement.
- Du point de vue documents
Les documents utilisés dans différents services
sont simplifiés et disponibles. Ces qualités facilitent la
transparence dans leur circulation et aussi une collaboration et transmission
des informations au niveau du circuit de l'information.
7.1.2. Les points faibles du système actuel
Signalons qu'à côté des qualités
évoquées, l'on peut signaler quelques anomalies
décelées, par exemple :
- Bien que les informations soient simplifiées et
disponibles, le suivi de ces documents est très fatigant à cause
du cumul et du volume très élevé des informations ;
- Vu le nombre considérable des étudiants, les
autorités de l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa sont
confrontés à d'énormes difficultés du point de
moindre capacité d'accueil ;
- Il y a une lenteur dans le traitement des informations suite
au remplissage manuel des certains documents ;
- Une lenteur excessive dans la transmission de côtes
par les enseignants, dans l'encodage
des côtes par les encodeurs, dans la livraison des
relevés des côtes par les sections ;
24 DIONSI DOMINIQUE, l'essentiel sur merise,
Ed. Eyrolles, Paris 1995, p.25
59
- Un engouement dans des banques pour paiement des
différents frais ;
- Difficultés de faire parvenir l'information à
l'étudiant et à la hiérarchie, etc. 7. 2.
Recherche des solutions
Pour remédier aux insuffisances constatées dans
la critique objective du système actuel que nous venons
d'émettre, nous procédons ainsi, à proposer quelques
pistes de solutions appropriées d'abord pour la gestion des
activités académiques ensuite, pour l'ensemble de l'organisation
répondant désormais, aux besoins de ces dernières.
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