Section 3 : Etudes des postes de travail
Dans cette section, il sera question de passer en revue les
différents postes intervenant aux processus retenus pour ce travail
concernant les activités académiques.
3.1. Recensement des postes de travail
Par rapport aux données récoltées lors de
notre entretien avec les différentes autorités académiques
et autorités de canal, nous présentons des postes recensés
de la manière ci-après :
- Etudiant ;
- Président du jury ; - Secrétaire du jury ;
41
- Membre du jury ;
- Secrétariat de la Section ;
- Chef de section ;
- Chef de département ;
- Banque ;
- Secrétaire Général Académique
;
- Enseignant ;
- Encodeur.
3.2. Description des postes de travail
1. Candidat (Etudiant)
Attributions
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Payer les frais académiques, Payer les frais
d'enrôlements, Payer les frais de relever de côtes,
Présenter les examens des différentes sessions, etc.
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Documents reçu
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Reçu de frais académiques, Reçu de frais
d'enrôlement et Relever de côtes.
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Document émis
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Aucun
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Documents classés
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Reçu de frais académiques, Reçu de frais
d'enrôlement et Relever de côtes
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Tableau 2.2.1 : Description du poste
étudiant
2. Secrétaire Général
Académique
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Attributions
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Signer et Publier les différentes listes en provenance des
différentes sources, etc.
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Documents reçu
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Listes des étudiants ayant payé les frais
académiques, Listes des étudiants ayant payé les frais
d'enrôlement, Les PV de délibérations de toutes les
promotions
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Documents émis
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Listes des étudiants ayant payé les frais
académiques, Listes des étudiants ayant payé les frais
d'enrôlement (Fiche des côtes), Listes des
délibérations de toutes les promotions.
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Documents archivés
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Listes des étudiants ayant payé les frais
académiques, Listes des étudiants ayant payé les frais
d'enrôlement, Les PV de délibérations de toutes les
promotions
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Tableau 2.2.2 : Description du poste
Secrétariat Général Académique
3. 42
Président du jury
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Attributions
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Présider le jury, contre vérifier les Grilles de
délibérations, signer les PV et Grilles de
délibérations, etc.
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Documents reçu
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Grilles de côtes avant délibération, les PV
et Grilles de délibérations
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Document émis
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Aucun
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Documents classés
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Les PV et Grilles de délibérations
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Tableau 2.2.3. : Description du poste
Président du jury
4. Secrétaire du jury
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Attributions
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Recevoir les fiches de côtes en provenance des
enseignants (département), vérifier les grilles de côtes
avant délibération, élaborer les PV sur base des grilles
de délibération.
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Documents reçu
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Fiches de côtes (liste des enrôlés), Grille de
côtes avant délibération.
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Documents émis
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Les PV et Grilles de délibérations
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Documents classés
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Fiches de côtes (liste des enrôlés), Les PV et
Grilles de délibérations
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Tableau 2.2.4. : Description du poste
Secrétaire du jury
5. Membres du jury
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Attributions
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Participer au jury de délibération, donner des avis
sur des décisions prises par le jury de délibération,
etc.
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Document reçu
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Grilles de côtes avant délibération
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Document émis
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Aucun
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Documents classés
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Aucun
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Tableau 2.2.5 : Description du poste Membres du
jury
6. Encodeur
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Attributions
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Saisir les côtes des étudiants, aider le
secrétaire du jury à l'élaboration des différents
documents, etc.
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Document reçu
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Fiches de côtes (liste des enrôlés)
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Document émis
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Grilles de côtes
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43
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Documents classés
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Grilles de côtes
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Tableau 2.2.6 : Description du poste
Encodeur
7. Secrétariat de la Section
Attributions
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Percevoir l'argent pour les relevés des côtes,
établir les relevés de côtes, etc.
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Documents reçu
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Relevés de côtes signés par le chef de
section.
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Documents émis
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Reçu de payement des frais de relevé des
côtes, relevés de côtes, Cahier de retrait de relevés
de côtes
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Document archivé
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Cahier de retrait de relevés de côtes
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Tableau 2.2.7. : Description du poste
Secrétariat de la section
8. Chef de Département
Attributions
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Remettre des fiches de côtes sans côte aux
enseignants, recevoir les fiches de côtes avec en provenance des
enseignants, vérifier les relevés de côtes avant signature
du chef de section, etc.
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Documents reçu
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Fiche des côtes (liste des enrôlés), PV et
Grilles de délibérations de son département,
Relevés de côtes, Liste des admis, etc.
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Document émis
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Aucun
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Documents classés
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PV et Grilles de délibérations de son
département, Liste des admis, Liste des enrôlés.
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Tableau 2.2.8 : Description du poste Chef de
département
9. Chef de section
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Attributions
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Gérer la section, signer les relevés de
côtes, etc.
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Documents reçu
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Relevés de côtes, PV et Grilles de
délibérations de sa section.
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Document émis
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Relevés de côtes signés
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Documents classés
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PV et Grilles de délibérations de sa section
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Tableau 2.2.9 : Description du poste chef de
section
10. 44
Banque
Attributions
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Perception des frais académiques, enrôlements,
établir la liste des différents payements, etc.
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Documents reçu
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Reçu de frais académiques, Reçu de frais
d'enrôlement et Relever de côtes.
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Document émis
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Listes des étudiants ayant payé les frais
académiques, Listes des étudiants ayant payé les frais
d'enrôlement, etc.
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Documents Archivés
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Listes des étudiants ayant payé les frais
académiques, Listes des étudiants ayant payé les frais
d'enrôlement, etc.
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Tableau 2.2.10 : Description du poste
banque
11. Enseignant
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Attributions
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Recevoir les fiches des enrôlés sans côtes
en provenance du département, Remplir les fiches des côtes avec
des côtes, etc.
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Documents reçu
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Fiches de côtes sans côtes (liste des
enrôlés)
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Documents émis
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Fiches de côtes avec côtes
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Documents classés
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Fiches de côtes avec côtes
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Tableau 2.2.11 : Description du poste
Enseignant
45
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